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簡(jiǎn)單工作十法
你是不是從早忙到晚,感覺自己一直被工作追著跑?但你的忙亂也許不是因?yàn)楣ぷ魈,而是因(yàn)闆]有重點(diǎn),目標(biāo)不清楚,所以才讓工作變得越來越復(fù)雜,時(shí)間越來越不夠用。一天只有1440分鐘,在信息龐雜、速度加快的職場(chǎng)環(huán)境里,我們必須在越來越少的時(shí)間內(nèi),完成越來越多的事情。
在如今越來越復(fù)雜與緊湊的工作步調(diào)中,“保持簡(jiǎn)單”是最好的應(yīng)對(duì)原則。“簡(jiǎn)單”來自清楚的目標(biāo)與方向,你知道自己該做哪些事,不該做哪些事。
現(xiàn)代人工作變得復(fù)雜而沒有效率的最重要原因就是“缺乏焦點(diǎn)”。因?yàn)椴磺宄繕?biāo),總是浪費(fèi)時(shí)間重復(fù)做同樣的事情或是不必要的事情;遺漏了關(guān)鍵的信息,卻在不重要的信息上浪費(fèi)了太多的時(shí)間;抓不到重點(diǎn),必須反復(fù)溝通同樣的一件事情。
以下就是10種最實(shí)用的、最簡(jiǎn)單的工作方法。
1.搞清楚工作的目標(biāo)與要求,可避免重復(fù)作業(yè),減少錯(cuò)誤的機(jī)會(huì)
你必須理清的問題包括:我現(xiàn)在的工作必須做出哪些改變?可否建議我,要從哪個(gè)地方開始?我應(yīng)該注意哪些事情,避免影響目標(biāo)的達(dá)成?有哪些可用的工具與資源?
2.懂得拒絕別人,不讓額外的要求擾亂自己的工作進(jìn)度
對(duì)于許多人來說,拒絕別人的要求似乎是一件難上加難的事情。拒絕的技巧是非常重要的職場(chǎng)溝通能力。
在決定你該不該答應(yīng)對(duì)方的要求時(shí),應(yīng)該先問問自己:“我想要做什么?或是不想要做什么?什么對(duì)我才是最好的?”你必須考慮,如果答應(yīng)了對(duì)方的要求是否會(huì)影響即有的工作進(jìn)度,而且會(huì)因?yàn)槟愕耐涎佣绊懙狡渌耍坎⑶夷闶欠裾娴目梢赃_(dá)到對(duì)方要求的目標(biāo)?
3.主動(dòng)提醒老板排定優(yōu)先級(jí),可大幅地減輕工作負(fù)擔(dān)
“手邊的工作都已經(jīng)做不完了,又丟給我一堆工作,實(shí)在是沒道理。”但是問題有沒有可能是出在你自己身上?你有沒有適當(dāng)?shù)胤从痴鎸?shí)情況?如果你不說出來,老板就會(huì)以為你有時(shí)間做這么多的事情。況且,他可能早就不記得之前已經(jīng)交待給你太多的工作。老板其實(shí)是需要被提醒的。
你當(dāng)然不可能同時(shí)完成這么多的工作,為什么不主動(dòng)地幫助老板排定工作的優(yōu)先級(jí)?你不是不做,但是凡事有先有后。提醒一點(diǎn),討論的過程中必須時(shí)時(shí)站在主管的立場(chǎng)思考,估諒他面臨的壓力。你該做的是協(xié)助主管解決問題,而不是把問題推給主管。當(dāng)然,更不應(yīng)該自己承受問題。
4.報(bào)告時(shí)要有自己的觀點(diǎn),只需少量的有用信息即可讓老板感到滿意
多數(shù)人在向主管或是老板報(bào)告時(shí),總是擔(dān)心信息不夠多,“萬一老板問起來,答不出來,該怎么辦?”根據(jù)美國商業(yè)心理顧問公司的心理學(xué)家約翰?維佛所進(jìn)行的研究,有10%~15%的人在面對(duì)老板時(shí)會(huì)有恐懼的心理,而且如果向老板報(bào)告時(shí)手中的數(shù)據(jù)不夠多,感到恐懼的人數(shù)比例又會(huì)更多。
其實(shí),這種擔(dān)擾是多余的。太多的信息會(huì)變得沒有重點(diǎn),如果又缺乏解釋,對(duì)于老板將一點(diǎn)幫助也沒有。“內(nèi)容清簡(jiǎn),切中要點(diǎn),最重要的是能夠幫助我快速地做決策。”這是約翰?維佛詢問多位資深主管對(duì)于報(bào)告內(nèi)容的要求時(shí),所得出的普遍性結(jié)論。
你要做的是利用重要的信息或是數(shù)據(jù)提出解釋,一定要有自己的觀點(diǎn),而不是模棱兩可的描述。向老板報(bào)告時(shí),要能精準(zhǔn)地掌控時(shí)間。
5.做簡(jiǎn)報(bào)時(shí)增加互動(dòng)的機(jī)會(huì),可縮短簡(jiǎn)報(bào)的內(nèi)容與報(bào)告的時(shí)間
真正成功的簡(jiǎn)報(bào)在于清楚而正確地傳達(dá)信息,創(chuàng)造溝通與對(duì)話的機(jī)會(huì),進(jìn)而讓對(duì)方因?yàn)槟愕暮?jiǎn)報(bào)內(nèi)容而改變思維、決策或是行動(dòng)。因此,重點(diǎn)不在于簡(jiǎn)報(bào),而是溝通的質(zhì)量。你不只是“報(bào)告”,而是要引發(fā)雙向的對(duì)話,試圖影響對(duì)方。
在做任何的簡(jiǎn)報(bào)之前,你必須思考以下3點(diǎn)原則:希望聽眾聽完簡(jiǎn)報(bào)之后記得哪些重點(diǎn)?聽眾會(huì)有什么樣的感受?你希望他們聽完簡(jiǎn)報(bào)之后有什么樣的決定?
接下來就是實(shí)際的制作問題了。最好的開始方式,就是把聽眾想知道的重點(diǎn)轉(zhuǎn)換為問題,這樣不僅可以立即吸引聽眾的注意力,更可以大幅度地減輕你的工作負(fù)擔(dān)。簡(jiǎn)報(bào)的過程不應(yīng)只有你一個(gè)人在說話,提出問題,可以讓你和聽眾有互動(dòng)的機(jī)會(huì)。這樣一來,50分鐘的議程你只需要準(zhǔn)備30分鐘的簡(jiǎn)報(bào)內(nèi)容,其余的時(shí)間應(yīng)該是與聽眾互動(dòng)。
6.有效過濾郵件,讓自己的注意力集中在最重要的信息上
正確的過濾流程,第一步是先看信件主旨和寄件人,如果沒有讓你覺得今天非看不可的理由,就可以直接刪除。這樣至少可以刪除50%的郵件。第二步開始迅速瀏覽其余每一封信件的內(nèi)容,除非信件內(nèi)容是有關(guān)近期內(nèi)(例如兩星期內(nèi))你必須完成的工作,否則就可以直接刪除。這樣你又可以再刪除25%的信件。
7.郵件內(nèi)容盡量精簡(jiǎn),節(jié)省寫信的時(shí)間并增加對(duì)方響應(yīng)的機(jī)會(huì)
“最容易閱讀、理解與回復(fù)的信件,最吸引我的注意。”這是約翰遜在實(shí)施“追求簡(jiǎn)單”的研究計(jì)劃時(shí),一位資深主管對(duì)于電子郵件使用習(xí)慣的回答。
你必須利用最小的空間、最少的文字,傳遞最多、最重要的信息,而且必須更容易閱讀,能節(jié)省對(duì)方的時(shí)間。該怎么做呢?你必須:把每一封電子郵件的內(nèi)容限制在大約8到12句的范圍內(nèi);超過20個(gè)字就應(yīng)換行;如果超過3行必須空行。
8.當(dāng)沒有溝通的可能時(shí),不要浪費(fèi)時(shí)間想要改變
不論你是提出什么樣的想法或意見,每一次都是吃了閉門羹。如果真的遇到這樣的主管,完全沒有溝通的可能時(shí),你就不必再浪費(fèi)時(shí)間或精神做無謂的溝通或是嘗試改變。這時(shí)你必須做出選擇:你是否能夠接受這樣的工作環(huán)境,凡事只依照主管的意見做事,還是你比較喜歡有自己發(fā)揮的空間。這是選擇的問題,無關(guān)乎好與壞。
9.只要取得信任,不需要反復(fù)的溝通,同樣可爭(zhēng)取到你要的資源
老板對(duì)你的信任來自你解決問題的能力。所以你必須從不同的角度去思考:什么是讓你的老板感到最頭痛的問題?是無法依照原定計(jì)劃完成,還是無法掌控情況,對(duì)于未來感到不確定?是希望員工能夠做得更多,以降低成本?當(dāng)你在爭(zhēng)取預(yù)算時(shí),必須先想清楚老板可能擔(dān)心的問題,這作為你說服老板的理由,是最有效的。
而且,不要只強(qiáng)調(diào)你單位或是部門的需求,你爭(zhēng)取預(yù)算的目的是為了幫助老板解決問題,達(dá)成目標(biāo)。所以,你的重點(diǎn)在于老板所擔(dān)心的問題,而不是預(yù)算數(shù)字。
當(dāng)你第一次提了要求時(shí),最重要的是讓老板了解你的提案,會(huì)議時(shí)間越短越好,最好不要超過15分鐘。千萬不要在第一次提案的時(shí)候就直接要求需要多少預(yù)算,這樣通常不會(huì)有太高的成功率。你的目標(biāo)應(yīng)該是有第二次討論的機(jī)會(huì)。如果老板愿意再次討論預(yù)算的問題,通常成功機(jī)會(huì)可高達(dá)8成以上。
10.專注于工作本身,而不是業(yè)績(jī)?cè)u(píng)量的名目,這樣才能真正有好的表現(xiàn)
你要做的只有以下兩件事情:
至少每個(gè)月詢問你的主管:“我做得如何?”盡量提出具體的問題,例如:“老板對(duì)于我所排定的進(jìn)度是否有什么意見?”“我想會(huì)議流程非常順暢,你認(rèn)為還有地方要改進(jìn)的嗎?”
你應(yīng)該隨時(shí)和主管溝通自己的工作表現(xiàn),而不是只有在每年一次的業(yè)績(jī)?cè)u(píng)量,這樣你可以事先知道自己的缺點(diǎn)在哪,及時(shí)做出改正,同時(shí)也可以了解主管的期望。
至少每個(gè)月詢問:“原先的工作安排有沒有必要調(diào)整?”也許你的目標(biāo)是在年初,甚至是前一年年底所定下的,然而外在的環(huán)境有所改變,先前所設(shè)定的目標(biāo)勢(shì)必做出調(diào)整,所以應(yīng)該隨時(shí)確定最優(yōu)先的目標(biāo)是哪些。
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