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在辦公室收發(fā)即時消息的7個禮儀技巧
對很多員工來說，那是日常通訊的一部分，并且能讓他們快速的從一個任務(wù)轉(zhuǎn)到另一個工作任務(wù)之中。以下是一些禮儀專家對這種流行的自動彈出的交流方式的一些建議！
在辦公室收發(fā)即時消息的7個禮儀技巧
要注意通訊信息的選項(xiàng)設(shè)置
在你通過即時消息聯(lián)系某人之前問問人家喜歡什么樣的溝通方式--電話、電子郵件或是即時消息�！坝行┩驴赡軙X得即時消息非常實(shí)用，而有些人可能會覺得那會分散注意力而且很煩人，”禮儀專家托馬斯·法利說。
要非常非常簡潔
即時消息并不適合鋪開敘述深刻的思想�！凹磿r消息的好處在于快速節(jié)省時間。而它的劣勢則是會讓我們的溝通方式變得松懈，”德克薩斯議會學(xué)校的所有人戴安娜·古茲曼說。
告訴人們你是否有空
你完全可以通過設(shè)定自己的狀態(tài)避免因被打擾而生某人的氣，或者因?yàn)楹雎粤思磿r消息而疏遠(yuǎn)了某人這些情況的發(fā)生。“根據(jù)你當(dāng)天的工作安排來設(shè)定你的即時消息狀態(tài)——‘沒在座位’或‘忙碌中’的自動消息回復(fù)會讓發(fā)消息的人知道你不能馬上進(jìn)行回復(fù)，”法利說。
不要使用笑臉
要用你在電子郵件中所使用的相同的語法和標(biāo)點(diǎn)--這是非常重要的�！芭紶柺褂每s寫是可以的，但請不要在工作中使用口語式的方式或傻乎乎的表情，”古茲曼說。
永遠(yuǎn)不要發(fā)送任何你不能大聲讀出來的東西
你不會通過工作電話說一些你不希望讓同事或老板聽到的事情。法利建議說，在使用即時消息的時候也要完全遵照這個原則。其他人能很容易的從你身后看到你正在說的話，而且也很有可能你會不經(jīng)意的把消息發(fā)錯人。
耐心等待回應(yīng)
即時消息能馬上送達(dá)，但并不意味著你就能馬上收到回復(fù)。“如果你沒有收到即時消息的回復(fù)，不要發(fā)送挑釁性的消息，比如‘嘿?’，可能你在發(fā)送消息的時候是微笑著的，但對方看不到你的表情，很有可能猜測你的語氣是消極的，”古茲曼說。
不要使用憤怒的即時消息短語
通過即時消息或電子郵件吵架，會留下太多引起誤解的可能。“如果你在工作中收到了負(fù)面的回復(fù)或粗魯?shù)募磿r消息，建議你馬上進(jìn)行面對面的溝通(通過skype)或打電話給對方。因?yàn)楸鎰e肢體語言和語音語調(diào)比較容易，這最終能化解或解決沖突，”古茲曼說。
在辦公室收發(fā)即時消息的禮儀技巧
語氣助詞要慎用
微信溝通時，大家經(jīng)常會帶一些語氣助詞，比如哈哈、嘿嘿、呵呵、HOHO、暈、倒、啊等，但是你有沒有想過，手機(jī)另一端的人看了這些詞匯后，會有什么感覺?
有專門機(jī)構(gòu)針對QQ聊天做過兩次網(wǎng)絡(luò)調(diào)查，一次為單選調(diào)查，一次為多選調(diào)查，調(diào)查標(biāo)題為“當(dāng)你的網(wǎng)友說下面哪個詞時，你最想抽他”。
結(jié)果在單選調(diào)查中有64%的人選擇了“呵呵”，在多選調(diào)查中有40%的人選擇了“呵呵”�！昂呛恰边@個詞高票當(dāng)選，也就是說當(dāng)你和你的QQ好友不停的說“呵呵”時，有大部分人會不高興的。
同樣微信也是通過一種IM工具，如果你頻繁的使用“呵呵”，對方也會不高興的。這個調(diào)查意味著什么呢，意味著如果你和客戶溝通時如果用錯了詞匯，讓對方有想抽你的沖動，那你是絕對成交不了的。
熟悉的朋友之間使用這些詞匯還可以理解，如果作為商務(wù)溝通，招攬客戶則肯定不合適。
圖片表情要慎發(fā)
表情是大家在聊天中最喜歡用的元素之一，一個恰當(dāng)?shù)谋砬槟軌蚱鸬秸{(diào)節(jié)關(guān)系，緩和氣氛的作用，但同語氣助詞一樣，不適當(dāng)?shù)氖褂帽砬�，同樣會使別人產(chǎn)生不愉快的心理感受。所以大家在用表情時盡量不要用那些可能會引起別人抵觸情緒、讓人反感，或是降低自己形象的圖片。一些低俗的圖片更是不能用。
聊天速度要適當(dāng)
在微信上溝通交流時，主要通過打字進(jìn)行，這就涉及聊天速度的問題。在這個問題上，應(yīng)該本著“就慢不就快”的原則。
比如對方一分鐘打20字，而我們一分鐘能打120字，這時候就要遷就一下對方，按著對方的節(jié)奏交流。否則對方跟不上我們的思路，使溝通產(chǎn)生障礙。
而且從心理學(xué)的角度來說，對方有話說不出來，只能看著我們滔滔不絕地打字，感覺會非常難受。除了聊天速度外，還要注意回復(fù)速度。回復(fù)對方的速度要適中，不能過快，也不能過慢，比如對方問了一個他認(rèn)為很重要的問題，那即使我們知道答案，也不要馬上回復(fù)。否則對方就有可能會感覺我們對這個問題不夠重視，敷衍了事。
回復(fù)要及時
顧客不知道什么時候就發(fā)來一條信息，對于他此時來說肯定是希望你最快的速度回復(fù)他，解決他的問題。因此我們的工作人員一定要及時回復(fù)，這是對他最大的尊重。
如果人家等了很長時間都沒有接到你的回復(fù)，那是什么感覺，肯定認(rèn)為你對他不夠重視，甚至認(rèn)為你們的公司也就一般，可能直接導(dǎo)致這個客戶就失去了。
還有些顧客可能會晚上發(fā)信息，如果有條件我們需要每天晚上有客服人員值班，如果沒有條件也得在關(guān)鍵詞回復(fù)中告訴顧客我們會及時回復(fù)的，讓客戶知道這是下班時間。
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