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職場商務(wù)禮儀【六】
26.電話鈴聲不應(yīng)超過三聲——
當(dāng)電話鈴響了好幾聲，卻不見對方來接聽時(shí)，一般打電話者會(huì)覺得煩躁，相信你也有過這種經(jīng)驗(yàn)。終于，有人接聽了，但傳來的卻是一聲很沒精神的“喂……”。
接電話應(yīng)在電話鈴響第三聲之前。如果此時(shí)沒空，過了許久才接電話，也應(yīng)該說聲“讓你久等了”表示一下歉意，這是最起碼的禮節(jié)。
無論是什么原因千萬別讓電話響太久，才不會(huì)遲遲沒人接電話，而使對方焦躁不安。
27.應(yīng)確認(rèn)對方的留言——
當(dāng)你從對方那里聽到留言后，說聲“請讓我復(fù)述一遍”，并把聽到的內(nèi)容重復(fù)一次。此時(shí)，對于容易弄錯(cuò)的數(shù)字與人名，應(yīng)采用特別一點(diǎn)的記錄方式。
例如，將江先生讀作“帶三點(diǎn)水的江先生”之類，并且有必要確認(rèn)一下約會(huì)的時(shí)間是上午還是下午。復(fù)述之后，還應(yīng)附加一句“我叫○○，我將會(huì)把您交代的事情轉(zhuǎn)告給當(dāng)事人”，以使對方放心。
此外，如果是自己留言，當(dāng)對方?jīng)]有復(fù)述時(shí)，應(yīng)將事情很快地重復(fù)一遍，并補(bǔ)充一句“可以了嗎?”，以此叮嚀。
28.無法決定之事，應(yīng)請上司前來處理——
剛剛進(jìn)入公司的佩君，無論做什么都似乎干勁十足。有一天接到電話時(shí)，佩君遇到了她不知道的一件事。她心里想：就這樣請別人來聽，很沒面子。因此，她只是含含糊糊地回答�？墒�，后來卻發(fā)生嚴(yán)重的問題，佩君受到了上司嚴(yán)厲的斥責(zé)。
雖然我們可以理解她求好心切，什么事都要自己做的心情，可是，此時(shí)她應(yīng)當(dāng)及早地說一句：“我請負(fù)責(zé)人來接”或“對于這個(gè)問題，我不太清楚……”，然后換成上司或資深同事來接聽。
在弄不清能不能讓其他人來接聽的時(shí)刻，只要以能讓上司或資深同事聽見的宏亮嗓音，將到目前為止事情的原委復(fù)述一下。這樣，就能讓上司或同事知道對方和自己在說些什么。
因此，不要太逞能，只想憑自己的力量來應(yīng)付，而要尋求周圍人的幫助。
29.當(dāng)不人不在，應(yīng)盡早告知——
當(dāng)電話打給不在的人時(shí)，不能證據(jù)隨便地問“您有什么事?”因?yàn)榇螂娫挼膶Ψ讲⒎钦夷�，而只想請你盡快地轉(zhuǎn)給當(dāng)事人接聽。
如果讓對方詳細(xì)地說明事由之后，再對他說“真不湊巧，當(dāng)事人已外出”，你就可以想像對方的心情變得多么糟糕。
所以，最好在一開始就告訴對方當(dāng)事人不在，才是恰當(dāng)?shù)男袨椤７駝t，盡管你想依此顯示出自己的精明能干，卻相反地增加了對方的麻煩。
30.當(dāng)事人外出，應(yīng)告知回來時(shí)間——
當(dāng)對方打電話來找的人不在時(shí)，應(yīng)該告訴對方“此人現(xiàn)在外出，預(yù)計(jì)○點(diǎn)回來”，如此一來他就能變更時(shí)間，訂出到那個(gè)時(shí)刻為止的日程表。因此，當(dāng)事人不在時(shí)接到電話，就一定要告訴對方前者返回公司的時(shí)間。
有時(shí)對方或許會(huì)說“我待會(huì)兒再打電話來”，如果只簡單地說聲“知道了”，然后將電話掛斷，是不太恰當(dāng)?shù)�。雖然是對方打來的電話，還是應(yīng)當(dāng)說“他回來后我會(huì)請他回您電話，好嗎?”這樣才合乎禮儀。
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