用好Word中的段落“大綱級別”
在Word中，大家對段落的對齊方式、縮進、段前、段后間距等屬性都比較熟悉，但是，你是否注意到段落的另外一個非常重要的屬性——大綱級別。以下是小編整理的用好Word中的段落“大綱級別”，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
那么我們應該怎樣設置一篇文章的大綱級別呢？
現(xiàn)在我們打開一篇文檔，點擊水平滾動條上的“大綱視圖”按鈕，把文檔切換到大綱視圖。如圖3所示，在大綱視圖中，在文檔中的每一段落前面都顯示有一個標記，其中小正文形的標記表示該段落的大綱級別為“正文本文”，類似“＋”的標記表示該段落的大綱級別非“正文文本”。 我們把光標定位在一個“＋”標記的段落前，在大綱工具欄上點擊“折疊”按鈕，可以把從屬在它下面的其它級別的段落和“正文文本”逐層折疊起來，完全折疊后，該段落的下面會出現(xiàn)一條類似波浪線的'下劃線。同樣的道理，點擊工具欄上的“展開”按鈕，也可以把從屬在該段落下面的其它段落逐層展開。
在大綱視圖中，除了可以使用折疊和展開的方法快速地查閱文檔，我們還可以利用它重新組織文檔和快速地改變段落的大綱級別。
重新組織文檔
先把段落下面的內(nèi)容完全折疊起來，如圖4所示，單擊“將文檔另存”前面的“＋”標記選中這個段落，然后點擊大綱工具欄上的“向下移動”按鈕，這時，文檔中的“將文檔另存”和下面的“取消嵌入TrueType字體”就互相交換了位置。
點擊大綱工具欄上的“展開”按鈕，展開這兩個段落下面的內(nèi)容，你會驚奇地發(fā)現(xiàn)，下移后的“將文檔另存”下面的內(nèi)容還是原來的內(nèi)容，原來排在“將文檔另存”下面的“取消嵌入TrueType字體”中的全部內(nèi)容，現(xiàn)在也排在了“將文檔另存”的上面。利用這種方法，可以快速地重新組織文檔內(nèi)各部分的內(nèi)容，這可比用剪切、粘貼的方法方便多了。
改變段落的大綱級別
把光標定位在一個大綱級別為“正文文本”的段落前，在大綱工具欄上點擊“提升”按鈕，這個段落就和就和它的上一級段落同級了；把光標定位在一個大綱級別為1級的段落前，點擊大綱工具欄上的“降低”按鈕，這個段落的大綱級別就降低了一級，點擊工具欄上的“降為正文”按鈕，這個段落的大綱級別就變?yōu)椤罢奈谋尽绷�。利用這種方法，我們就不用打開圖1的對話框設置“段落”的大綱級別，非常方便。
用大綱級別結(jié)合文檔結(jié)構(gòu)圖快速定位
我們在Word中打開一篇文檔，在菜單欄上選擇“視圖→文檔結(jié)構(gòu)圖”，如果這篇文檔已經(jīng)設置好各級大綱級別，我們可以在左邊的文檔結(jié)構(gòu)圖中看見很多分好級別的目錄。這時如果我們在左側(cè)的文檔結(jié)構(gòu)圖中點擊一個條目，那么在右側(cè)的文檔中，光標就會自動定位到相應的位置。
利用文檔結(jié)構(gòu)圖的這一功能查閱文檔（特別是長文檔）的時候會非常方便。
也許有的朋友會說，我打開的文檔在文檔結(jié)構(gòu)圖中怎么看不到條目？那是因為這篇文章沒有設置大綱級別，除“正文文本”級別的段落不出現(xiàn)在文檔結(jié)構(gòu)圖中外，其它級別的段落都會排列在文檔結(jié)構(gòu)圖中。
這種排列有從屬關(guān)系，也就是說，大綱級別為2級的段落從屬于1級，3級的段落從屬于2級……9級的段落從屬于8級。在文檔結(jié)構(gòu)圖中，點擊條目前面的“－”號或 “＋”號，可以把有從屬關(guān)系的條目折疊或展開，這種方法與Windows資源管理器左窗格中的目錄和子目錄的操作方法有點相似。
明白了上述原理，我們就可以給文檔中的章節(jié)標題設置好大綱級別，以便利用文檔結(jié)構(gòu)圖快速查看文檔。在實際應用中，我發(fā)現(xiàn)有些人利用格式刷給章節(jié)標題設置大綱級別，這的確是一種不錯的方法，但這并不是最好的方法。因為我們一般都是用“樣式”來給文檔排版的，而段落的“樣式”中本身就包括了大綱級別的設置，所以，我們只要給段落應用了正確的“樣式”，段落的大綱級別也就自動地設置了。
用大綱級別自動生成目錄
當我們拿到一篇文稿或一本書的時候總會先看一下它的目錄，了解一下該書的大體內(nèi)容�，F(xiàn)在，如果文檔已經(jīng)設置好了大綱級別，就可以方便輕松地自動生成目錄，步驟如下。
首先我們利用上面介紹的方法調(diào)整好各段落的大綱級別，接著把光標定位到文檔的最前面，然后打開“插入”菜單，選擇“引用→索引和目錄”命令，打開“索引和目錄”對話框，切換到“目錄”選項卡，在預覽窗口顯示的目錄設置是根據(jù)“樣式”和“大綱級別”進行的。
點擊“選項”按鈕，在打開的對話框上清除“樣式”復選框前面的小鉤后點擊“確定”，這樣目錄就只按大綱級別進行設置了。我們還可以給目錄設置一種格式。
點擊“格式”下拉列表框，選擇“簡單”，選中“頁碼右對齊”復選框，單擊“制表符前導符”下拉列表框，選擇圓點，最后點擊“確定”，Word就在文檔的最前面插入了一個目錄。
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