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Word文檔安全保護(hù)妙招

時(shí)間:2022-11-11 11:46:56 充電培訓(xùn) 我要投稿
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Word文檔安全保護(hù)妙招七則

  對(duì)一個(gè)電腦用戶來(lái)說(shuō),文字處理工作是必要的。出于某些目的,我們常常需要對(duì)自己的文檔進(jìn)行保護(hù)。這里所說(shuō)的“保護(hù)”有兩層含義。第一、確保自己文檔中的信息不被其他未授權(quán)用戶看到;第二、避免宏病毒、誤操作及其他各種原因使文檔文件受損,保證文檔的完整性,F(xiàn)在我就以使用Word多年的經(jīng)驗(yàn)(雖然有點(diǎn)自賣(mài)自夸),談?wù)劚Wo(hù)Word 2000(以下簡(jiǎn)稱Word)文件的方法和措施。

  隱藏文檔紀(jì)錄

  當(dāng)我們打開(kāi)Word時(shí),首先會(huì)看到什么?對(duì)了,只要用鼠標(biāo)點(diǎn)擊“文件”菜單,默認(rèn)情況下會(huì)列出最近使用過(guò)的4個(gè)文件。這樣,我們打開(kāi)過(guò)的文件會(huì)完全暴露在外,無(wú)需查找也能輕易被別人發(fā)現(xiàn)。

  出于保密需要,我們往往不希望別人看到自己最近編輯過(guò)的文件,要達(dá)到這樣的目的,只要在“工具”→“選項(xiàng)”→“常規(guī)”選項(xiàng)卡中不選中“列出最近所用文件”即可。

  這樣做就沒(méi)人能發(fā)現(xiàn)最近被使用過(guò)的文件了?答案當(dāng)然是否定的。在一般情況下,Windows的“開(kāi)始”菜單中“文檔”子菜單會(huì)列出用戶最近使用過(guò)的所有文件,對(duì)敏感內(nèi)容應(yīng)及時(shí)予以清除。我們可以通過(guò)點(diǎn)擊“開(kāi)設(shè)”→“設(shè)置”→“任務(wù)欄和開(kāi)始菜單”→“高級(jí)”選項(xiàng)卡中的“清除”按鈕(這是Windows 2000下的方法,Windows 98下的操作類似)?墒牵l繁的清除也太麻煩,再說(shuō),有時(shí)候忘記清除怎么辦,有沒(méi)有一勞永逸的辦法呢?我們可以通過(guò)修改注冊(cè)

  在HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftWindowsCurrentVersionPoliciesExplorer分支下新建一個(gè)名為“NoRecentDocsHistory”的DWord值,將其鍵值設(shè)置為1,可使“文檔"菜單中的內(nèi)容不再改變;蛘咴谏鲜龇种滦陆ㄒ粋(gè)名為“NoRecentDocsMenu”的二進(jìn)制值,并將其鍵值設(shè)置為“01 00 00 00”,重新啟動(dòng)后“文檔”菜單將從“開(kāi)始”菜單中消失。

  躲開(kāi)他人視線

  現(xiàn)在我們可以開(kāi)始安心編輯文件了。不好,突然有人走了過(guò)來(lái)——有時(shí)我們不希望別人看到自己正在編輯的文檔。如果直接關(guān)掉Word等會(huì)還要重新打開(kāi)編輯的文檔,對(duì)已經(jīng)設(shè)置了“不顯示最近使用文件”的用戶來(lái)說(shuō),要是目錄很深,那可慘了……其實(shí)有一種簡(jiǎn)單的辦法:首先用“Ctrl+A”選中全文,再用工具欄中的“字體顏色”按鈕將字體設(shè)置為白色。如果嫌步驟太多,可以自己錄制一條宏命令:選擇“工具”→“宏”菜單中的“錄制新宏”命令,在彈出的對(duì)話框中輸入宏名(隨你自己定,比如“隱藏”),按下將宏指定到鍵盤(pán)的按鈕,在彈出的對(duì)話框中指定執(zhí)行這個(gè)宏所使用的快捷鍵組合(我們可以任意選擇,但不要和已有的快捷鍵組合沖突)。等別人走開(kāi)以后,我們?cè)侔聪翪trl+Z組合鍵即可(其實(shí),這是利用“撤銷(xiāo)”命令的原理實(shí)現(xiàn)的)。

 



  給文檔設(shè)置密碼

  漫長(zhǎng)的文字錄入工作終于完成了,如果不希望那些未經(jīng)授權(quán)的用戶使用你的保存文件,就應(yīng)該給它設(shè)置密碼。打開(kāi)“文件”→“另存為”→點(diǎn)擊“工具”按鈕中的“常規(guī)選項(xiàng)”,在密碼欄中輸入密碼,確認(rèn)輸入后即可。這里要說(shuō)明的是,Word提供了兩種類型的密碼用于文件保護(hù):

  “打開(kāi)權(quán)限密碼” ——限制未經(jīng)授權(quán)的用戶打開(kāi)文檔;

  “修改權(quán)限密碼”——限制未經(jīng)授權(quán)的用戶對(duì)文檔作修改,沒(méi)有修改權(quán)限密碼的用戶只能以只讀方式打開(kāi)文檔。這兩種密碼是相互獨(dú)立的,可以根據(jù)自己的需要分別設(shè)定。密碼的最大長(zhǎng)度為15個(gè)字符,并區(qū)分字母大小寫(xiě)。另外,選中 “建議以只讀方式打開(kāi)文檔”選項(xiàng),這樣文檔被打開(kāi)前會(huì)出現(xiàn)建議用戶以只讀方式打開(kāi)的提示,如果我們選擇“否”不接受建議,文檔仍以常規(guī)方式打開(kāi)。需要提醒大家,別以為加了密碼就萬(wàn)事OK了,對(duì)許多破解Office文檔密碼的軟件來(lái)說(shuō),長(zhǎng)度太短或較有規(guī)律的Office文檔密碼可以說(shuō)不堪一擊。所以,真正需要加密的重要文檔,我們還需多加留心,盡量使用數(shù)字、字母大小寫(xiě)混合加密。

  加密后的小措施

  即使文檔已經(jīng)進(jìn)行過(guò)加密保護(hù),我只要?jiǎng)觿?dòng)鼠標(biāo),仍然可以了解你的文檔的一些內(nèi)容。用鼠標(biāo)右擊文檔,在彈出菜單中選擇“屬性”,可在“摘要”選項(xiàng)卡的標(biāo)題項(xiàng)中看到文檔的部分正文內(nèi)容。這是為什么呢? 字串2

  原來(lái)很多人習(xí)慣在編輯一個(gè)新文檔的時(shí)候先直接輸入正文,然后再給文檔起標(biāo)題。這樣一來(lái),Word就會(huì)自動(dòng)將正文的前幾十個(gè)字作為文檔摘要信息保存下來(lái)。所以為了使自己的隱私得到更好的保護(hù),我們要養(yǎng)成首先輸入文章標(biāo)題或是及時(shí)手工更改標(biāo)題的習(xí)慣。如果你不想讓別人知道你的一些用戶信息,還應(yīng)在“工具”→“選項(xiàng)”→“用戶信息”選項(xiàng)卡里做一些修改工作(包括“用戶姓名”、“姓名縮寫(xiě)”、“通訊地址”等)。

  方便安全的審閱

  經(jīng)過(guò)上述方法處理文檔,可以說(shuō)基本是安全的。但是,我們完成一篇文檔后,可能還需要交給他人審閱,使用“工具”→“保護(hù)文檔”命令可對(duì)原文檔進(jìn)行保護(hù)。這樣,他人在文檔原稿上所做的修改都以用修訂標(biāo)記或批注標(biāo)記的形式記錄下來(lái)。另一種方法是使用“版本”功能:選中“文件”→“另存為”→點(diǎn)擊“工具”按鈕中的“保存版本”,以后再選擇“文件”菜單中的“版本”命令,就能在彈出的對(duì)話框中選擇所需的舊版本進(jìn)行查看和處理。

  宏病毒防范

  Word提供了對(duì)宏病毒的警告保護(hù),用戶可以選擇“工具”→“宏”→“安全性”命令,在彈出對(duì)話框中設(shè)置各種安全級(jí)別。建議設(shè)置為“高”或“中”,使Word禁止非可靠來(lái)源文檔中宏的運(yùn)行,或在運(yùn)行前給出警告提示,讓用戶選擇運(yùn)行與否。但是某些軟件(比如IBM ViaVoice 2000)可能會(huì)強(qiáng)制你將其設(shè)置為“低”。另外,需要提醒大家的是Word只能從一定程度上預(yù)防宏病毒而不能殺毒,所以要真正杜絕宏病毒,應(yīng)該使用防病毒軟件。

  突發(fā)事件下的文檔保護(hù)

  有時(shí)候可能由于突發(fā)事件(比如斷電、死機(jī))導(dǎo)致文檔未能保存,難道就讓所做的一切都付之東流?我們應(yīng)盡量利用Word提供的“自動(dòng)保存”功能,在“工具”→“選項(xiàng)”→“保存”選項(xiàng)卡中設(shè)定“自動(dòng)保存間隔時(shí)間”,不要把這個(gè)間隔時(shí)間設(shè)置得太短,否則頻繁的保存,一來(lái)浪費(fèi)時(shí)間,二來(lái)?yè)p傷硬盤(pán)。設(shè)置好后,再碰到上述情況,Word的自動(dòng)恢復(fù)功能會(huì)在下次使用Word時(shí)自動(dòng)打開(kāi)恢復(fù)文件,恢復(fù)文件中包含了最后一次自動(dòng)保存功能對(duì)文檔所作的修改。若是Word沒(méi)有自動(dòng)打開(kāi)恢復(fù)文件,我們可手工將其打開(kāi)。恢復(fù)文件的后綴名為asd,其路徑在“工具”→“選項(xiàng)”→“文件位置”選項(xiàng)卡中查找,對(duì)于Windows 9x/Me一般為“WindowsApplication DataMicrosoftWord”文件夾,對(duì)于Windows 2000一般為“Documents and Settings用戶名Application DataMicrosoftWord”文件夾。

  Word還提供了文檔備份的功能。選中“工具”→“選項(xiàng)”→“保存”選項(xiàng)卡中的“保留備份”選項(xiàng),在將當(dāng)前的修改內(nèi)容保存到原文檔的同時(shí),Word會(huì)自動(dòng)保留一個(gè)備份文檔(備份文檔是以wbk為后綴名的)。

  好了,說(shuō)了這么多,可能大家已經(jīng)發(fā)現(xiàn),原來(lái)對(duì)于文檔文件的保護(hù)工作,并非一定要通過(guò)加密軟件才能完成的,Word自身已經(jīng)為我們提供了不少功能,只要我們平時(shí)注意積累,就會(huì)讓自己的文檔越來(lái)越安全。 字串7





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