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涉外商務(wù)交往中的見面禮儀
在涉外交往中，不論是在正式場(chǎng)合還是在非正式場(chǎng)合同外國(guó)友人相見，都應(yīng)遵守一定的見面禮儀。根據(jù)常規(guī)，在涉外交往中所應(yīng)遵守的見面禮儀，主要涉及介紹、行禮、互換名片以及座次的排列等四個(gè)方面的內(nèi)容。以下，將分別對(duì)其重要的環(huán)節(jié)進(jìn)行較為詳盡的說(shuō)明。
首先，是有關(guān)見面時(shí)介紹的禮節(jié)。
在涉外交往中，當(dāng)交往雙方不相識(shí)時(shí)，有必要通過介紹，使其彼此相識(shí)。所謂介紹，指的是通過一定的方式使交往雙方相互結(jié)識(shí)，并且各自對(duì)對(duì)方有一定程度的了解。通常，介紹又可分為自我介紹與介紹他人等兩種情況。
自我介紹，一般指的是主動(dòng)向他人介紹自己，可是應(yīng)他人的請(qǐng)求而對(duì)自己的情況進(jìn)行一定程度的介紹。它的特點(diǎn)，主要是單向性和不對(duì)稱性。
在涉外交往中進(jìn)行自我介紹，通常需要重視以下兩個(gè)方面的問題。其一，是要注意進(jìn)行自我介紹的具體時(shí)間。它又包括兩層含意。一是進(jìn)行自我介紹時(shí)，首先要在具體時(shí)間上于已于人彼此方便，這樣才會(huì)發(fā)揮正常，并且易于為對(duì)方所傾聽。二是進(jìn)行自我介紹時(shí)，一定要把握好所用時(shí)間的長(zhǎng)度。最好寧短勿長(zhǎng)，將一次自我介紹的時(shí)間限定在一分鐘甚至是半分鐘以內(nèi)。其二，是要注意進(jìn)行自我介紹的主要內(nèi)容。在不同的場(chǎng)合，所作的自我介紹在內(nèi)容上理當(dāng)有一定的差別。在涉外活動(dòng)中自我介紹可分為兩種。一種是應(yīng)酬型的自我介紹，其內(nèi)容僅包括本人姓名這一項(xiàng)內(nèi)容。它多用于應(yīng)付泛泛之交，另一種則是公務(wù)型的自我介紹，其內(nèi)容包括本人的姓名、工作單位、所在部門、具體職務(wù)等四項(xiàng)內(nèi)容構(gòu)成。因公進(jìn)行涉外交往時(shí)，只宜采用這一類型的自我介紹。
介紹他人，通常指的是由某人為彼此素不相識(shí)的雙方相互介紹、引見。主要特點(diǎn)是雙向性和對(duì)稱性。在涉外交往中介紹他人時(shí)，一般應(yīng)注意以下四個(gè)方面的問題。
第一，是要注意介紹者的身份。在正式交往之中，對(duì)介紹者的身份有著一定的講究。在外事訪問中，介紹者一般應(yīng)為東道主一方的禮賓人員。在社交活動(dòng)里，介紹者通常應(yīng)當(dāng)是女主人。在多方參與的正式活動(dòng)中，可由各方負(fù)責(zé)人將已方人員一一介紹給其他各方人士。
第二，是要尊重被介紹者的意愿。介紹者在有意為他人相互引見時(shí)，最好先征求一下被介紹者雙方的個(gè)人意愿。如果貿(mào)然行事，會(huì)好心辦壞事。
第三，是要遵守介紹時(shí)的先后次序。正規(guī)的做法，是要先介紹身份較低的一方，然后再介紹身份較高的一方。即先介紹主人，后介紹客人；先介紹職務(wù)低者，后介紹職務(wù)高者；先介紹男士、后介紹女士；先介紹晚輩、后介紹長(zhǎng)輩；先介紹個(gè)人，后介紹集體。在接待外國(guó)來(lái)訪者時(shí)，若賓主雙方皆不止一個(gè)，則為其雙方進(jìn)行介紹時(shí)，要先介紹主人一方，再介紹來(lái)賓一方。不過在介紹各方人士時(shí)，通常應(yīng)當(dāng)由尊而卑，按照其職務(wù)的高低，依次而行。
第四，是要重視介紹時(shí)的表達(dá)方式。在介紹雙方時(shí)的主要內(nèi)容應(yīng)基本對(duì)稱，大體相似。切勿只介紹一方而忘記另一方；或者在介紹一方時(shí)不厭其詳，而在人介紹另一方時(shí)則過分簡(jiǎn)單。
其次，是有關(guān)見面時(shí)行禮的方式。
在交往應(yīng)酬之中，與外國(guó)人相見時(shí)，尤其是與之發(fā)生正面接觸應(yīng)酬時(shí)，往往要向?qū)Ψ叫卸Y致意。根據(jù)目前的涉外活動(dòng)實(shí)踐，中國(guó)人在對(duì)外交往中與外國(guó)友人互行見面禮節(jié)時(shí)，特別要注意問候的進(jìn)行與禮節(jié)的選擇等問題。問候，又稱問好、問安或打招呼。它是以語(yǔ)言或動(dòng)作向他人詢問安好，進(jìn)行致意，是向?qū)Ψ奖硎娟P(guān)切或友好的一種常規(guī)方式。
向外賓進(jìn)行問候時(shí)，有三點(diǎn)注意事項(xiàng)。
一是要慎選問候的具體內(nèi)容。由于國(guó)情的不同，中國(guó)人過去常用的一些問候內(nèi)容諸如：“吃過飯沒有”、“身體怎么樣”、“正在忙什么”等，在涉外交往中并不適用。一般而言，在問候外國(guó)人時(shí)，可問候?qū)Ψ?ldquo;你好”，或者說(shuō)“很高興認(rèn)識(shí)你”，“見到你很高興”。具體問候?qū)Ψ?ldquo;早安”、“午安”、“晚安”，也是可以的。
二是要注意問候的先后次序。在交往雙方相見時(shí)，通常應(yīng)由身份較低的一方首先向身份較高的一方。若同時(shí)需要問候許多人時(shí)，要以由尊而卑或者由近而遠(yuǎn)，依次而行。當(dāng)他人率先問候自己時(shí)，應(yīng)立即予以回應(yīng)。
三是要重視問候的態(tài)度表現(xiàn)。在交際場(chǎng)合與他人相見時(shí)，一定要主動(dòng)而熱情地問候?qū)Ψ�。要真正作到這一點(diǎn)至少要注意以下三條：
第一，一定要面含真誠(chéng)的微笑。
第二，一定要神態(tài)大方地正視對(duì)方的雙眼。
第三，一定要發(fā)出清晰而爽朗的聲音。
在涉外交往中，選擇何種具體的見面禮節(jié)，頗有講究。對(duì)中國(guó)人而言，既可以沿用自己的習(xí)慣做法，也可以比照交往對(duì)象的特殊做法，對(duì)其加以模仿。當(dāng)前，中國(guó)人在日常生活中所采用的見面禮節(jié)，主要有握手禮、拱手禮、舉手禮、脫帽禮、注目禮、起身禮等。其中尤以握手禮適用于涉外交往活動(dòng)。
握手需要關(guān)注以下三點(diǎn)。
第一，要專心致志。在一般情況下握手時(shí)應(yīng)當(dāng)面含笑意，起身站立，用右手與對(duì)方右手完全相握后，上下晃動(dòng)兩三下，用力不重不輕，時(shí)間大約要三至五秒鐘。最重要的是握手時(shí)務(wù)必要正視對(duì)方的雙眼，并與對(duì)方稍事寒暄。
第二，要留意次序�；疽�(guī)則是：應(yīng)由握手雙方之中身份為尊的一方首先伸出手來(lái)。即職務(wù)高者與職務(wù)低者握手時(shí)，應(yīng)由職務(wù)高者首先伸手；女士與男士握手時(shí)，應(yīng)由女士首先伸手；長(zhǎng)輩與晚輩握手時(shí)，應(yīng)由長(zhǎng)輩首先伸手。當(dāng)來(lái)賓抵達(dá)時(shí)，應(yīng)由主人首先伸手；而當(dāng)來(lái)賓告辭時(shí)，應(yīng)由來(lái)賓首先伸手。
第三，要回避禁忌。一是不要戴著手套握手，二是不要戴著墨鏡握手，三是不要用左手握手，四是盡量不要用雙手與初次相識(shí)的異性握手，五是不要在多人握手時(shí)交叉握手。
再次，是互換名片時(shí)注意的事項(xiàng)。在涉外交往時(shí)，與外國(guó)人互換名片，通常在下述幾個(gè)方面必須嚴(yán)格地遵守禮儀規(guī)范。
其一，是參加涉外交往時(shí)，應(yīng)隨身必備名片。按照慣例，在外事活動(dòng)中，一般不宜主動(dòng)向外國(guó)友人索取名片。然而，當(dāng)對(duì)方主動(dòng)提議互換名片，率先將名片遞送過來(lái)，或是我方有必要進(jìn)行較為周詳?shù)淖晕医榻B、在拜訪外人員需要經(jīng)由他人代為通報(bào)時(shí)，都需要使用自己的名片。因此參加涉外活動(dòng)前，即應(yīng)將本人的名片裝入專用的名片包，或是放在上衣口袋之中，以供隨時(shí)取用。
其二，是遞送本人名片時(shí)，應(yīng)當(dāng)彬彬有禮。需要將本人名片遞交給外國(guó)友人時(shí)，應(yīng)當(dāng)起身站立，走向?qū)Ψ�，面含笑意，以右手或雙手捧著或拿著正面面對(duì)對(duì)方的的名片，以齊胸的高度，不緊不慢地遞送過去。與此同時(shí)嘴里應(yīng)當(dāng)說(shuō)明：“請(qǐng)多關(guān)照”，“請(qǐng)多指教”或是“希望今后保持聯(lián)絡(luò)”。同時(shí)向多人遞送本人名片時(shí)，可由尊而卑或近而遠(yuǎn)，依次而行。其三，是接受他人名片時(shí)，應(yīng)當(dāng)畢恭畢敬。當(dāng)他人主動(dòng)將名片遞給自己時(shí)，一定要表現(xiàn)出自己的恭敬、重視之意。首先要起身站立，迎上前去，中稱“謝謝”。然后，務(wù)必要用右手或雙手并用將對(duì)方的名片鄭重其事地接過來(lái)，捧到面前，仔細(xì)默念一遍。最后，應(yīng)將對(duì)方的名片收藏于自己的名片包或是上衣口袋內(nèi)，并隨之遞上自己的名片。其四，是參與國(guó)際交往時(shí)，當(dāng)熟知名片的特殊用途。在國(guó)際交往中私人名片還可以發(fā)揮下列幾種特殊作用。第一，可以之代替私人書信。第二，可以之代為引薦他人。第三，可以代替送禮時(shí)專用的禮單。第四，可以之在拜訪時(shí)代為通報(bào)或代替留言。 第五，可以之向親朋好友通知本人的有關(guān)變動(dòng)。
最后，是座次排列時(shí)的規(guī)范做法。與外國(guó)友人相見時(shí)，往往不可避免要涉及賓主雙方座次的排列問題。在涉外交往中，會(huì)見、談判、舉行簽字儀式、進(jìn)行合影留念時(shí)，各自都有自己特殊的位次排列方法。會(huì)見，也叫禮節(jié)性會(huì)晤。它一般所用時(shí)間較短，賓主雙方僅是出于禮貌而與對(duì)方應(yīng)酬一番。正式的涉外會(huì)見，最好安排在專門的會(huì)客室或會(huì)見廳之內(nèi)舉行。其位次排列的方法，主要有以下三種。一是相對(duì)式。指賓主雙方會(huì)見時(shí)面對(duì)面而坐，便于進(jìn)行交流。一般應(yīng)以會(huì)客室的正門為準(zhǔn)。面對(duì)正門的一方為上，應(yīng)請(qǐng)來(lái)賓就座。背對(duì)正門的一方應(yīng)是東道主就座。若賓主雙方俱不止一個(gè)人，則除主人與主賓之外，雙方其他人員均應(yīng)按照具體身份的高低，由尊而卑，自右而左依次排列在主人或主賓兩側(cè)。二是并列式。指賓主雙方會(huì)見時(shí)面對(duì)會(huì)客室或會(huì)見廳的正門并排而坐，可顯示雙方的平等與親密。它的具體排列是主人在左，主賓在右。賓主雙方的其他人員按照具體身份的高低，依次在主人、主賓的一側(cè)排開。三是自由式。請(qǐng)賓主自由就座。在舉行多邊會(huì)見時(shí)，此種方法尤為適用。談判，亦稱會(huì)談。它指的是有關(guān)各方為了各自的利益，通過接觸與磋商，就某些性的問題達(dá)成協(xié)議或者妥協(xié)。各類談判，都有很高的禮儀要求，目前，我國(guó)所采用的談判的位次的排列方法，主要有三種。其一，是相對(duì)式。它主要適用于雙邊談判。具體又分為兩種情況。一是談判桌橫放，客方面對(duì)正門而坐，主方背對(duì)正門而坐。二是談判桌豎放，以進(jìn)門時(shí)面向?yàn)闇?zhǔn)，右側(cè)為上，請(qǐng)客方就座；左側(cè)為下，請(qǐng)主方就座。在談判時(shí)，雙方的主談?wù)邞?yīng)居中而坐，其他人員應(yīng)遵循右高左低的慣例，依照各自實(shí)際身份的高低，自右而左分別就座于主談?wù)叩膬蓚?cè)。按慣例，各方的譯員應(yīng)就座于主談?wù)叩挠覀?cè) ，并與之相鄰。其二，是主席式。它主要適用于多邊談判。屆時(shí)，可在談判廳內(nèi)面對(duì)正門設(shè)置一主席臺(tái)，其他各方人員均應(yīng)背對(duì)正門，分片就座于主席臺(tái)的對(duì)面。在談判進(jìn)行中，各方發(fā)言者須依次走上主席臺(tái)，面對(duì)大家，闡述自己的見解。其狀況，有如大會(huì)發(fā)言。其三，是圓桌式。它也適用于多邊談判。在談判現(xiàn)場(chǎng)僅設(shè)置一張圓桌，由各方人員不分座次，自由就座。舉行簽字儀式，是各約、協(xié)議生效的必經(jīng)步驟，也是禮儀性極強(qiáng)的一項(xiàng)活動(dòng)。
舉行簽字儀式時(shí)位次排列的講究是，簽字桌橫放，客方簽字者面對(duì)正門居右而坐，主方簽字人則應(yīng)對(duì)正門居左而坐。雙方的助簽者應(yīng)站立各自一方簽字人外側(cè)。其他人員則按職務(wù)高低，自左至右（客方）或自右至左（主方）排列成一行，站立于已方簽字人的身后。也可以以一定的順序就座于已方簽字人的正對(duì)面。在會(huì)見外賓時(shí)如安排中外雙方人員合影留念，一般應(yīng)請(qǐng)雙方人員列成一行， 客方人員按其身份自自左至右居于右側(cè)，主方人員按其身份自右而左居于左側(cè) 。若一行站不完人時(shí)，則可參照“前高后低”的規(guī)則，排成兩行或三行。
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