一、背景與意義

　　文秘是一種綜合性極強(qiáng)，涉及領(lǐng)域甚廣的職業(yè)，大到國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位，小到地方私營企業(yè)都少不了文秘工作。近幾年秘書專業(yè)畢業(yè)生數(shù)量也呈不斷上升之勢，并且對秘書人才素質(zhì)的需求越來越高，但是文秘專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生專業(yè)知識不扎實(shí);個(gè)人能力水平低，動手實(shí)踐能力不強(qiáng);綜合素質(zhì)不高，難以勝任機(jī)關(guān)、企業(yè)所招聘職位的需求。并且剛畢業(yè)的學(xué)生大多有浮躁，急功近利，想拿高工資，謀求高職位的不健康的就業(yè)心態(tài)，而不滿意文秘的工作崗位。對自己的工作崗位沒有清晰的規(guī)劃，不知道該做什么，該怎么做。

　　近年來，企業(yè)、機(jī)關(guān)對新近畢業(yè)的文秘專業(yè)畢業(yè)生的專業(yè)知識、知識層面、工作效率、道德素養(yǎng)、綜合素質(zhì)等不盡滿意，文秘專業(yè)的畢業(yè)生面臨嚴(yán)峻的“就業(yè)寒冬”。文秘專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生就業(yè)難，而企業(yè)難招聘到符合企業(yè)本身發(fā)展需要的文秘工作人。

　　所以文秘專業(yè)的大學(xué)生應(yīng)該要提高自己的專業(yè)知識、知識層面、工作效率、道德素養(yǎng)、綜合素質(zhì)等方面的才能，樹立先就業(yè)，再擇業(yè)的正確就業(yè)心態(tài)，按部就班，一步一個(gè)腳印在激烈競爭的社會占有一席之地。

　　二、內(nèi)容

　　文秘工作是圍繞辦文、辦事、辦會開展工作的。對文書信函，新聞稿撰寫，有需要的文字材料的準(zhǔn)備和起草工作，對文書、文件的辦理處理，文書、文件的打印、制作、收發(fā)、傳遞，立卷及歸檔。

　　從事文秘工作的人的終極目標(biāo)是高級秘書，也就是通常所說的辦公室主任或秘書長、其次是秘書、助理，最后是文員，文員是從事文秘工作的人的初次擇業(yè)崗位。

　　文秘人員應(yīng)該要有多角化才能，懂得一國甚至兩國以上的語言，具有一定的語言處理能力和計(jì)算機(jī)技能。組織能力，文秘不僅一個(gè)職位，更是一個(gè)組織者，要為各種會議和活動作計(jì)劃，并落實(shí)安排。同時(shí)，還需要應(yīng)付一大堆的工作日記、計(jì)劃表、文件和電子檔案。溝通能力，文秘人員需要和老板、同事以及客戶打交道，要善于協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外部的關(guān)系。獲取新知識的能力，文秘人員必須通過繼續(xù)深造來不斷增長知識和提高技能，特別是在辦公技術(shù)方面，需要跟上計(jì)算機(jī)應(yīng)用的發(fā)展步伐。團(tuán)隊(duì)合作能力，文秘人員要參加到許多實(shí)際項(xiàng)目中去，要收集信息，要督促團(tuán)隊(duì)努力工作。

　　作為文秘人員還應(yīng)該在實(shí)際工作中不斷吸取經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)更多的知識和技能。

　　三、方案

　　沒有人一蹴而就，都需要自己一步一個(gè)腳印，文秘工作猶如是。

　　一、初次擇業(yè)崗位

　　初級文秘--辦公室文員、主管助理

　　工作任務(wù)：擬寫，收文、發(fā)文處理，文檔管理，會議前籌劃、會議中服務(wù)和會議后落實(shí)，辦公室日常接待，辦公室日常事務(wù)管理，辦公用品與設(shè)備的使用和管理，辦公環(huán)境管理。

　　職業(yè)技能：

　　1、擬寫事項(xiàng)性通知、商洽函、傳真稿、備忘錄、請柬、邀請信、賀信、感謝信以及各類型的啟事。

　　2、對文書進(jìn)行立卷歸檔;

　　4、按要求發(fā)送會議通知，制作會議證件和指示標(biāo)識，預(yù)定會議室，預(yù)定并確認(rèn)會議住宿，確定最終參會人員;

　　5、按要求接站，完成簽到工作，引導(dǎo)與會人員就座;

　　6、安排與會人員返程，清退會議文件資料，整理會議室;按要求簽收、拆封、登記和分發(fā)文書;

　　7、確定歸檔范圍

　　8、按外企的職業(yè)要求著裝，接打電話，迎送來訪者，招待來訪者設(shè)計(jì)、填寫接待記錄與電話記錄表;

　　9、安排會議室，安排用車，處理郵件;

　　10、發(fā)放辦公用品，使用打印機(jī)打印文檔，使用傳真機(jī)收、發(fā)文件并對結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)，使用復(fù)印機(jī)復(fù)印文件，碎紙機(jī)銷毀文件;

　　11、維護(hù)接待室、會議室等相關(guān)公共區(qū)域的環(huán)境，維護(hù)上司的辦公室環(huán)境及本人的辦公環(huán)境

　　要有優(yōu)良的組織、溝通能力，流利的英語聽說讀寫能力，熟練的計(jì)算機(jī)操作技巧，行為舉止大方、談吐文雅、文明禮貌是文秘人員要具有的基本素質(zhì)。作為文秘專業(yè)的畢業(yè)生，在大學(xué)教室上聽說讀寫的專業(yè)訓(xùn)練和實(shí)際操作必須懂得以外，還要做到以下幾點(diǎn)：

　　1、取得CET4、6級證書，作為文秘專業(yè)的學(xué)生不僅要掌握文秘專業(yè)的技能還要在此基礎(chǔ)要學(xué)習(xí)英語。因?yàn)殡S著國際化，機(jī)關(guān)企業(yè)少不了與國際接軌，懂得英語，會應(yīng)用英語成為文秘專業(yè)的一項(xiàng)技能要求，會英語、懂英語、會用英語，取得CET4、6級證書會成為文員的閃光點(diǎn)。

　　2、取得計(jì)算機(jī)辦公軟件中級證書;

　　2、多閱讀，作為文員怎樣才能增加自己聽說讀寫的能力，那無疑就是讓自己多閱讀，多看書，并且多看應(yīng)用文寫作的書，這對文員的工作很有幫助。

　　3、熟悉地圖和交通，作為文員會經(jīng)常有需要的采買、預(yù)定、接送，熟悉路線和交通會很有用處。

　　4、多參加機(jī)關(guān)企業(yè)組織的各種活動，讓自己在實(shí)踐中學(xué)習(xí)到為人處世的知識和經(jīng)驗(yàn)。

　　5、與周圍同事搞好關(guān)系，會讓工作事半功倍。

　　二、再次擇業(yè)崗位

　　中級文秘--經(jīng)理助理、秘書

　　工作任務(wù)：商務(wù)文書擬寫、文檔管理、會議前籌劃、會議中服務(wù)和會議后落實(shí)、辦公室日常事務(wù)管理、辦公環(huán)境管理、商務(wù)活動實(shí)施、信息管理。

　　職業(yè)技能：

　　1、擬寫會議紀(jì)要、意見、合同、可行性研究報(bào)告;

　　2、制訂檔案管理制度，選擇檔案管理模式;

　　3、擬訂會議策劃方案，審核會議的籌劃方案，組織與培訓(xùn)會議工作人員;

　　4、主持會議，督查會議決議的落實(shí);

　　5、管理團(tuán)隊(duì)，陪同協(xié)助上司工作，擬訂調(diào)研方案并組織實(shí)施;

　　6、實(shí)施并監(jiān)管組織的安全運(yùn)營，評估辦公環(huán)境管理狀況

　　7、安排參觀活動、簽字儀式、典禮儀式、展覽活動、商務(wù)談判、招商活動;

　　8、利用信息輔助決策，制訂信息工作制度。

　　中級秘書，作為機(jī)關(guān)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的助手，只有單單的專業(yè)技能是不能勝任的，在這個(gè)階段也恰恰是作為文秘人員的發(fā)張階段。知識，以及各方素養(yǎng)也應(yīng)該增長。作為中級秘書是為上級分擔(dān)工作的，除了秘書必須具備的聽說讀寫能力外

　　還要學(xué)習(xí)和增長一下幾方面的知識和能力：