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留出4個郵件時段,工作大提速

時間:2024-07-30 06:03:18 綜合指導(dǎo) 我要投稿
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留出4個郵件時段,工作大提速

    寧歡今天有個緊急工作,需要為明天的討論會做準(zhǔn)備,至少要拿出兩個比較完善的方案。準(zhǔn)備方案不僅需要查閱很多資料,還得寫出書面報告、打印、裝訂,時間很緊迫。一上班,寧歡第一件事就是打開郵箱,果不其然,十多封新郵件等在那里,不過并沒有需要特別費心處理的事情。然而,等她把所有郵件看完,已經(jīng)過去四十分鐘了。

    去趟洗手間,寧歡開始準(zhǔn)備會議資料,可就在她剛剛進入狀態(tài)時,新郵件又來了,原來是同事向她詢問一個資料的問題。雖然事情不緊迫,但熱心的寧歡立刻開始尋找,終于在一個小時候內(nèi)找到了資料傳給同事。這個時候已經(jīng)到了午餐時間。好不容易到下午兩點,寧歡看完了資料,需要思考一下時,接二連三的郵件又跑了出來。就這樣斷斷續(xù)續(xù)思考著,寧歡在晚上七點多終于理清思路,開始撰寫文檔,再加上之后的一系列工作,看來她沒有多少休息的時間了。

    寧歡這種是典型的電子郵件上癮癥患者;加须娮余]件上癮癥的人,通常會表現(xiàn)為:工作對電子郵件的依賴性很強;有定期檢查電子郵件的習(xí)慣;一有郵件馬上處理,不管是否緊急。事實上,那些郵件可能并不重要,遲一點接收處理甚至根本不看也并不會對工作有太大影響。但對電子郵件上癮的人卻將它視為第一要務(wù),寧可為了這些價值不高的郵件耽誤工作,降低了效率。

    其實,想減弱電子郵件對工作的負(fù)面影響,可以采取為自己打造電子郵件時間的策略。所謂電子郵件時間,就是專門用于處理郵件的時間,避免隨時隨地去處理新郵件帶來的浪費。在電子郵件時間外,禁止自己直接查看郵箱。如果工作不需要隨時上網(wǎng),那么甚至可以采取非電子郵件時間斷網(wǎng)來保證自己有足夠時間處理正常工作。一般來說,你一天之中應(yīng)該設(shè)定四個電子郵件時間:

    1、上班后的兩小時。

    上班開始的兩個小時保證你能夠集中注意力處理最緊急的事情,避免把經(jīng)歷最充沛的時間浪費在處理瑣事上。兩個小時候,人開始變得疲倦,而這個時候正好看看郵箱里有什么新郵件,順便放松一下。

    2、下午上班前半小時。

    很多人都習(xí)慣在中午吃飯前發(fā)出一些工作指示,上班前看看有沒有需要你下午處理的任務(wù),避免錯過一些緊急郵件。

    3、下午三四點左右。

    這是個非常適合與人溝通聯(lián)系的時間,所以你大可以在此時段發(fā)送各種郵件。

    4、下班前。

    在離開公司前看看有沒有什么新任務(wù),沒有的話就可以放心走人了。

    請放心,你不會錯過什么緊急郵件的。四次檢查油箱足以保證你不會耽誤那些所謂的加急工作。如果對方急需你的回應(yīng),他會選擇和你電話聯(lián)絡(luò)。如果他還能等待,則說明這件事還沒有急到需要你放下手頭工作優(yōu)先處理的程度。

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