如何讓收件人看到你的信息

　　你的客戶和同事沒時間仔細(xì)看完收到的每封電子郵件。他們中的一些人每天收到數(shù)以百計(jì)的消息。這就是為什么他們會先看那些可以迅速處理的郵件。他們可能永遠(yuǎn)不會回復(fù)——甚至永遠(yuǎn)不會瀏覽——其余的那些。

　　那么如何獲得他們的注意呢?試試以下建議：

　　1. 堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)的大寫和標(biāo)點(diǎn)符號。即使組織中的人在信息中不大寫或加標(biāo)點(diǎn)，你可以特立獨(dú)行般成為這個人。匆忙寫好郵件卻違反了書面基本準(zhǔn)則，這體現(xiàn)出你的粗心大意。簡寫也會讓人不明白含義。比起以后解釋話中含義，第一次就清晰表達(dá)信息花的時間要少很多。

　　2. 直接切入要點(diǎn)(當(dāng)然要禮貌些)。提出要求時直截了當(dāng)。不要一開始奉承收件人——盡管簡短的贊美可能會幫上忙。說出收信人要知道的最后期限和其他細(xì)節(jié)，這樣他們能準(zhǔn)時正確地完成工作。

　　3. 簡潔——但不簡略。人們認(rèn)為冗長的電子郵件令人厭惡而且耗費(fèi)精力。他們用鼠標(biāo)滾輪的次數(shù)越多，接受你信息的可能性就越少。他們很可能只是略讀并錯過重要細(xì)節(jié)——或者完全跳過它。所以閱讀量最好別超過一個屏幕。濃縮你的內(nèi)容，精簡你的語言。

　　4. 添加一個簡短但有概括性的標(biāo)題。在點(diǎn)擊“發(fā)送”前，檢查你的主題欄。如果是通用的主題或空白，你的郵件會埋沒在收件人塞滿信件的郵箱中。你問別人該采取什么行動?突出主題行。讓你的要求很容易被發(fā)現(xiàn)和被滿足。

 

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