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栽在郵件上的N種死法 職場(chǎng)警示錄!
電子郵件,已成了辦公室里隱藏的地雷。守則一:不要隨便“回復(fù)所有人”
阿康 外企職員
千萬(wàn)不要在回復(fù)郵件時(shí)隨便點(diǎn)擊“回復(fù)所有人”———這是我從我那倒霉的客戶那里學(xué)來(lái)的“血的教訓(xùn)”。
那次接手一個(gè)挑剔的客戶,耗了很久,價(jià)格一直談不攏,差不多有兩周時(shí)間,我每天上班頭一件事,就是和對(duì)方互通郵件、打探進(jìn)展。那段日子,老板盯、對(duì)方拖,搞得我每天灰頭土臉、心力憔悴。直到有一天,在我們通過(guò)20封郵件時(shí),我的郵箱里忽然出現(xiàn)了一封“機(jī)密”信函,上面有這家公司討論我們公司的報(bào)價(jià)的詳細(xì)經(jīng)過(guò),包括各級(jí)老板的回復(fù)意見(jiàn)、他們預(yù)期爭(zhēng)取的價(jià)格,還有準(zhǔn)備對(duì)付我們的具體計(jì)劃。
這下好了,掌握了對(duì)方的底線,后面的事情做得極其順利。那個(gè)項(xiàng)目談完,老板對(duì)我刮目相看。
我心里有鬼。冷靜之后仔細(xì)研究了這封郵件的來(lái)龍去脈,終于發(fā)現(xiàn):發(fā)給我這封郵件的人一定是在某次疏忽之下按了“回復(fù)所有人”,才把信不小心傳到了我手里。
也真怪不得他,之前我們往來(lái)的郵件實(shí)在過(guò)多,而且所有的郵件題目都是一長(zhǎng)串“RE:RE:RE……”,看起來(lái)極其相似。我的郵件發(fā)給他、他的老板后,他老板回復(fù)給了他,還有他們公司的財(cái)務(wù)、我以及更多人。之后他們內(nèi)部還討論了很多問(wèn)題,他就沿用那些幾經(jīng)回復(fù)的信件,繼續(xù)發(fā)給我詢問(wèn)。這個(gè)倒霉蛋初期一直把這項(xiàng)工作做得有條不紊,哪些人在“收件人”一欄里,哪些人在“抄送”欄里,從不混淆,直到有一次,在這么多個(gè)類似標(biāo)題的郵件里,他終于“迷失” 了,一點(diǎn)“全部回復(fù)”……
守則二:溝通重要事件時(shí),最好使用郵件,如果你光打電話,對(duì)方可以耍賴
大衛(wèi) 物流管理
在我還是新人時(shí),吃過(guò)一次這樣的虧。那是一個(gè)做事非常拖拉、工作極為馬虎的客戶,每次交接,都需要我無(wú)數(shù)次催促、反復(fù)提醒。
有一次,由于缺少一些材料,他們公司委托我們發(fā)的一批貨無(wú)法申報(bào)。我第一時(shí)間就給對(duì)方打電話交代了這個(gè)情況。我們這行,時(shí)間就是金錢(qián)。我反復(fù)跟他說(shuō),如果在幾點(diǎn)前備不齊這些材料導(dǎo)致耽擱進(jìn)程,那就是他們的責(zé)任了。
他滿口答應(yīng),說(shuō)兩個(gè)小時(shí)后就能給我回音。沒(méi)想到,兩小時(shí)過(guò)去了、一個(gè)上午過(guò)去了,還是沒(méi)發(fā)材料來(lái)。下午我又催了一次,他還是說(shuō)“馬上”、“馬上”。
最后的結(jié)果可想而知。對(duì)方老板怒了,一個(gè)電話打到我老板那兒,投訴我工作不力。
“我確實(shí)打過(guò)電話了呀!蔽蚁蛭覀兝习逶V苦。
“你為什么不發(fā)郵件呢?”老板雖然相信我,可是對(duì)方一口咬定我沒(méi)通知,口說(shuō)無(wú)憑,沒(méi)有郵件作證據(jù),只能由我們來(lái)賠償損失。
老板親授心得:“下回遇到這樣的人,非但給他寫(xiě)郵件,還應(yīng)該明抄一份給他的上司,這樣,他就不敢怠慢了!
姜還是老的辣,辦公室“游戲準(zhǔn)則”之一就是:遇見(jiàn)重要的事,先發(fā)郵件,把責(zé)任扔給對(duì)方再說(shuō)。
守則三:如有需要,請(qǐng)用BCC(暗抄)
金子 銀行客服
前不久,辦公室里議論紛紛,說(shuō)領(lǐng)導(dǎo)最近準(zhǔn)備給上上下下所有人配備商務(wù)手機(jī)。一時(shí)間人人納悶———一向精打細(xì)算的領(lǐng)導(dǎo)怎么一下子出手大方起來(lái)了?
不久,手機(jī)如期而至,公司里還搞了統(tǒng)一的培訓(xùn),教大家如何用手機(jī)收發(fā)郵件、處理公文。又過(guò)了一陣子,下達(dá)最新指令:所有關(guān)鍵部門(mén)的員工,24小時(shí)開(kāi)機(jī),隨時(shí)處理郵件!消息一出,各路流言飛轉(zhuǎn),出現(xiàn)了多種關(guān)于此舉動(dòng)機(jī)的猜測(cè):一說(shuō)公司里各部門(mén)嚴(yán)重推卸責(zé)任,出現(xiàn)事故,互相推諉,A怪B沒(méi)有告知,B 說(shuō)自己已經(jīng)書(shū)面郵件通知,A說(shuō)沒(méi)有收到郵件;另一種說(shuō)法是,前不久公司內(nèi)部出現(xiàn)“打小報(bào)告郵件事件”,有人趁他人不備,在對(duì)方電腦上使用郵件系統(tǒng),發(fā)送出一份舉報(bào)信,結(jié)果,該信還落入了被舉報(bào)人手中,他找到發(fā)信人論理,該人說(shuō)一定是有人為了陷害自己,盜用信箱發(fā)信;還有傳言,說(shuō)是兩個(gè)部門(mén)的人結(jié)怨,跑去領(lǐng)導(dǎo)那里論理,要求每次發(fā)完郵件,必須電話通知或者消息確認(rèn),不然存在“陷害”的可能性……
也不知是哪個(gè)“軍師”的主意,最后讓領(lǐng)導(dǎo)下決心給每個(gè)人都配置了這款可發(fā)郵件的商務(wù)手機(jī),現(xiàn)在,所有人都膽戰(zhàn)心驚地24小時(shí)開(kāi)機(jī),并且一看到有“CC”(抄送)給自己上司的郵件就格外認(rèn)真,如果看到了顯示BCC(暗抄)的郵件,那么,趕緊起床吧,這覺(jué)是再也睡不好了。
守則四:如果你是老板,請(qǐng)?jiān)O(shè)置“敏感詞”
小言 外企行政
前不久公司出了一件大事:一個(gè)不滿工作的員工在跳槽前夜,調(diào)出所有同事和客戶的電郵,群發(fā)了一封“控訴信”。
除了對(duì)公司內(nèi)部關(guān)鍵人物的投訴之外,還列舉了公司內(nèi)部存在的種種管理漏洞。郵件最后說(shuō):“這樣缺乏信譽(yù)的公司,你們還敢和他繼續(xù)有生意方面的合作么?”
郵件是周一早上群發(fā)的,那天我正好在外面辦事,下午回到辦公室,據(jù)說(shuō)已經(jīng)被集體刪除了。不過(guò),好多人都悄悄備份存在自己的電腦里,我就是那樣看到了這封郵件。有好一陣子,它被當(dāng)作上班生活的調(diào)味劑。
據(jù)說(shuō),高層大駭,雖然最后找到那名員工并追究了法律責(zé)任,可對(duì)于我們這樣的大公司來(lái)說(shuō),畢竟很是“坍臺(tái)”。
于是,消息靈通人士最近通知我們,老板出資百萬(wàn)購(gòu)了一套新系統(tǒng),據(jù)說(shuō),現(xiàn)在任何從公司發(fā)出的郵件,一旦出現(xiàn)“狀況”,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)警報(bào),并阻止發(fā)送。
為這事,我們八卦了半天,都在推測(cè)系統(tǒng)會(huì)設(shè)置多少敏感詞匯來(lái)自動(dòng)阻止郵件。經(jīng)討論,大家達(dá)成共識(shí):少寫(xiě)中文郵件———我們工作往來(lái)的郵件,大部分是用英語(yǔ)寫(xiě)的,而那封控訴信用的是中文———這種信,還是用母語(yǔ)寫(xiě)比較順暢。
守則五:不要隨意轉(zhuǎn)發(fā)
Ken 項(xiàng)目經(jīng)理
通常我們匯報(bào)工作時(shí),貪圖方便,會(huì)直接把郵件轉(zhuǎn)發(fā)給老板。但你的老板如果足夠細(xì)心和專業(yè),他會(huì)批評(píng)你。
我對(duì)我們老板肅然起敬,也是因?yàn)橐环忄]件。那次,他把我叫到辦公室:“Ken,你是不是偷懶,直接把對(duì)方的公文發(fā)給我了?”
我的確轉(zhuǎn)發(fā)了郵件,因?yàn)橐粯邮强偨Y(jié),既然對(duì)方總結(jié)好了,我就順手按了轉(zhuǎn)發(fā),可是,他怎么會(huì)知道?
“你過(guò)來(lái),轉(zhuǎn)發(fā)的字色是灰色,并且前面會(huì)出現(xiàn)‘>’的符號(hào)!
我滿臉通紅。到底是老板!
TIPS:
■郵件最能撒謊。面談時(shí),有可能通過(guò)表情泄漏天機(jī);打電話,難免語(yǔ)塞。而郵件永遠(yuǎn)不會(huì)。
■郵件是最職業(yè)的公務(wù)交辦手段,它可以絲毫不帶感情色彩。
■公務(wù)郵件的最后,一般要設(shè)置“免責(zé)聲明”,大體需要明確的意思是:“如果這封信不是給你的,希望收到后退還給我,以免引起之后的糾紛!
■最后填寫(xiě)收件人,因?yàn)橐粋(gè)誤操作,有可能送出一份空信,令對(duì)方造成你工作粗糙的印象。
■憤怒時(shí)不要用E-mail.E-mail很難傳送幽默,但很容易傳達(dá)憤怒。
■使用有意義的標(biāo)題,讓收信人一下就能明白里面是什么,同時(shí)也區(qū)別于垃圾郵件。
■簡(jiǎn)短。如果有很多話,可以列成要點(diǎn)。
■休假時(shí)應(yīng)設(shè)置自動(dòng)回復(fù),這是禮貌和方便的問(wèn)題。但不要給私人郵件設(shè)這種東西,免得有心人知道你家里沒(méi)人。
■使用表情。如果你的情緒可能被誤解,就加上笑臉。
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