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規(guī)范秘書儀表禮儀
秘書是一個古老的職業(yè)和工作門類,當(dāng)人類擺脫了原始狀態(tài)而逐步走向文明的時候,人類的言談舉止也從日常的行為準(zhǔn)則逐漸演變成了現(xiàn)代的禮儀規(guī)范 。作為秘書人員,他身上所展現(xiàn)的禮儀規(guī)范,更能體現(xiàn)秘書人員自身的文化素養(yǎng)、精神風(fēng)貌、工作態(tài)度、文明道德。一位秘書,如果學(xué)習(xí)禮儀、講究禮儀、應(yīng)用禮儀,才能給人們留下深刻的印象,圓滿地做好工作,從而樹立良好的個人和企業(yè)集體的形象。
秘書禮儀是秘書人員在履行公務(wù),進(jìn)行社會交往的過程中應(yīng)該遵守的禮儀規(guī)范或準(zhǔn)則,它是秘書修養(yǎng)的一項重要內(nèi)容,也是秘書應(yīng)具備的基本素質(zhì)。禮儀作為一種規(guī)范、程序,一方面對秘書人際關(guān)系模式起著規(guī)范、約束和及時調(diào)整的作用,另一方面往往又可通過某些禮儀形式、禮儀活動完成化解矛盾,建立新關(guān)系模式的任務(wù)。秘書人員一個動人的微笑,一句暖心的話語,都有可能對對方產(chǎn)生重要的心理影響,有利于建立良好的人際關(guān)系,促進(jìn)相互問的交流與合作,從而提高秘書工作績效。所以秘書人員在實施禮儀時應(yīng)該分別從儀表、談吐、體態(tài)、禮節(jié)等方面進(jìn)行具體規(guī)范和要求。
1 秘書的儀表
秘書的儀表是一種無聲的語言,它反映了秘書人員的修養(yǎng)、性格等內(nèi)在特征,會在交往初始階段給人以美好的印象。
秘書的儀表主要包括在秘書服飾和秘書美容兩方面。秘的服飾的要求要整潔大方、整體和諧、展示個性。而秘書的美容是指在儀表的整理方面,直注意發(fā)型的要求與選擇、麗容的清沽與護(hù)理、保持口腔清潔保持于的清潔、服裝鞋殊的漿沽等;還要在臉部化妝禮儀方面,應(yīng)注意不同場合的化妝,注意小在公眾場合化妝,不在異性面前化妝上班時不宜使用濃重型化妝品。
2 秘書的談吐
談吐是人們在一定的語境中運用口頭語言的交際活動,它應(yīng)符合語言交際的禮儀規(guī)范,給人以美的感受。秘書的談吐就是秘書通過尊重、友善、得體的信息傳遞,使交往雙方取得理解、協(xié)調(diào)和適應(yīng),以有效實現(xiàn)秘書活動的目標(biāo)。
秘書的談吐首先應(yīng)以“曉之以禮,動之以情.適合語境,運用得體,機(jī)動靈活,注重實效”為基本原則。其次是秘書的禮貌用語,根據(jù)表達(dá)的語意不同,秘書人員要用好各種問候語、稱謂語、請托語、致謝語、祝賀語和告別語等。最后是秘書的交談?wù)Z,交談?wù)Z是秘書社交中的主要言語形式,是傳遞信息、溝通情感、取得良好交際效果的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。秘書與人交談時應(yīng)做到:注意傾聽;親切自然;語調(diào)平和;互相交流;談話禁忌。
3 秘書的體態(tài)
體態(tài)是在人際交往中各種身體姿勢的總稱。秘書的體態(tài)是秘書在交往活動中的一種非語言形式,具有表露、替代和輔佐功能。
秘書的站姿。其基本要求是挺直、均衡、靈活。秘書人員在正式場合一定要避免不良的站姿,具備挺直如松的氣度。
秘書的坐姿。秘書人員要有良好的坐姿.達(dá)到“坐如鐘”的要求。
秘書的走姿。正確的走姿是:輕而穩(wěn),胸要挺,頭抬起,兩眼平視,步度和步位合乎標(biāo)準(zhǔn)。
秘書的手勢。手勢是一種動態(tài)的無聲體態(tài)語言,能夠傳達(dá)豐富的感情,如招手致意、揮手告別、握手問好、擺手拒絕、拍手稱贊、拱手答謝等。
秘書的目光。秘書與人交往要目光平和親切,目光虛化;在交往中要注意凝視、斜視、膘視、瞥視等不同方式的運用;在交往中要注意目光注視的時問與部位。
避免不雅的儀態(tài)。秘書在公共場合,不要當(dāng)眾搔癢;要防止發(fā)自體內(nèi)的各種聲響;交談中應(yīng)避免不雅動作。
4 秘書常用禮節(jié)
人與人相互溝通,建立關(guān)系是從介紹開始的。因而,介紹禮節(jié)是一種最基本的交往禮節(jié)。
4.1介紹
介紹一般有介紹他人和自我介紹兩種。介紹他人時,首先應(yīng)把男士介紹給女士,把年輕者介紹給年長者,把身份地位低者介紹給身份地位高者介紹的語言要準(zhǔn)確簡練、恰到好處。自我介紹時,應(yīng)先問候?qū)Ψ?待對方將注意力集中過來時,再向?qū)Ψ浇榻B自己的姓名、身份和工作單位等。自我介紹的語言要簡單明了、謙恭得體,切忌噦唆冗長、盛氣凌人。
4.2名片
名片是個人交際或送給友人作紀(jì)念的一種介紹性媒介物秘書在工作和交際中,應(yīng)當(dāng)懂得名片交換的禮節(jié)。首先,名片應(yīng)從名片夾內(nèi)抽出,名片夾最好放在上衣胸口的口袋里。名片最好站著用雙手遞給對方(地位低的人或來訪的人要先遞上名片)在接到對方名片時,應(yīng)先仔細(xì)看一遍。在談話中,不可折對方的名片或任意丟棄在桌上,更不可在名片上面壓上別的東西。
4.3握手
握手是人際交往最通行、最常見的禮節(jié)。其方式有多種,包括支配式握手、謙恭式握手、對等式握手、雙握式握手、“死魚”式握手、捏手指式握手、拉臂式握手、摳手心式握手等。握手時應(yīng)該注意:握手時應(yīng)自然大方;注意社交場合,一般應(yīng)由主人、年長者、身份地位高者、女士先伸手;握手時用力應(yīng)適度,不輕不重恰到好處;同多人握手時,不要交叉握手;握手的時間長短因人而異;握手時伸出的手應(yīng)當(dāng)是潔凈的;握手還應(yīng)講究遠(yuǎn)與近的禮節(jié)。
4.4致意
致意是一種常用的禮節(jié),一般采用舉手致意、點頭致意、欠身致意、脫帽致意等方式。鞠躬是彎腰行禮,表示對他人敬重的一種禮節(jié),一般小禮鞠躬即可,大禮則要行三鞠躬。送禮是一種表示感謝、祝賀、慰問、紀(jì)念的一種物質(zhì)表現(xiàn)形式。秘書因工作或社交需要給人送禮時,應(yīng)考慮到禮品的思想性、藝術(shù)性、趣味性、實用性、紀(jì)念性和針對性,應(yīng)注意:首先,要根據(jù)對方的職業(yè)、年齡、興趣愛好等特點來選擇適合的禮品;其次,送禮要注重實用與審美相結(jié)合的原則;并且還要通過禮品傳達(dá)主人對客人美好的祝愿、長久的友誼等積極的寓意;最后對禮品一定要進(jìn)行必要的包裝。
5 秘書活動禮儀
秘書活動禮儀主要表現(xiàn)在迎來與送往、典禮與儀式、宴請與赴宴方面。
接待本地來訪客人是秘書的日常工作,它包括歡迎來賓,引導(dǎo)方式和送別客人等主要環(huán)節(jié)每個環(huán)節(jié).秘書都應(yīng)講究禮儀。其中,送別客人時要注意:客人告辭前,不要頻繁看表或東張西望;送客時不能坐著不動,毫無表示;把客人送出門后,切忌立即把門“砰“的一聲關(guān)上;如果是自己驅(qū)車前來的客人,應(yīng)將客人送至車前;送別客人前,應(yīng)注意檢查并提醒客人別忘記帶走自己的衣物。
典禮是為隆重慶祝某項重要事件而舉行的各種禮節(jié)儀式,而儀式是為組織某項重要活動而規(guī)范的禮節(jié)和程序。典禮與儀式具有形式正規(guī)、色彩隆重、氣氛熱烈的特點。典禮與儀式的常見類型有節(jié)日慶典、開工竣工典禮、開業(yè)開幕典禮、簽字儀式、發(fā)獎授勛儀式、閱兵式、分列式等。秘書人員組織典禮和儀式,應(yīng)著重做好組織接待工作以及安排專人接待新聞記者,為他們提供方便宴請與赴宴是社交中的一項重要活動。
秘書組織安排宴會或陪同領(lǐng)導(dǎo)赴宴都應(yīng)注重宴請禮儀和赴宴禮儀。
宴請禮儀要注意:明確宴清的目的、規(guī)格和種類;確定宴請時間、范圍和菜單;制作、發(fā)送請柬;進(jìn)餐位次排列;迎送賓客。
赴宴禮儀要注意:
(1)答復(fù)。接到宴會邀請,無論能否出席要盡早答復(fù)對方。
(2)核對。噓邀出席宴請活動之前,要核對宴請的主人,宴請的時問地點等。
(3)服裝。應(yīng)整沽大方。
(4)出席。出席宴會一般以正點到達(dá)為好,早到或遲到都是不禮貌的。
(5)取菜。取菜時一次不要盛得過多,等盤中的菜吃完后再取
(6)進(jìn)食進(jìn)食時要文雅,避免發(fā)出聲響。
(7)交談。無論是主人、陪客或賓客,都應(yīng)與同桌交談,特別是鄰座。
(8)祝酒。宴會上相瓦敬酒表示友好,活躍氣氛,但忌喝酒過量
(9)寬衣。在正式宴會廳內(nèi),不能當(dāng)眾解扣脫衣
(10)餐具的使用。中餐一般都用筷子,西餐一般使用刀叉。刀叉的使用是右手持刀,左手持叉。
(11)告辭。告辭時要與主人打招呼,對主人的盛情款待表示十分滿意和誠摯的感謝,然后握手告別。
秘書禮儀是一種綜合素質(zhì)的體現(xiàn),遠(yuǎn)不是懂外語、會電腦、人漂亮就能夠勝任禮儀工作的。它的文化內(nèi)涵十分精深,并總是與時俱進(jìn)。秘書人員必須不斷學(xué)習(xí),不斷提高,才能游刃有余地做好禮儀工作,為社會的物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)發(fā)揮更大作用。
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