最新會議禮儀知識

時(shí)間：2023-02-24 08:06:34 職場禮儀我要投稿

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最新會議禮儀知識

　　會議，通常是指將特定范圍的人員召集在一起，對某些專門問題進(jìn)行研究、討論，有時(shí)還需作出決定的一種社會活動的形式。在處理日常性行政事務(wù)時(shí)，各級政府部門往往召開各種會議。

　　不論是召集、組織會議，還是參加會議，為會議服務(wù)，辦公室員工都有一些基本守則、規(guī)矩必須遵守。此類與會議相關(guān)的守則、規(guī)矩，就包括會議禮儀。會議禮儀的關(guān)鍵性內(nèi)容有會務(wù)性工作、會場的排座、會風(fēng)的端正等三項(xiàng)。

　　一、會務(wù)性工作

　　但凡正規(guī)的會議，均須進(jìn)行縝密而細(xì)致的組織工作。具體而言，會議的組織工作，在其進(jìn)行前、進(jìn)行時(shí)與進(jìn)行后又各有不同的要求。凡此種種，均可稱為會務(wù)工作。負(fù)責(zé)會務(wù)工作的辦公室員工，在其具體工作之中，一定要遵守常規(guī)，講究禮儀，細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)，作好準(zhǔn)備。

　　(一)會議之前

　　在會議的種種組織工作中，以會前的組織工作最為關(guān)鍵。它在大體上包括以下四個(gè)不同的方面。

　　1.會議的籌備。舉行任何會議，皆須先行確定其主題(包括會議名稱)。這是會前有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)集體已經(jīng)確定了的。負(fù)責(zé)籌備會議的工作人員，則應(yīng)圍繞會議主題，將領(lǐng)導(dǎo)議定的會議的規(guī)模、時(shí)間、議程等組織落實(shí)。通常要組成專門班子，明確分工，責(zé)任到人。

　　2.通知的擬發(fā)。按常規(guī)，舉行正式會議均應(yīng)提前向與會者下發(fā)會議通知。它是指由會議的主辦單位發(fā)給所有與會單位或全體與會者的書面文件，同時(shí)還包括向有關(guān)單位或嘉賓發(fā)的邀請函件。辦公室員工在這方面主要應(yīng)做好兩件事。

　　其一，擬好通知。會議通知一般應(yīng)由標(biāo)題、主題、會期、出席對象、報(bào)到時(shí)間、報(bào)到地點(diǎn)以及與會要求等七項(xiàng)要點(diǎn)組成。擬寫通知時(shí)，應(yīng)保證其完整而規(guī)范。

　　其二，及時(shí)送達(dá)。下發(fā)會議通知，應(yīng)設(shè)法保證其及時(shí)送達(dá)，不得耽擱延誤。

　　3.文件的起草。會議上所用的各種文件材料，一般應(yīng)在會前準(zhǔn)備妥當(dāng)。需要認(rèn)真準(zhǔn)備的會議文件，主要有會議的議程、開幕詞、閉幕詞、主題報(bào)告、大會決議、典型材料、背景介紹等。有的文件應(yīng)在與會者報(bào)到時(shí)就要下發(fā)。

　　4.常規(guī)性準(zhǔn)備。負(fù)責(zé)會務(wù)工作時(shí)，往往有必要對一些會議所涉及的具體細(xì)節(jié)問題，做好充分的準(zhǔn)備工作。

　　其一，做好會場的布置。對于會議舉行的場地要有所選擇，對于會場的桌椅要根據(jù)需要作好安排，對于開會時(shí)所需的各種音響、照明、投影、攝像、攝影、錄音、空調(diào)、通風(fēng)設(shè)備和多媒體設(shè)備等，應(yīng)提前進(jìn)行調(diào)試檢查。

　　其二，根據(jù)會議的規(guī)定，與外界搞好溝通。比如向有關(guān)新聞部門、公安保衛(wèi)部門進(jìn)行通報(bào)。

　　其三，會議用品的采辦。有時(shí)，一些會議用品，如紙張、本冊、筆具、文件夾、姓名卡、座位簽以及飲料、聲像用具，還需要補(bǔ)充、采購。

　　(二)會議期間

　　負(fù)責(zé)會議具體工作的辦公室員工，一絲不茍地做好下列工作。

　　1.例行服務(wù)。會議舉行期間，一般應(yīng)安排專人在會場內(nèi)外負(fù)責(zé)迎送、引導(dǎo)、陪同與會人員。對與會的貴賓以及老、弱、病、殘、孕者，少數(shù)民族人士、宗教界人士、港澳臺同胞、海外華人和外國人，往往還須進(jìn)行重點(diǎn)照顧。對于與會者的正當(dāng)要求，應(yīng)有求必應(yīng)。

　　2.會議簽到。為掌握到會人數(shù)，嚴(yán)肅會議紀(jì)律，凡大型會議或重要會議，通常要求與會者在入場時(shí)簽名報(bào)到。會議簽到的通行方式有三：一是簽名報(bào)到，二是交券報(bào)到，三是刷卡報(bào)到。負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作的人員，應(yīng)及時(shí)向會議的負(fù)責(zé)人進(jìn)行通報(bào)。

　　3.餐飲安排。舉行較長時(shí)間的會議，一般會為與會者安排會間的工作餐。與此同時(shí)，還應(yīng)為與會者提供衛(wèi)生可口的飲料。會上所提供的飲料，最好便于與會者自助飲用，不提倡為其頻頻斟茶續(xù)水。那樣做往往既不衛(wèi)生、安全，又有可能妨礙對方。如果必要，還應(yīng)為外來的與會者在住宿、交通方面提供力所能及、符合規(guī)定的方便條件。

　　4.現(xiàn)場記錄。凡重要的會議，均應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場記錄，其具體方式有筆記、打印、錄入、錄音、錄像等�？蓡斡媚骋环N，也可交叉使用。

　　負(fù)責(zé)手寫筆記會議記錄時(shí)，對會議名稱、出席人數(shù)、時(shí)間地點(diǎn)、發(fā)言內(nèi)容、討論事項(xiàng)、臨時(shí)動議、表決選舉等基本內(nèi)容要力求做到完整、準(zhǔn)確、清晰。

　　5.編寫簡報(bào)。有些重要會議，往往在會議期間要編寫會議簡報(bào)。編寫會議簡報(bào)的基本要求是快、準(zhǔn)、簡�？�，是要求其講究時(shí)效;準(zhǔn)，是要求其準(zhǔn)確無誤;簡，則是要求文字精煉。

　　(三)會議之后

　　會議結(jié)束，應(yīng)做好必要的后續(xù)性工作，以便使之有始有終。后續(xù)性工作大致包括三項(xiàng)：

　　1.形成文件。這些文件包括會議決議、會議紀(jì)要等。一般要求盡快形成，會議一結(jié)束就要下發(fā)或公布。

　　2.處理材料。根據(jù)工作需要與有關(guān)保密制度的規(guī)定，在會議結(jié)束后應(yīng)對與其有關(guān)的一切圖文、聲像材料進(jìn)行細(xì)致的收集、整理工作。收集、整理會議的材料時(shí)，應(yīng)遵守規(guī)定與慣例，應(yīng)該匯總的材料，一定要認(rèn)真匯總;應(yīng)該存檔的材料，要一律歸檔;應(yīng)該回收的材料，一定要如數(shù)收回;應(yīng)該銷毀的材料，則一定要仔細(xì)銷毀。

　　3.協(xié)助返程。大型會議結(jié)束后，其主辦單位一般應(yīng)為外來的與會者提供一切返程的便利。若有必要，應(yīng)主動為對方聯(lián)絡(luò)、提供交通工具，或是替對方訂購、確認(rèn)返程的機(jī)票、船票、車票。當(dāng)團(tuán)隊(duì)與會者或與會的特殊人士離開本地時(shí)，還可安排專人為其送行，并幫助其托運(yùn)行李。

　　二、會場的排座

　　在會務(wù)工作中，擺放會議來賓的名簽也是一項(xiàng)非常有講究的工作。一般來講，在面臨會議的位次排列的時(shí)候，有三個(gè)問題要解決。

　　第一個(gè)問題就是這個(gè)會議有沒有必要排列位次，有的時(shí)候小型會議兩三個(gè)人，那就沒必要排位次了。第二就是這個(gè)會議是什么樣的性質(zhì)和形式，內(nèi)外有別、中外有別，不同性質(zhì)的、不同形式的、不同規(guī)模的會議，坐次排列講究不一樣。第三就是要注意會議的規(guī)范性位次排列、標(biāo)準(zhǔn)化做法。

　　一般來講，我們所面對的政務(wù)會議、公務(wù)會議大體上是兩種，第一種是小型會議，第二是大型會議。小型會議一般是指本系統(tǒng)的內(nèi)部的會議，大型會議一般是講的跨行業(yè)、跨部門、跨機(jī)關(guān)、跨地區(qū)的一種綜合性的會議，下面作分別的介紹。

　　1、小型會議位次排列

　　首先關(guān)于小型會議位次排列，一般強(qiáng)調(diào)以下幾個(gè)點(diǎn)。第一，強(qiáng)調(diào)是面門設(shè)坐，小型會議一般講究面門為上，就是主席臺、主持人、發(fā)言人是面對會議室正門的，這一般人都知道。第二，居中設(shè)坐，就是中央的位次高于兩側(cè)，所以有必要排列位次的時(shí)候，一般中間的位次高。再者，一般強(qiáng)調(diào)可以自由擇座，內(nèi)部會議小型會議自由擇座的意思，實(shí)際上就是不排位次。小型會議特別要強(qiáng)調(diào)就是面門為上，再者如果這個(gè)小型會議主持人不是一個(gè)人的話，還要注意強(qiáng)調(diào)左高右低，中外有別，中國人是講左高的，這里講的左和右是當(dāng)事者自己之間的左和右，這是政務(wù)禮儀、位次排列的基本要求，這是小型會議。

　　2、大型會議位次排列

　　大型會議實(shí)際上涉及到兩個(gè)問題。第一，主席臺上位次的排列;第二，與會者位次的排列。主席臺位次的排列，實(shí)際上是三個(gè)點(diǎn)，第一主席團(tuán)，就是臺上所有人怎么排;第二主持人;第三發(fā)言人。

　　(1)、主席臺位次排列

　　主席團(tuán)位次的排列，國內(nèi)外的做法差不多，首先是講前排高于后排，其次中央高于兩側(cè)，第三恐怕中外有別，政務(wù)禮儀是按照左高右低，就是左側(cè)的人的位置比右側(cè)的人位置高。

　　接著是關(guān)于會議主持者的位置，一般會議主持者的位置有三個(gè)講法，第一他是應(yīng)該坐在頭一排的，主席臺頭一排的;第二他可以坐在會議的第一排的居中的位置，是主席團(tuán)的頭一排的中間的位置;除此之外他還有一個(gè)位置可以坐，就是在頭一排的任意位置，是按照他的級別和職務(wù)可以排列的位置，當(dāng)然一般的情況下，重要的會議往往會請主持人居中坐的，以示會議的隆重和對主持人的正規(guī)，因?yàn)闀h的主持人實(shí)際上是會議的主席。

　　再者是發(fā)言人的位置，一般小型會議發(fā)言人可以在自己就坐的位置上發(fā)言，或站或坐，但是重要的大型的會議，一般強(qiáng)調(diào)發(fā)言人要起立發(fā)言，他的標(biāo)準(zhǔn)位置是有兩個(gè)。第一就是第一排的居中的位置，當(dāng)然有的時(shí)候這是主持人的位置，一般人不可能是去搶他的位置;第二按照我國的傳統(tǒng)做法，就是主席團(tuán)正前方居中的位置，發(fā)言席講壇一般是在主席團(tuán)前面的中間，當(dāng)然目前隨著國際交流的加速，我們有的時(shí)候也會參照國際會議的做法，國際會議的發(fā)言席實(shí)際上在主席團(tuán)的右前方。

　　(2)、與會者位次排列

　　參加會議的時(shí)候還有一個(gè)來賓的位置，就是群眾席、聽眾席，群眾席排列一般強(qiáng)調(diào)兩個(gè)辦法。第一個(gè)辦法是所謂自由擇坐，第二個(gè)辦法就是劃片兒就坐。劃片就坐一般是強(qiáng)調(diào)左高右低的，是按照部門的約定的排列順序、或者是按照拉丁字母的順序、或者是按照漢字筆劃的順序，從進(jìn)門方向的左側(cè)向右側(cè)排，這是豎排;還有一個(gè)辦法是橫排，從前排向后排排，這兩種辦法一般是交替使用的，這是位次排列的基本要求。

　　三、會風(fēng)的端正

　　(一)改進(jìn)會風(fēng)

　　反對形式主義;嚴(yán)格控制會議;禁止鋪張浪費(fèi)。

　　(二)提高效率

　　集中主題;改進(jìn)形式;壓縮內(nèi)容;限定時(shí)間。

　　(三)嚴(yán)守會紀(jì)

　　1. 遵守時(shí)間。其一，準(zhǔn)時(shí)到會。其二，正點(diǎn)開會。其三，限時(shí)發(fā)言。其四，到點(diǎn)散會。

　　2.維持秩序。其一，各就各位。其二，保持安靜。其三，遵守規(guī)定。

　　3.專心聽講。其一，一心一意。其二，支持他人。

　　乘車的禮儀

　　主要包括乘車時(shí)的座次與禮待他人等兩個(gè)方面的內(nèi)容。乘坐轎車與乘坐公共汽車、火車、地鐵時(shí)的座次，各有不同的講究。而轎車的類型不同，乘車時(shí)座次的排列便大為不同。

　　乘坐吉普車時(shí)，前排駕駛員身旁的副駕駛座為上座。車上其他的座次，由尊而卑，依次應(yīng)為：后排右座，后排左座。乘坐四排座或四排座以上的中型或大型轎車時(shí)，通常應(yīng)以距離前門的地遠(yuǎn)近來確定座次，離前門越近，座次越高;而在各排座位之上，則又講究“右高左低”，簡單地講，可以歸納為：由前而后，自右而左。

　　乘坐雙排座位或三排座轎車時(shí)，座次的具體排列，則又因駕駛員的身份不同，而具體分為下述兩種情況。

　　第一種情況，是由所乘轎車的車主親自駕駛轎車。在這種情況下，雙排五座轎車上其他的四個(gè)座位的座次，由尊而卑依次應(yīng)為：副駕駛座，后排右座，后排左座，后排中座。三排七座轎車上其他的六個(gè)座位的座次，由尊而卑依次應(yīng)為：副駕駛座，中排右座，中排中座，中排左座，后排右座，后排中座，后排左座。當(dāng)主人親自駕車時(shí)，若一個(gè)人乘車，則必須坐在副駕駛座上，若多人乘車，必須推舉一個(gè)人在副駕駛座上就座，不然就是對主人的失敬。

　　第二種情況，是由專職司機(jī)駕駛轎車。在這種情況下，雙排五座轎車上其他的四個(gè)座位的座次，由尊而卑依次應(yīng)為：后排右座，后排左座，后排中座，副駕駛座。三排七座轎車上其他的六個(gè)座位的座次，由尊而卑依次應(yīng)為：后排右座，后排左座，后排中座，中排右座，中排左座，副駕駛座。三排九座轎車上其他的八個(gè)座位的座次，由尊面卑依次應(yīng)為(假定駕駛座居左)：中排右座、中排中座、中排左座、后排右座、后排中座、后排左座、前排右座、前排中座。

　　根據(jù)常識，轎車的前排，特別是副駕駛座，是車上最不安全的座位。因此，按慣例，在社交場合，該座位不宜請婦女或兒童就座。而在公務(wù)活動中，副駕駛座，特別是雙排五座轎車上副駕駛座，則被稱為"隨員座"，循例專供秘書、翻譯、警衛(wèi)、陪同等隨從人員就座。

　　乘坐公共汽車、火車或地鐵進(jìn)，往往需要對號入座，座位可供選擇的余地并不太大。比較而言，有關(guān)座次的也相對較少�；疽�(guī)矩：臨窗的座位為上座，臨近通道的座位為下座。與車輛行駛方向相同的座位為上座，與車輛行駛方向相反的座位為下座。在有些車輛上，乘客的座位分列于車廂兩側(cè)，而使乘客對面而坐。應(yīng)以面對車門一側(cè)的座位為上座，上背對車門的一側(cè)的座位為下座。

　　在乘坐車輛時(shí)以禮待人的問題，應(yīng)注意下列三個(gè)方面的問題：

　　其一是上下車的先后順序。乘坐轎車時(shí)，按照慣例應(yīng)當(dāng)請位尊者首先上車，最后下車。位卑者則應(yīng)當(dāng)最后登車，最先下車。在轎車抵達(dá)目的地時(shí)，若有專人恭候在此，并負(fù)責(zé)拉開轎車的車門，則位尊者亦可率先下車。乘坐公共汽車、火車或地鐵時(shí)，通常由位卑者先上車，先下車。其目的是為了便于位卑者尋找座位，照顧位尊者。

　　其二，是就座時(shí)的相互謙讓。在相互謙讓座位時(shí)，除對位尊者要給予特殊禮遇之外，對待同行之人中的地位身份相同者，也要以禮相讓。倘若座位有尊有卑，座位所處的具體位置有好有壞，或者座位不夠時(shí)，應(yīng)當(dāng)請婦女、兒童、老年人、殘疾人或身體欠佳者優(yōu)先就座。即便對方不認(rèn)識自己，在必要的時(shí)候，也應(yīng)當(dāng)自覺地讓座于人。在讓座時(shí)，應(yīng)當(dāng)表現(xiàn)得大大方方、光明磊落、不要虛情假意。倘若對方讓座于自己，不論是否認(rèn)識，均須立即向?qū)Ψ街轮x。

　　其三，是乘車時(shí)的律已敬人。在乘坐車輛時(shí)，必須自覺地講究社會公德，遵守公共秩序。對于自己，處處嚴(yán)格要求。對于他人，時(shí)時(shí)要友好相待。

　　遞送名片禮儀

　　客人遞過來名片(用雙手的食指和拇指分別夾住名片的左右端遞過去) →主人雙手接收→認(rèn)真仔細(xì)地閱讀名片→然后放進(jìn)上衣上部的口袋對→方索要沒有名片時(shí)，委婉說明

　　名片遞交的順序：一般而言，身份地位低者、年輕人、客人主動遞交身份地位高者、年長者、主人

　　搭乘電梯禮儀

　　1、電梯沒有其他人的情況

　　在上司、女性之前進(jìn)入電梯，按住“開”的按鈕，再請他人進(jìn)入。到達(dá)目的地后，按住“開”的按鈕，請他人先下。

　　2、電梯內(nèi)有人時(shí)無論上下都應(yīng)上司、女性優(yōu)先。

　　電梯內(nèi):

　　⑴先上電梯的人應(yīng)靠后面站，以免妨礙他人乘電梯;

　�、齐娞輧�(nèi)不可大聲喧嘩或嘻笑吵鬧;

　�、请娞輧�(nèi)已有很多人時(shí)，后進(jìn)的人應(yīng)面向電梯門站立。