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做好時間管理少加班的四個妙招
根據(jù)“公司國籍”填寫或申請加班時間
這是一個很有趣的小故事。Sabrina,一家美國消費品公司的職員;Emma,一家英國百貨企業(yè)的員工;Joe,一家日本制造企業(yè)的員工。同樣在北京CBD加班到晚上11點鐘,但在她們的加班表格上,反映的狀況卻大相徑庭。從表格上來看,Sabrina加班到了晚上11點,Emma則是9時許離開的公司;最奇怪的是Joe,表格顯示,她8點鐘就結(jié)束了工作。
在分析為什么會有這樣的現(xiàn)象發(fā)生之前,我們先來看看填報加班時間是怎么一回事。在管理較為完善的公司,加班也有一套流程。根據(jù)對工作時間的估量,提出加班申請,填寫加班時間,由主管審核后簽字交人力資源部備檔(在實施中大部分是加班之后補填),這份表格將作為計算加班補貼的依據(jù),同時也是對你進行工作考核的重要參考。
照字面上來理解,應該是加幾個小時就填幾個小時了?潛規(guī)則馬上發(fā)揮它強大的影響力,讓許多人在填報加班時間的時候,要仔細斟酌。
美式企業(yè)管理較為人性化且寬松,員工比較習慣實話實說;而英國職場通行的是不加班文化,中國部門的員工要向總部看齊,但在國內(nèi)又的確無法避免加班的情況,所以取其折中。而日系職場文化最突出的特點就是加班,半夜兩點鐘搭乘新干線離開東京的人比比皆是,但加班是一回事,相應的回報是另一回事,日企的終身雇傭制決定了員工很容易以公司為家,主動奉獻?紤]這兩者的強大影響,Joe的行為就不難理解。所以才會出現(xiàn)以上故事中加班時間相同,但記錄卻不同的情形。
TIPS 1:其他左右你申請加班的因素
公司對于加班時間的明確規(guī)定
上司是否曾經(jīng)委婉地提醒你利用好上班時間
和你級別相同工作性質(zhì)相似的其他同事的加班時間與頻率
加班不唱“獨角戲”
轟動一時的EMC“郵件門”事件,導火索正是加班。老板回到公司發(fā)現(xiàn)沒帶鑰匙(老板此時處在加班狀態(tài)),而秘書已經(jīng)下班回家(沒有加班),此時,老板聯(lián)系秘書要求她來開門(老板要求員工加班),但未能聯(lián)系上。于是,數(shù)小時后,老板發(fā)了封郵件批評秘書,而秘書卻覺得自己并沒有什么大錯(為老板留守開門并不屬于嚴格范疇內(nèi)的工作內(nèi)容,沒必要通過加班來履行),于是以一封措辭強硬的郵件回復,并同時轉(zhuǎn)發(fā)給了其他同事,由此成為網(wǎng)友口中的“史上最牛女秘書”。事件的結(jié)局是秘書辭職并且久久找不到新工作、老板也在不久后離職。由此可見,不妥善處理好加班問題,后果會有多嚴重!
因加班產(chǎn)生意見分歧在職場很常見,但釀成如此嚴重后果的絕對罕有。大部分時候,事件的雙方會有更妥貼的處理辦法。比如老板不要強求秘書加班,或是秘書能對老板更配合一些。推而廣之,這是加班的又一條潛規(guī)則:加班不能只強調(diào)自己的需要與感受,加班的時候更需要成員之間的理解和支持。職場是個大舞臺,獨角戲不吃香。
不是只有加班才是工作認真,加班并不一定是敬業(yè)態(tài)度的必要條件之一。我們可以理解新人剛加入公司或是剛獲得一個不錯的升遷時,加倍努力工作以求認同的心情和行為,但是,加班也必須控制在合理范圍內(nèi)。在辦公室中,沒有什么職位是單獨存在的,每個人都是某個團隊中的一員,小到有完成重點個案的兩人搭檔,大到整個部門、整個公司都是個整體的團隊,有一條看不見的準繩,在規(guī)范著團隊中的所有人。試想象這樣的情景:整個公司辦公樓的燈都滅了,只有一個窗口還亮著燈,燈下電腦前,只有一個人在默默加班——這個人要么身負拯救公司的重任,要么是一個完全不懂得加班規(guī)則的傻瓜!某著名企業(yè)的資深人力資源經(jīng)理曾經(jīng)說:“經(jīng)過面試進入公司的員工,綜合素質(zhì)絕對在基本水準線之上,而一家管理有素的公司,分工是很合理的;谶@兩點,假如不是主觀偷懶,絕不會出現(xiàn)A員工8小時能忙完的工作,B員工忙12個小時依然無法完成的情況。如果在大家都完成工作后,還有一個人在加班,需要反省的是加班的這個人。
Tips 2:拒絕過量加班的“金句”
◆對人力資源部——這些事我在工作效率高的時候半小時就可以處理,為什么非要浪費大家的四個小時呢?
◆對關(guān)系比較親密的上司——親愛的老板,你不想出席我的過勞死葬禮吧?
◆對拖整個團隊后腿的同事——我覺得等你趕上正常進程,再一起推進會比較好,你覺得呢?
加班的“邊際效益”
知道比爾。蓋茨和太太的婚姻是如何成就的嗎?這要感謝加班。梅琳達女士在婚前是個工作狂,而且她的辦公桌就在比爾辦公室的斜對面。深夜,當比爾從電腦前偶爾抬起那智慧的腦袋時,他隨時能夠看見窗前還有溫暖的燈光在陪伴著自己。終于有一次,他忍不住邁出了腳步,去認識那個引起了他莫大興趣的加班達人。
講這個故事,并非為了倡導通過加班解決大齡單身女性的婚姻問題,而是想開拓思路,想想加班還能有哪些“新花樣”,通過加班,又能獲得哪些除加班費之外的豐厚回報?
經(jīng)濟學上有所謂的邊際效益遞減,即每增加一個同樣的單位,所帶來的滿足感會逐漸減少。對于你的上司來說也存在這種現(xiàn)象。第一次看到你努力加班到晚間十點時,他會大力夸獎,但隨著時間的推移,當他第一百零一次看你加班時,他可能已經(jīng)視若無睹了。所以,改變一成不變的固定形式,來點創(chuàng)意,是加班人士應該考慮的。比起一周六天在辦公桌上埋頭苦干來,何不抽出兩天時間跑跑外勤?把了解到的最新資訊分享給同事上司,一定會給眾人留下深刻印象,也可以告訴他們:這是我花了一整個周日了解到的情況。所以,如果你的工作需要經(jīng)常加班,請讓你辛勤工作的“邊際效益”同樣保值。
Tips 3:做好時間管理少加班的四個妙招
1. 早到辦公室十分鐘,把當天所有的工作分類,把必須處理的重要事項排在前面做。
2. 嚴格遵守日程表,讓每項工作都準時開始。
3. 如果時間緊張,把MSN的狀態(tài)改為離開,手機轉(zhuǎn)接到秘書臺,盡量躲開外界干擾。
4. 在每工作兩到三個小時后,安排一些較為輕松瑣碎的事情,讓大腦稍事休息。
彈性工作制——加班狀況要“大白天下”
Iris就職于一家娛樂傳媒公司,天天和明星打交道還不用打卡上班,讓朝九晚五的朋友們羨慕得不行,Iris卻還經(jīng)常以“忙死了”為借口,推掉朋友們的約會。終于讓閨密們?nèi)滩蛔”┌l(fā)了,在一次飯局上對她大肆討伐:“天天忙什么呀?誰不知道你的工作是彈性制的,無非是給明星打打電話,和經(jīng)紀人吃吃飯,想幾點上班就幾點上班,你要是還說忙,那我們天天必須坐在辦公室的算什么呢?”Iris啞口無言,她的確是忙,“和明星打打電話”——是的,不過每天要打100多通,每通平均至少5分鐘,要把幾乎是同樣的內(nèi)容重復數(shù)十次以上:“和經(jīng)紀人吃吃飯”——也沒錯,但如果吃飯的氣氛和談判、工作毫無二致,還會不會象“只是吃頓飯”那樣輕松愜意?“想幾點上班就幾點上班”——就算對吧,因為凌晨五點有事就五點上班,夜里兩點還有事,兩點也不能下班。明明異常辛苦,可朋友們卻還是會認為自己的工作輕松無比,那么老板是不是也這么想?Iris立刻意識到了事情的嚴重性。
對Iris的煩惱,相信舉凡處于彈性工作制環(huán)境下的職場女性,也都大有心得。明明做的事情比朝九晚五的同事還多,最后年終考核的時候,大家卻還是會說“朝九晚五”的那個才是最勤力的。的確如此,因為“朝九晚五”做的事情大家都能看到,而彈性工作者做的事情大家可能看不到,所以,實施彈性工作制、頻頻出外勤、外派……也就是處于非常態(tài)工作形式下的職場人,一定要做的一件事情就是做好工作報表:比如每天或每周發(fā)一封郵件給你的直屬上司和人力資源部,以工作匯報的形式進行。盡可以簡潔而詳盡地報告你當期的工作,見了多少位客戶,簽下多少筆單子,這不僅有利于團隊間的溝通,和上司、同事對你工作內(nèi)容的了解,而且這種量化的數(shù)據(jù)是任何公司HR部門都要認真參考的。
Tips 4:解讀新《勞動法》關(guān)于加班的規(guī)定
。休息日安排加班而沒有補休的,企業(yè)應當支付員工不低于200%的工資;
。法定節(jié)假日安排加班的,企業(yè)應當支付員工不低于300%的工資;
。日常加班,以月工資除以21.75,再除以8小時,計算出每小時工資,再按小時工資的150%或200%支付加班費;
。每月加班時數(shù)不得超過36小時。
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