使用日程表讓你的工作變得更有效率

如何讓你的工作變的有效率，對(duì)于那些總是覺得自己工作時(shí)間不夠的人�；蛘哂X得自己工作效率比較低的人總是希望能夠找到一個(gè)良好的方法讓自己的工作效率變的高昂�？墒强偸遣坏闷浞āＬ岣吖ぷ髁孔罱K自己身體變得太疲憊。如何提高自己的工作效率呢？

使用一個(gè)詳細(xì)的日程表

更好地管理你的時(shí)間的首要任務(wù)是找出你現(xiàn)在支配時(shí)間的方式。使用一個(gè)日程表是完成此步驟最有效的方法。僅需嘗試一天，你會(huì)立即對(duì)你的時(shí)間到底去了哪里有了不可思議的洞察。該測量的舉動(dòng)通常足以把你的無意識(shí)習(xí)慣提升到意識(shí)層面，如此你才有機(jī)會(huì)仔細(xì)檢視并改變它們。

此處是使用日程表的方法。一整天當(dāng)你開始或完成某個(gè)活動(dòng)時(shí)都把時(shí)間紀(jì)錄下來，可考慮使用秒表來記錄每個(gè)活動(dòng)的時(shí)間間隔。你可以僅在工作時(shí)間使用這個(gè)方法，或是一整天都用。一天結(jié)束時(shí)，把這些時(shí)間段分類記錄到綜合類別中，然后找出你在每類活動(dòng)中耗費(fèi)時(shí)間的百分比。假如想把這事做徹底，可以持續(xù)做上一周，再計(jì)算你在每類活動(dòng)中耗費(fèi)的時(shí)間占總時(shí)間的百分比。要盡可能地詳盡：記下你在收發(fā)電子郵件、閱讀新聞組、網(wǎng)上沖浪、打電話、就餐、洗澡等等事情上分別花費(fèi)了多少時(shí)間。當(dāng)你從椅子上站起來的時(shí)候，可能就表示你該在日程表里添上一筆了。我通常每天結(jié)束時(shí)會(huì)有50—100個(gè)日程記錄。

你可能會(huì)驚訝地發(fā)現(xiàn)，你花在那些自認(rèn)為是實(shí)質(zhì)性工作的活動(dòng)上只占了工作總時(shí)間的一小部分。有研究發(fā)現(xiàn)上班族每天在實(shí)質(zhì)性工作上平均花費(fèi)的時(shí)間為1.5小時(shí)。其余時(shí)間都耗在了社交、工間休息、就餐、與工作無關(guān)的交流、把文件挪來挪去，及其它許多與工作無關(guān)的事情上。全職上班族平均開始工作的時(shí)間是上午11點(diǎn)，而下午3點(diǎn)半左右就開始懈怠了。
    分析你的結(jié)果

我第一次使用日程表時(shí)，我一周在辦公室花費(fèi)了約60個(gè)小時(shí)，卻只完成了15個(gè)小時(shí)的實(shí)質(zhì)性工作。即使在技術(shù)上看來我的效率已是上班族均值的兩倍，我仍為這個(gè)結(jié)果懊惱。另外45小時(shí)到哪去了？我的日程表清楚地顯示出時(shí)間在我無意識(shí)的狀態(tài)中流失——過分頻繁地檢查郵件、在那些實(shí)際上沒有必要的事情上苛求完美、通讀新聞、就餐時(shí)間過長、被其實(shí)可預(yù)防的干擾打斷等等。

計(jì)算你的個(gè)人效率比

當(dāng)我察覺自己在辦公室里耗了60個(gè)小時(shí)，卻只完成了15個(gè)小時(shí)的實(shí)質(zhì)性工作時(shí)，我開始自問一些有趣的問題。我的收入和成就感僅僅來自那15個(gè)小時(shí)，而不是我在辦公室耗費(fèi)的所有時(shí)間。因此我決定開始記錄我的每日效率比，也即我在實(shí)質(zhì)性工作上耗費(fèi)的時(shí)間除以我在辦公室耗費(fèi)的總時(shí)間。當(dāng)我發(fā)現(xiàn)自己僅利用了25％的時(shí)間時(shí)這確實(shí)令我感覺糟透了。我同時(shí)認(rèn)識(shí)到，僅僅延長工作時(shí)間是極其愚蠢的。

效率比＝實(shí)際工作時(shí)間/總的“工作時(shí)間”

用減少總時(shí)間推動(dòng)效率提升

假如你曾經(jīng)嘗試過約束自己去做那些你并不真正有動(dòng)力去做的事情，你失敗的機(jī)率很大。這是當(dāng)我試著約束自己去更努力地工作時(shí)的自然而然的結(jié)果。事實(shí)上，試圖更努力只會(huì)降低我的動(dòng)力并讓我的“效率比”更低。因此我很不情愿地決定嘗試相反的方法。第二天我只允許自己在辦公室待上5個(gè)小時(shí)，而那天剩下的時(shí)間我不準(zhǔn)自己再工作。哈，有趣的事情發(fā)生了，我肯定你能想象得到。我的大腦把工作時(shí)間當(dāng)成了稀罕物，因?yàn)槲页掷m(xù)工作了幾乎整整5個(gè)小時(shí)且效率比超過了90％。我在一周接下來的幾天里繼續(xù)這個(gè)實(shí)驗(yàn)，于是這周在辦公室度過的30個(gè)小時(shí)當(dāng)中，我完成了25小時(shí)的工作，效率比超過80％。因此我在把每周工作時(shí)間減少到30小時(shí)的同時(shí)還多出了10小時(shí)來做實(shí)質(zhì)性工作。假如你的日程表顯示你的效率比十分低下，那就試著在一天中嚴(yán)格限制你的工作總時(shí)間，看看成果如何。一旦你的大腦認(rèn)識(shí)到工作時(shí)間很緊迫，你突然間就會(huì)變得極有效率，因?yàn)槟惚仨毴绱�。�?dāng)你有緊迫的時(shí)間限制時(shí)，你通常總能找出完成工作的辦法。而當(dāng)你有充裕時(shí)間時(shí)，很容易就變得效率低下。

保持最高效率的同時(shí)逐漸增加工作總時(shí)間

在幾周的時(shí)間里，我能在保持自己的效率超過 80％的同時(shí)逐漸增加我的每周工作時(shí)間。迄今為止我保持這個(gè)習(xí)慣已有多年，一般每周約有40小時(shí)用來干實(shí)質(zhì)性工作，同時(shí)只需在辦公室待上45小時(shí)。我覺得這對(duì)我來說太棒了。假如我試圖在辦公室待上更長時(shí)間，我的生產(chǎn)率就會(huì)飛速下降。最妙的是這個(gè)方法能讓我在最優(yōu)化自己的工作效率的同時(shí)，也讓我在生活的其它領(lǐng)域得到極大的平衡。我使用這個(gè)方法使事業(yè)成效提升了三倍，并且仍有大量時(shí)間來追求個(gè)人愛好。

使用日程表是確保生產(chǎn)率最佳而不必增加工作時(shí)間的明智選擇。不過，日程表必須定期使用，才能產(chǎn)生這些優(yōu)勢。我每3—6個(gè)月用一次日程表，多年來它讓我有了巨大的改變，總是讓我有新的杰出表現(xiàn)。假如太長時(shí)間不用日程表，我的生產(chǎn)率就會(huì)逐漸下降——因?yàn)槲矣只謴?fù)了那些無意識(shí)的浪費(fèi)時(shí)間的習(xí)慣。你將如我一樣，發(fā)覺你對(duì)生產(chǎn)率的感受與你完成了多少實(shí)質(zhì)性工作密切相關(guān)。當(dāng)你感到自己的生產(chǎn)率低于想達(dá)到的目標(biāo)，就利用日程表來提升你的意識(shí)和測量你的“效率比”，而后優(yōu)化你的效率，直至生產(chǎn)率恢復(fù)如初。

記錄日程是一種高效且無需什么努力就能做到的方法，而它的長期回報(bào)是驚人的。

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