時間是物質(zhì)運(yùn)動的順序性和持續(xù)性,其特點(diǎn)是一維性,是一種特殊的資源。
時間的四項獨(dú)特性:
(1)供給毫無彈性:時間的供給量是固定不變的,在任何情況下不會增加、也不會減少,每天都是24小時,所以我們無法開源。
(2)無法蓄積:時間不象人力、財力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲藏。不論愿不愿意,我們都必須消費(fèi)時間,所以我們無法節(jié)流。
(3)無法取代:任何一項活動都有賴于時間的堆砌,這就是說,時間是任何活動所不可缺少的基本資源。因此,時間是無法取代的。
(4)無法失而復(fù)得:時間無法象失物一樣失而復(fù)得。它一但喪失,則會永遠(yuǎn)喪失;ㄙM(fèi)了金錢,尚可賺回,但倘若揮霍了時間,任何人都無力挽回。
寫下你每天必須做的最重要的各項工作,先從最重要的那一項工作做起,并持續(xù)地做下去,直到完成該項工作為止。重新檢查你的辦事次序,然后著手進(jìn)行第二項重要的工作。倘若任何一項著手進(jìn)行的工作花掉你整天的時間,也不用擔(dān)心。只要手中的工作是最重要的,則堅持做下去。假如按這種方法你無法完成全部的重要工作,那么即使運(yùn)用任何其它方法,你也同樣無法完成它們,而且倘若不借助某一件事的優(yōu)先次序,你可能甚至連哪一種工作最為重要都不清楚。將上述的一切變成你每一個工作日里的習(xí)慣。當(dāng)這個建議對你生效時,把它提供給你的部屬采用”。
不做計劃的人只是消極地應(yīng)付工作,他將處于受擺布的地位;做計劃的則是有意識地支配工作,處于主動的地位、并提高工作效率。
由于目標(biāo)中擬定假設(shè)的客觀環(huán)境發(fā)生變動,計劃與事實(shí)常常難以趨于一致,所以我們必須定期審察我們的目標(biāo)與計劃,做出必要的修正,尋找最佳途徑。但如果是處于無計劃的引導(dǎo),則一切行動將雜亂無章,最終走進(jìn)死胡同。
工作缺乏計劃,將導(dǎo)致如下惡果:
1、目標(biāo)不明確;
2、沒有進(jìn)行工作歸類的習(xí)慣;
3、缺乏做事輕重緩急的順序;
4、沒有時間分配的原則。
時間管理的六項基本原則:
1、明確目標(biāo);
2、有計劃、有組織地進(jìn)行工作;
3、分清工作的輕重緩急;
4、合理地分配時間;
5、與別人的時間取得協(xié)作;
6、制定規(guī)則、遵守紀(jì)律。
一個目標(biāo)應(yīng)該具備以下五個特征才可以說是完整的:具體的(specific)、可衡量的(measurable)、可達(dá)到的(attainable)、相關(guān)的(relevant)、基于時間的(time-based),有計劃、有組織地進(jìn)行工作。
所謂有計劃、有組織地進(jìn)行工作,就是把目標(biāo)正確地分解成工作計劃,通過采取適當(dāng)?shù)牟襟E和方法,最終達(dá)成有效的結(jié)果。
體現(xiàn)在以下五個方面:
1、將有聯(lián)系的工作進(jìn)行分類整理。
2、將整理好有各類事務(wù)按流程或輕重緩急加以排列。
3、按排列順序進(jìn)行處理。
4、為制定上述方案需要安排一個考慮的時間。
5、由于工作能夠有計劃地進(jìn)行,自然也就能夠看到這些工作應(yīng)該按什么次序進(jìn)行,各哪些是可以同時進(jìn)行的工作。
究竟該怎樣做計劃呢?大致的步驟如下:
1、確立目標(biāo);
2、探尋完成目標(biāo)的各種途徑;
3、選定最佳的完成方式;
4、將最佳途徑轉(zhuǎn)化成月/周/日的工作事項;
5、編排月/周/日的工作次序并加以執(zhí)行;
6、定期檢查目標(biāo)的現(xiàn)實(shí)性以及完成目標(biāo)的最佳途徑的可行性。