職業(yè)秘書(shū)作為一種新興高級(jí)白領(lǐng)職業(yè),需要較高的素養(yǎng),因?yàn)樗粌H需要處理各種事務(wù),還需要自我管理、代替老總實(shí)施管理以及管理老總。做到這些并不容易,有些職業(yè)秘書(shū)的權(quán)利堪比老總,新時(shí)期高級(jí)職業(yè)秘書(shū)應(yīng)做到會(huì)三術(shù)、擅六道。
所謂三術(shù),是指職業(yè)秘書(shū)應(yīng)會(huì)用守德術(shù)、權(quán)謀術(shù)、變通術(shù)。
守德術(shù)包括兩個(gè)方面,一是職業(yè)秘書(shū)自身重德修養(yǎng),中組部新時(shí)期選人標(biāo)準(zhǔn)定為“德才兼?zhèn)洌缘聻橹?rdquo;,可見(jiàn)德之重要性,自身德行不好,領(lǐng)導(dǎo)不信任,自然一事無(wú)成。另一個(gè)方面,是幫領(lǐng)導(dǎo)守德,秘書(shū)的形象有時(shí)候就是領(lǐng)導(dǎo)形象的門臉和延續(xù),秘書(shū)的行為不檢點(diǎn),將直接影響領(lǐng)導(dǎo)的形象和威信,電視劇中領(lǐng)導(dǎo)好見(jiàn)、小鬼難過(guò)就是沒(méi)有替領(lǐng)導(dǎo)守好德。
權(quán)謀術(shù),擅用權(quán)謀是秘書(shū)的重要職責(zé),雖然秘書(shū)沒(méi)有直接的行政權(quán)力,但是參謀建議的作用不可小覷。秘書(shū)必須注意使自己的言行符合角色規(guī)范,做到既尊重領(lǐng)導(dǎo)、堅(jiān)決執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示,又不迷信盲從,始終把為領(lǐng)導(dǎo)提供有價(jià)值的決策依據(jù)及參謀意見(jiàn)作為自己的重要職責(zé)。要深刻領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖。要“參”到點(diǎn)子上,“謀”到關(guān)鍵處,必須準(zhǔn)確理解和把握領(lǐng)導(dǎo)意圖。要善于通過(guò)間接或者直接方式,把領(lǐng)導(dǎo)的所思所想、所籌所劃弄清楚,做到既能按領(lǐng)導(dǎo)意圖正確“發(fā)揮”,又不自作聰明,越殂代庖。
變通術(shù),凡事要學(xué)會(huì)變通,有些事情領(lǐng)導(dǎo)不好變通,秘書(shū)就要學(xué)會(huì)變通,比如擋駕,領(lǐng)導(dǎo)不想見(jiàn),要想好理由進(jìn)行變通;又比如某些人想通過(guò)秘書(shū)送禮品,既要保持原則予以拒絕,又要合情合理不傷感情;最難處理的可能是領(lǐng)導(dǎo)的私事,既要妥善處理,還需不留痕跡,有些事情既要辦,還不能以領(lǐng)導(dǎo)的名義,這就需要秘書(shū)學(xué)會(huì)周旋變通。
所謂六道是指眼道、手道、心道、腿道、腦道、嘴道。
眼道要毒:能洞察領(lǐng)導(dǎo)的意圖,透過(guò)領(lǐng)導(dǎo)的言語(yǔ)和行為,看到領(lǐng)導(dǎo)的做事風(fēng)格和行為意向,提前做好各項(xiàng)鋪墊工作和準(zhǔn)備工作;能讀出領(lǐng)導(dǎo)的喜怒哀樂(lè),給他營(yíng)造一個(gè)適合他心情的氛圍,做到喜則放縱哀則勸慰,既能識(shí)趣又能巧安排。
手道要勤:擅書(shū)會(huì)記,一方面要如實(shí)記錄領(lǐng)導(dǎo)的思想精髓和發(fā)言精華,整理總結(jié)領(lǐng)導(dǎo)各方面的語(yǔ)錄和管理思想,形成或推廣一些領(lǐng)導(dǎo)的特殊文化;另一方面要會(huì)摘抄記錄領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的時(shí)事或是喜歡的文章、評(píng)論等,以備領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)作之用,如果領(lǐng)導(dǎo)有剪報(bào)的習(xí)慣就i更好了,幫助他整理就好了。如果只是一個(gè)概念性的東西,則需要不斷搜集和摸索領(lǐng)導(dǎo)需求。
心道要廣:心胸寬廣方能成就大事,領(lǐng)導(dǎo)雖居高位,但方是食煙火之人,難免有些斥責(zé)、抱怨或是小氣之舉,秘書(shū)如果心胸狹隘,覺(jué)得你的俸祿比我高,權(quán)位比我重,還這般小氣,豈不心理不平衡?但是往往格局決定結(jié)局,你的心胸要在領(lǐng)導(dǎo)之上,方能學(xué)滿五車、乘云直上,成就大業(yè)。
腿道要快:領(lǐng)導(dǎo)做事情,有些急事要急辦,腿慢了肯定不行。但有些秘書(shū)說(shuō),我太快了,領(lǐng)導(dǎo)有時(shí)候會(huì)變化。其實(shí),那沒(méi)有關(guān)系,即使錯(cuò)了,領(lǐng)導(dǎo)也買你的賬;但是有些事情領(lǐng)導(dǎo)交待的時(shí)候就含糊或是比較推脫,則要適時(shí)判斷,做好區(qū)分。
腦道要全:思維要縝密,想法要周全,用腦子想問(wèn)題做事情。學(xué)會(huì)和領(lǐng)導(dǎo)探討做事風(fēng)格,有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡把事情程序化,所以要學(xué)會(huì)編程序。善于把握領(lǐng)導(dǎo)的思維模式和習(xí)慣,把問(wèn)題想在前面,把困難擺出來(lái),周密策劃好各類事情,計(jì)算好各類風(fēng)險(xiǎn),把該想到的想到,剩下的事情,是把問(wèn)題聚焦,請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)定奪。
嘴道要嚴(yán):要懂得什么該說(shuō),什么不該說(shuō)。什么話說(shuō)得明確,什么話說(shuō)得模糊。說(shuō)話是藝術(shù),既要有演講家的魅力,又要有發(fā)言人的嚴(yán)謹(jǐn),要做到言之有據(jù)、收放自如。
其實(shí),三術(shù)也好,六道也罷,不過(guò)是職業(yè)秘書(shū)生涯的一點(diǎn)點(diǎn)悟道,做好職業(yè)秘書(shū)的關(guān)鍵是把焦點(diǎn)放在領(lǐng)導(dǎo)身上,關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)要像關(guān)注自己的產(chǎn)品或是關(guān)心自己的孩子,摸透脾氣和秉性,替他打好外圍,秘書(shū)工作也就爐火純青了。