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如何成功舉辦商務(wù)洽談會-會議禮儀
根據(jù)商務(wù)洽談舉行的地點的不同，可以將它分為客座洽談、主座洽談、客主座輪流洽談以及第三地點洽談�？妥⒄劊丛谇⒄剬κ炙诘剡M(jìn)行的洽談。主座洽談，即在我方所在地進(jìn)行的洽談�？椭髯喠髑⒄�，即在洽談雙方所在地輪流進(jìn)行的洽談。第三地點洽談，即在不屬于洽談雙方任何一方的地點所進(jìn)行的洽談。
以上四種洽談會地點的確定，應(yīng)通過各方協(xié)商而定。倘若我方擔(dān)任東道主，出面安排洽談，一定要在各方面打好禮儀這張“王牌”。人們常說：“禮多人不怪”，其實在洽談會中，又何嘗不是如此呢？！在洽談會的臺前幕后，恰如其分地運用禮儀，迎送、款等、照顧對手，都可以贏得信賴，獲得理解與尊重。在這個意義上，完全可以說在洽談會上主隨客便，主應(yīng)客求，與以“禮”服務(wù)實際上是一回事。
在洽談會上，如果我方身為東道主，那么不僅應(yīng)當(dāng)布置好洽談廳的環(huán)境，預(yù)備好相關(guān)的用品，而且應(yīng)當(dāng)特別重視禮儀性很強的座次問題。
只有在某些小規(guī)模洽談會或預(yù)備性洽談會的進(jìn)行過程中，座次問題才可以不必拘泥。在舉行正式洽談會時，則對它不能不予以重視。因為它既是洽談?wù)邔σ?guī)范的尊重，也是洽談?wù)呓o予對手的禮遇。
舉行雙邊洽談時，應(yīng)使用長桌子或橢圓形桌子。賓主應(yīng)分坐于桌子兩側(cè)。若桌子橫放，則面對正門的一方為上，應(yīng)屬于客方；肯對正門的一方為下，應(yīng)屬主方。若桌子豎放，則應(yīng)以進(jìn)門的方向為準(zhǔn)，右側(cè)為上，屬于客方；左側(cè)為下，屬于主方。
在進(jìn)行洽談時，各方的主談人員應(yīng)在自己的一方居中而坐。其余人員則應(yīng)遵循右高左低的原則，依照職位的高低自近而遠(yuǎn)地分別在主談人員的兩側(cè)變坐。假如需要譯員，則應(yīng)安排其就座于僅次主談人員的位置，即主談人員之右。
舉行多邊洽談時，為了避免失禮，按照國際慣例，一般均以圓桌為洽談桌來舉行“圓桌會議”。這樣一來，尊卑的界限就被淡化了。即便如此，在具體就座時，依舊講究有關(guān)各方的與會人員盡量同時入場，同時就座。至少，主方人員也不應(yīng)在客方人員之前就座。
在洽談的一般過程中，雙方人員的態(tài)度、心理、方式、手法等等，無不對洽談構(gòu)成重大的影響。
商務(wù)禮儀規(guī)定，商界人士在參加洽談會時，首先要更新意識，樹立正確的指導(dǎo)思想，并且以此來指導(dǎo)自己的洽談表現(xiàn)。這就是所謂洽談的方針。談判方針的核心，依舊是一如既往地要求洽談?wù)咴谇f嚴(yán)肅穆、劍拔弩張地洽談會上，以禮待人，尊重別人，理解別人。具體來說，它又分為以下六點：
洽談的第一點方針，是要禮敬對手。禮敬對手，就是要求洽談?wù)咴谇⒄剷恼麄�過程中，要排除一切干擾，始終如一地對自己的洽談對手講究禮貌，時時、處處、事事表現(xiàn)得對對方不失真誠的敬意。
在洽談過程上，不管發(fā)生了什么情況，都始終堅持禮敬對手，無疑能給對方留下良好的印象，而且在今后的進(jìn)一步商務(wù)交往中，還能發(fā)揮潛移默化的功效，即所謂“你敬我一尺，我敬你一丈”。
調(diào)查結(jié)果表明，在洽談會中，能夠面帶微笑、態(tài)度友好、語言文明禮貌、舉止彬彬有禮的人，有助于消除對手的反感、漠視和抵觸心理。在洽談桌上，保持“紳士風(fēng)度”或“淑女風(fēng)范”，有助于贏得對手的尊重與好感。
與此相反，假如在洽談的過程中，舉止粗魯、態(tài)度刁蠻、表情冷漠、語言失禮，不知道尊重和體諒對手，則會大大加強對方的防衛(wèi)性和攻擊性，無形之中傷害或得罪對方，為自己不自覺地增添了阻力和障礙。
洽談的第二點方針，是要依法辦事。在商務(wù)洽談中，利益是各方關(guān)注的核心。對任何一方來說，大家講究的都是“趨利避害”。在不得已的情況下，則會“兩利相權(quán)取其大，兩害相權(quán)取其輕”。雖則如此，商界人士在洽談會上，既要為利益而爭，更需謹(jǐn)記依法辦事。
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所謂在商務(wù)洽談中應(yīng)當(dāng)依法辦事，是要求商務(wù)人員自覺地樹立法制思想，在洽談的全部過程中，提倡法律至尊。洽談?wù)咚M(jìn)行的一切活動，都必須依照國家的法律辦事，惟其如此，才能確保通過洽談所獲得的既得利益。法盲作風(fēng)、僥幸心理、鋌而走險、目無法紀(jì)、都只會害人、害己，得不償失。
有一些人在實踐中，喜歡在洽談中附加人情世故。它如果是指注重處理與對手的人際關(guān)系，爭取促進(jìn)雙方之間的理解與尊重，那么則是正確的。假若指的是要在洽談中搞“人情公關(guān)”，即對對方吹吹打打，與對手稱兄道弟，向?qū)Ψ绞┲孕《餍』�，則是非常錯誤的。實際上，這是小農(nóng)意識在作怪，而且無濟(jì)于事。因為人情歸人情，生意歸生意，任何有經(jīng)驗的商界人士，都是不會在洽談會上讓情感戰(zhàn)勝理智的。在洽談中，過多地附加人情，甚至以為此重點，實在是誤入歧途。說到底，犯了這種錯誤的人，是沒有法制觀念，而且不懂得應(yīng)當(dāng)怎樣做生意。
洽談的第三點方針，是要平等協(xié)商。洽談是什么？洽談就是有關(guān)各方在合理、合法的情況下，進(jìn)行討價還價。由此可見，洽談實際上是觀點各異的各方經(jīng)過種種努力，從而達(dá)成某種程度上的共識或一致的過程。換言之，洽談只會進(jìn)行于觀點各異的有關(guān)各方之間，所以假如離開了平等協(xié)商，成功的洽談便難于設(shè)想。
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