工作電郵“經驗法則”

電子郵件是如今工作場所重要的通信工具之一，但不是每個人都知道如何很好地使用這個工具。

    在發(fā)送郵件之前一定要深思熟慮。

    專家表示，由于電子郵件不像書信那么正式，因此很多員工并不太在意工作郵件的語氣和行文，而這么做會有損個人的職業(yè)誠信度。

    你寫的郵件會給你的經理、同事、客戶和可能的招聘人員留下印象。漫不經心的郵件可能會讓人覺得你的紀律性不強，而且還可能會引起同事們的誤會。找工作時，一封寫得很糟糕的郵件會降低你得到工作的可能性。

    因此，當你下一次寫郵件的時候，要牢記以下幾條“經驗法則”：

    1. 寫作風格：國際零售巨頭藍瑪克集團（Landmark Group）印度公司的人力資源主管溫卡塔拉馬納（Venkataramana B.）表示，“大多數年輕人往往會把手機短信中的一些非正式用語用到電子郵件當中�！边@可是工作郵件的大忌。

    在寫工作郵件的時候，要遵循語法和拼寫的規(guī)則，避免使用俚語、首字母縮寫或者用字母“u”替代“you”等簡寫形式。

    在發(fā)送郵件之前要認真檢查是否存在拼寫錯誤。避免使用很多的感嘆號，因為那樣看上去可能會顯得不成熟。不要用大寫字母來寫郵件，因為這樣容易讓對方感覺你像是在吼叫。

    在正式的郵件中最好不要使用“：）”等表情符號。松下電器（Panasonic）印度有限公司人力資源主管普拉山特??迪奧??辛格（Prashant Deo Singh）表示，“這些符號可以用在‘臉譜’（Facebook）和‘推特’（Twitter）當中�！�

    信息技術和管理服務公司OSC Export Services Pvt的人力資源主管露娜??梅特拉（Runa Maitra）說，一些非正式的信息可以通過私人郵件來傳遞。

    2. 行文方式：由于我們每天都會收到大量的郵件，所有要盡量讓你的郵件篇幅短小、重點突出。溫卡塔拉馬納說，不要寫那些“看上去永遠不會結尾的句子”。如果你必須要在郵件中包含多個要點，可以使用著重號把所有的要點簡明扼要地標注出來。

    如果你正在回復一封往來多次的郵件，就要考慮刪去正文中舊有的部分，或者用簡短的幾句話將其歸納一下。

    在郵件末尾加上自己的簽名是個不錯的主意，其中可以寫上你的電話號碼和其他的聯系方式。這一點在寫給客戶、招聘人員以及其他外部人員的郵件中尤其重要。

    3. 主題：缺少主題或者像“你好”或“我有一個問題”等模糊不清的主題會讓忙碌的收件人覺得厭煩。而且，這也會讓收件人在收件箱里查找你的郵件變得更困難。

    郵件的主題要明確，如果是緊急郵件的話也要一并說明。不要寫“我有一個問題”，而要寫成“我的假日計劃；非緊急”。

    同時，主題不宜過長或過于詳細。

    另外，不要在同一封郵件中討論主題之外的其他新話題。這也會使根據某一特定問題查找郵件變得困難。最好通過發(fā)送單獨的郵件來討論不同的話題。

    4. 寫對對方的稱謂：如果你在郵件的正文中把收件人的姓名拼寫錯誤，或者更糟糕地把一位女士稱為“先生”，那么很可能會惹惱對方。在郵件發(fā)送之前，切記要反復檢查收件人姓名和職務的拼寫正確無誤。如果你不確定收件人是男是女，那么就可以光使用他/她的名字，或者使用其全名。

    5. 慎用“全部回復”：點擊這個鍵時一定要非常慎重，因為如果使用不當會帶來很多尷尬。

    最常見的問題之一，就是你的信息已經讓不應該看到它的人收到了，而你自己卻可能還沒有意識到。

    設想一下，當你想要開某人的玩笑或者向一位同事抱怨你的老板時按下“全部回復”鍵會是怎樣的后果吧。即使是多年使用電子郵件的人也有可能會犯這種錯。

    辛格說，有時候，員工們使用“全部回復”鍵是因為“他們想要向別人展示他們做了一些工作，他們向所有人轉發(fā)郵件”，但那只會加大收件人郵箱的負荷，而且還可能讓人生厭。

    不要頻繁使用“全部回復”鍵，而且在使用之前要三思而后行。

    6. “發(fā)送”之前請確認：電子郵件轉發(fā)起來很容易，因此很可能最終會有你意想不到的人讀到你的郵件。在發(fā)送之前要反復認真地閱讀你寫的郵件，確保它不會冒犯到別人，而且不要在郵件中寫一些可能給你帶來麻煩的話。

    郵件不是你宣泄感情的地方。不要匆匆忙忙地發(fā)出憤怒的郵件，因為隨后這可能會給你帶來困擾。溫卡塔拉馬納建議說，如果你需要回復一封無禮的郵件，那么就要認真地“起草郵件，通讀一遍而且在你冷靜下來以后再按下發(fā)送鍵。”總的說來，最好要避免發(fā)出這類郵件。

    7. 及時回復：回復一封郵件的迅速程度通常取決于郵件的性質。一般情況下，你應該立即回復。如果你無法立即回答一個特定的問題，那么就應該回信表示你已經收到了郵件，然后告訴對方一個你預計能夠做出回復的時限。

    房地產公司Mantri Developers Pvt的銷售主管斯耐哈??曼特里（Snehal Mantri）說，“理想的話，你應該在24小時內做出回復。”

    8. 郵件發(fā)送后忌打電話：你可能想要給剛剛發(fā)出那封郵件的收件人打個電話，但是最好是打消這個念頭。這么做可能會讓收件人感到厭煩。

    要給收件人幾個小時、甚至一天的時間去考慮并做出回復，不論你是多么急切地希望他做出回應。如果事出緊急，就要在郵件的主題中注明。

    如果有什么事的話——如果是一件緊急的事——可以先給收件人打個電話提醒他你發(fā)了郵件。

    9. 附件：通常要避免把大文件作為附件來發(fā)送，因為它們會把收件人的郵箱塞滿。如果收件人郵箱中的內容已經接近于其總容量，那么你的大文件甚至可能會被刪除掉。如果你是發(fā)送圖片，就要把它們調整到較小的解析度。如果你一定需要發(fā)送大文件的話，可以先打電話給收件人讓他檢查一下郵箱。

    10. 何時不宜發(fā)郵件：不要因為每一件瑣事、特別是在電話里或者當面就能輕易說清楚的事發(fā)送郵件。松下電器的辛格說，“使用電子郵件的目的是為你節(jié)省時間，而不是浪費時間�！�

    不要在郵件中寫入敏感或者涉密的信息，因為你永遠不知道誰會讀到它。最后，轉發(fā)郵件要小心謹慎，特別是在轉發(fā)那些有可能冒犯別人或者引人誤解的笑話的時候。

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