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EXCEL兩則技巧
EXCEL正廣泛應(yīng)用于數(shù)據(jù)管理，對(duì)大量數(shù)據(jù)而言，校對(duì)工作是令人頭痛的事。下面就說(shuō)說(shuō)怎樣校對(duì)。
語(yǔ)音校對(duì)
選中要進(jìn)行校對(duì)的單元格區(qū)域，比如圖8中的A1：B5。依次單擊“工具” “語(yǔ)音” “顯示‘文本到語(yǔ)音’工具欄”，該工具欄就會(huì)出現(xiàn)在EXCEL編輯區(qū)中，單擊其中的第一個(gè)按鈕，EXCEL即可開(kāi)始朗讀。你就能看著紙稿，聽(tīng)著語(yǔ)音進(jìn)行校對(duì)了。
需要說(shuō)明的是，該項(xiàng)功能不會(huì)隨EXCEL 2003的默認(rèn)安裝而安裝，首次使用時(shí)，系統(tǒng)會(huì)提示你添加，請(qǐng)按提示操作。如果你在安裝Office 2003時(shí)選擇了刪除備份文件，系統(tǒng)會(huì)提示你插入安裝盤(pán)。
圖8中的第二個(gè)按鈕是“停止”，當(dāng)你發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)時(shí)，請(qǐng)及時(shí)單擊停止朗讀，以便進(jìn)行修改；修改后再單擊第一個(gè)按鈕，校對(duì)又能繼續(xù)進(jìn)行。事實(shí)上，很多人為了追求快速校對(duì)，按一下ESC鍵也可暫停朗讀，以便于修改。
單擊第三、四個(gè)按鈕，可設(shè)置按行進(jìn)行校對(duì)還是按列進(jìn)行校對(duì)。
快速校對(duì)
專(zhuān)業(yè)的錄入員在操作EXCEL時(shí)，通常會(huì)采用快速校對(duì)的方法——重新輸入一遍，這對(duì)于他們而言雖然麻煩，但卻更快。
圖9是一張工資表示意圖。當(dāng)然，一般的工資表列數(shù)都比較多，可將用于校對(duì)的列安排到后面去，要用時(shí)才讓其顯示出來(lái)。下面是具體的設(shè)置方法：
步驟一 單擊“視圖” “工具欄” “窗體”，將窗體工具欄顯示出來(lái)，在U1單元格插入一個(gè)“組合框”。
步驟二 在V4：V6單元格中輸入“基本工資”、“獎(jiǎng)金”、“扣除”等內(nèi)容，這里的內(nèi)容一定要與工資表表頭即B3：D3中的內(nèi)容保持一致。
步驟三 右擊組合框，選擇“設(shè)置控制格式” “控制”選項(xiàng)卡，在“數(shù)據(jù)源區(qū)域”后的文本框中輸入V4:V6，在“單元格鏈接”后輸入U(xiǎn)1。今后，我們只要單擊組合框就能很方便地選擇到“基本工資”、“獎(jiǎng)金”、“扣除”，同時(shí)，U1單元格中會(huì)自動(dòng)填入1、2、3等數(shù)字。
步驟四 在U3單元格中輸入函數(shù) IF(T4=CHOOSE($U$1,B4,C4,D3),1,0) ，再用EXCEL的自動(dòng)填充功能將其復(fù)制到U3下面的單元格中。
步驟五 單擊組合框，選擇要對(duì)哪一項(xiàng)進(jìn)行校對(duì)，比如“基本工資”；接著，在T4：T8單元格中將每人的基本工資重輸一遍，如果B4中的數(shù)據(jù)與T4中的數(shù)據(jù)相等，U4中會(huì)自動(dòng)填入1以示正確，如不等，則自動(dòng)填入0以示錯(cuò)誤(如圖10)。
同理，如果用組合框選擇另一項(xiàng)，如“獎(jiǎng)金”，U列中的函數(shù)會(huì)自動(dòng)將T列的值與對(duì)應(yīng)的C列的值進(jìn)行比較并提示正誤。
對(duì)大量數(shù)據(jù)進(jìn)行校對(duì)，這種方法的效率較高，可以集中重輸，集中修改�？赡芤灿腥藭�(huì)問(wèn)，要是第二次也輸錯(cuò)了怎么辦，其實(shí)，兩次都輸錯(cuò)的幾率本就不高，更何況，只有兩次錯(cuò)誤完全相同時(shí)，這種方法才會(huì)失效，這種幾率非常小。
一般地，工資表的欄目不會(huì)隨時(shí)發(fā)生變化，可將上述工作表制成模板，能大大提高工作效率。為使給出的出錯(cuò)提示更加明顯，還可在U列設(shè)置條件格式，比如讓出錯(cuò)信息顯示為紅色等，設(shè)置條件格式的方法：選中U4：U8單元格，單擊“格式” “條件格式”，得到圖3對(duì)話(huà)框，可在圖3的上面一排三個(gè)框中分別選擇“單元格數(shù)值”、“等于”、“0”。接著單擊“格式”，打開(kāi)的下一級(jí)對(duì)話(huà)框與對(duì)單元格式進(jìn)行設(shè)置時(shí)的內(nèi)容完全相同，可對(duì)符合條件的單元格數(shù)字設(shè)置字體、字號(hào)、下劃線……等，哪種最醒目就選擇哪一個(gè)。
發(fā)放自如
有些工資表列數(shù)較多，我們不希望T、U、V等列占據(jù)有限的可視空間，還可將這幾列隨時(shí)進(jìn)行隱藏或顯示。
步驟一 用窗體工具欄插入兩個(gè)命令按鈕，將其分別改名為“開(kāi)始”、“完畢”。
步驟二 錄制與“開(kāi)始”按鈕相關(guān)的宏，宏里只包含一步操作：隱藏F列至S列，然后將該宏指定給“開(kāi)始”按鈕。
步驟三 同理，錄制另一個(gè)宏，宏里包含的操作也只有一步：對(duì)剛隱藏的列取消隱藏屬性。 今后，我們只要單擊“開(kāi)始”按鈕，F(xiàn)列至S列就會(huì)隱藏，供校對(duì)的幾列就能顯示出來(lái)。校對(duì)完畢再單擊“完畢”按鈕，剛隱藏起來(lái)的列自動(dòng)打開(kāi)，將用于校對(duì)的幾列擠出視野。
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