職場秘書工作禮儀

　　秘書在一天中，主要通過郵件和電話來幫老板溝通安排日程。每天，從客戶、內(nèi)部團隊、公司PR、行政各處傳來的關于會議邀請、事務進展、辦公室消息等郵件總有一百多封，怎樣處理這些郵件呢?Samantha教給了我們?nèi)缦锣]件禮儀：
 

　　如果某人：
 

　　為你做了某事——確認并簡略感謝;
 

　　請你做某事——確定優(yōu)先程度，讓對方知道你會馬上著手，立即將此事放到任務列表上并設置鬧鐘提醒，給自己留出足夠的時間;
 

　　請你做的事你沒有做到——如果因為客觀原因確實無法完成，讓別人知道為什么，這個原因應該是有一定分量的，不要涉及無意義的細節(jié)。
 

　　如果你：
 

　　想請別人回復你的郵件——為郵件留下開放性結(jié)尾。比如提出疑問或者列出幾個選擇，永遠不要匯報，而要詢問意見，落款寫上“Would you please advise if all the above are ok for you?”如果你寫“以上是我要說的事情”，那按照邏輯，別人只會想，“哦，那是你要說的事情唄!”
 

　　為別人做了某事——確認此事已經(jīng)圓滿完成，并詢問是否對方還需要其他幫助;
 

　　請別人做某事——那么如果你需要別人的回復才能進行下一步的工作，給自己留出預計需要回復的時間，在此基礎上設置一個提醒并抄送給那個人，而不是在整件工作的'最后期限設置提醒。
 

　　正在為別人做某事——用簡短的郵件讓別人了解事情的每一步進展，感覺到你對他們的尊重，即使最后任務沒有完成，別人也可以看到你努力的過程。
 

　　想表現(xiàn)出主動性——總是早一步為對方可能沒有預想到的事情做好準備，比如為不同地區(qū)的人組織會議或電話時，總是提醒他們注意時區(qū)或直接在郵件中列明該事件在不同時區(qū)的時間。
 

　　此外，Samantha還建議我們記住一些小訣竅以避免陷入郵件的海洋，比如不要同時處理多封郵件，回復或瀏覽完一封郵件再打開下一封，這樣在團隊成員相似而項目不同時，可以有效避免混淆;為一些特定的發(fā)件人，比如老板設置特定的背景顏色，這樣可以很容易地發(fā)現(xiàn)并首先處理他們的郵件。

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