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文件筐測評(píng)的四個(gè)步驟
文件筐測評(píng)(In-Basket Test)，通常又叫公文筐測評(píng)，是測評(píng)中高級(jí)管理人員最常用和最核心的技術(shù)。文件筐測評(píng)是讓應(yīng)聘者在限定時(shí)間(通常為1-3小時(shí))內(nèi)處理事務(wù)記錄、函電、報(bào)告、聲明、請(qǐng)示及有關(guān)文件，在只給出背景介紹、日歷、沒有旁人協(xié)助的情況下回復(fù)函電，做出決定，擬寫批復(fù)。以下是小編整理的文件筐測評(píng)的四個(gè)步驟，歡迎查看。
文件筐測評(píng)具有以下特點(diǎn)：
1、文件筐測評(píng)把應(yīng)聘者置于模擬的工作情景中去處理公文，兼?zhèn)淞饲榫衬M技術(shù)和紙筆測驗(yàn)的優(yōu)點(diǎn)。
2、文件筐測評(píng)是一套公文的組合，可以從多個(gè)維度上測評(píng)應(yīng)聘者的勝任能力。
3、文件筐測評(píng)高度仿真和接近管理實(shí)戰(zhàn)，是不折不扣的“管理者實(shí)戰(zhàn)演習(xí)”。
那么，如何組織并實(shí)施文件筐測評(píng)呢?博思創(chuàng)業(yè)根據(jù)多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了文件筐測評(píng)的實(shí)施方法和流程，在這里以某省電信企業(yè)為例，向讀者闡述。
項(xiàng)目背景：
2007年，某省電信企業(yè)向全社會(huì)公開招聘市分公司副總經(jīng)理一職。博思創(chuàng)業(yè)運(yùn)用管理能力測試、業(yè)務(wù)知識(shí)測驗(yàn)、性格測試和管理者情商測試等紙筆測驗(yàn)方式對(duì)應(yīng)聘者進(jìn)行初選，并選擇進(jìn)入文件筐測評(píng)階段的人員。
第一步：題目設(shè)計(jì)
1、確定測評(píng)維度
博思創(chuàng)業(yè)通過工作分析了解市分公司副總經(jīng)理的工作內(nèi)容，以及完成工作所必須具備的勝任特征;確定測評(píng)的六個(gè)核心勝任特征維度，包括計(jì)劃能力、決策能力、人際溝通能力、突發(fā)事件處理能力、組織協(xié)調(diào)能力和領(lǐng)導(dǎo)能力。
2、編制文件
博思創(chuàng)業(yè)運(yùn)用關(guān)鍵事件法訪談了部分市公司總經(jīng)理和副總經(jīng)理，并調(diào)閱了市公司日常公文，收集大量的素材。接著，博思創(chuàng)業(yè)對(duì)素材進(jìn)行篩選、加工，編制與實(shí)際工作活動(dòng)和環(huán)境相適應(yīng)的測評(píng)材料。
例如：
十里溝縣關(guān)于如何應(yīng)對(duì)競爭對(duì)手拓展農(nóng)村市場的請(qǐng)示
秦副總：
最近兩個(gè)月，我縣新增入網(wǎng)用戶數(shù)量不斷減少，用戶離網(wǎng)率有增加的趨勢。經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，這部分用戶主要集中在農(nóng)村。
1、在我縣部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)，競爭對(duì)手投入較大資金新建了部分基站，對(duì)現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行了擴(kuò)容與優(yōu)化，從而使得競爭對(duì)手的網(wǎng)絡(luò)覆蓋和網(wǎng)絡(luò)信號(hào)上了一個(gè)大臺(tái)階，并且得到了廣大農(nóng)村用戶的認(rèn)可。
2、競爭對(duì)手推出最低價(jià)位180元的定制機(jī)，并且買手機(jī)立刻就能獲得優(yōu)惠話費(fèi)贈(zèng)送，手機(jī)實(shí)際價(jià)格非常低(最低只有50元)，競爭對(duì)手的這項(xiàng)舉措在農(nóng)村反響很大。
3、在渠道上，競爭對(duì)手利用“小賣部”、“村干部”、“小能人”等做代理人，給我們的代辦點(diǎn)造成了不小的沖擊。
面對(duì)這種情況，懇請(qǐng)市公司給予相應(yīng)的幫助和指示，以便盡快搶占農(nóng)村市場!
十里溝縣公司經(jīng)理 王明
2007年7月9日
3、試測與收集答案
為了驗(yàn)證編制出來的文件筐的效度，博思創(chuàng)業(yè)將文件筐試測于一批優(yōu)秀的副總經(jīng)理和市公司中層管理人員。如二者區(qū)分效度不明顯，則將文件進(jìn)一步的修改。在試測的過程中，可收集部分優(yōu)秀的答案。
4、確定參考答案
博思創(chuàng)業(yè)通過關(guān)鍵事業(yè)法、專家意見法和試測法，總結(jié)題目對(duì)應(yīng)的參考答案。
例如：上道題目的參考答案為：
1、請(qǐng)市場經(jīng)營部牽頭，工程建設(shè)部、代辦營銷部配合，針對(duì)終端補(bǔ)貼、渠道發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)等問題進(jìn)行調(diào)研，結(jié)合其他區(qū)縣情況，針對(duì)共性問題盡快制定方案，并向我匯報(bào)
2、若僅為十里溝縣的個(gè)性問題：工程建設(shè)部調(diào)查網(wǎng)絡(luò)覆蓋情況，提出建設(shè)或優(yōu)化方案，報(bào)省公司進(jìn)行立項(xiàng)批復(fù);市場經(jīng)營部研究競爭對(duì)手的營銷政策，提出終端補(bǔ)貼方案;代辦營銷部提出渠道改進(jìn)方案。
第二步：測試前準(zhǔn)備
博思創(chuàng)業(yè)認(rèn)為，測評(píng)前的準(zhǔn)備是文件筐測評(píng)順利實(shí)施的關(guān)鍵。測評(píng)前的準(zhǔn)備主要包括指導(dǎo)語的設(shè)計(jì)、測評(píng)材料的準(zhǔn)備、測評(píng)場地的準(zhǔn)備等。只有將這些工作做得周到細(xì)致，才能確保實(shí)施質(zhì)量。
1、指導(dǎo)語設(shè)計(jì)
指導(dǎo)語需說明應(yīng)聘者在文件筐測評(píng)中的任務(wù)及有關(guān)要求，文字應(yīng)通俗易懂，以保證每個(gè)應(yīng)聘者都能夠準(zhǔn)確無誤地理解測評(píng)要求。一個(gè)典型的指導(dǎo)語應(yīng)該是這樣的：
今天是2007年7月9日(周一)。恭喜您將有機(jī)會(huì)在以下的一個(gè)半小時(shí)中擔(dān)任五州市分公司副總經(jīng)理，由于公司總經(jīng)理王凱公務(wù)外出，預(yù)計(jì)三天后回來。因此，在他回來之前您將全權(quán)處理公司的一切事務(wù)。
現(xiàn)在是下午兩點(diǎn)。在處理完一般的工作安排之后，您來到您的專用辦公室。秘書已將今天需要處理的文件整理成冊(cè)，并放在您的辦公桌上。您必須在一個(gè)半小時(shí)內(nèi)處理好這些文件。三點(diǎn)半在會(huì)議室還有一個(gè)重要會(huì)議由您主持。很抱歉，由于電話線路維修，您在處理文件過程中，沒有辦法與外界通話，所以，需要您以文件、備忘錄或便條的形式將所有文件的處理意見寫出來，最后，交給秘書負(fù)責(zé)傳達(dá)。
記住：您被公司同仁稱為“秦副總”。
2、測評(píng)材料的準(zhǔn)備
(1)準(zhǔn)備好背景材料。其核心目的是為應(yīng)聘者處理文件筐測評(píng)中的各種問題提供一個(gè)背景情況，以保證應(yīng)聘者有足夠的背景信息可以參照。背景材料應(yīng)包括公司簡介、組織結(jié)構(gòu)圖和日歷等。
(2)準(zhǔn)備好答題紙。答題紙一般由三部分內(nèi)容組成：一是應(yīng)聘者編號(hào)、姓名、應(yīng)聘職位、文件序號(hào);二是處理意見;三是處理理由。
3、測評(píng)場地的準(zhǔn)備
文件筐測試對(duì)場地的要求不高，但要保證每個(gè)應(yīng)聘者有一張桌子和必要的辦公用具。為了保密和公平，最好所有的應(yīng)聘者在同一時(shí)間內(nèi)完成文件筐測評(píng)。
第三步：測評(píng)階段
1、導(dǎo)入
在文件筐測評(píng)正式實(shí)施前，主考官對(duì)測評(píng)要求做簡要介紹，同時(shí)強(qiáng)調(diào)有關(guān)注意事項(xiàng)。這一階段應(yīng)聘者有任何疑問可以向主考官詢問。
2、測評(píng)
發(fā)完題目、答題紙和草稿紙后，應(yīng)聘者正式答題。應(yīng)聘者在這個(gè)階段有任何問題，都不得向主考官進(jìn)行提問。測評(píng)結(jié)束時(shí)，應(yīng)聘者必須同時(shí)停筆。對(duì)于提前完成的應(yīng)聘者，不要讓他們離開考場，因?yàn)橄乱粋�(gè)階段主考官可能還會(huì)對(duì)應(yīng)聘者進(jìn)行必要的追問。
3、提問
測試結(jié)束以后，主考官瀏覽應(yīng)聘者的批復(fù)，當(dāng)感到應(yīng)聘者的回答模糊不清或無法辨明批復(fù)理由時(shí)，進(jìn)行單獨(dú)提問，以澄清模糊之處。
第四步：評(píng)分階段。
博思創(chuàng)業(yè)采取維度評(píng)定計(jì)法分(dimension rating scheme)對(duì)應(yīng)聘者的批復(fù)進(jìn)行評(píng)分，這種方法要求所有考官對(duì)應(yīng)聘者所有維度都計(jì)分，計(jì)分進(jìn)行系統(tǒng)糾偏。
總分?jǐn)?shù)=系統(tǒng)糾偏后每個(gè)維度得分評(píng)均分x該維度的權(quán)重
小結(jié)：通過本次文件筐測試，1/3左右的應(yīng)聘者的能力素質(zhì)與市分公司副總經(jīng)理較匹配。博思創(chuàng)業(yè)又采取了無領(lǐng)導(dǎo)小組討論和結(jié)構(gòu)化面試技術(shù)，幫助客戶選擇合適的人選。
定義
模擬一種假設(shè)環(huán)境，如單位、機(jī)關(guān)所發(fā)生的實(shí)際業(yè)務(wù)、管理環(huán)境。提供給受測者的信息如函電、報(bào)告、聲明、請(qǐng)示及有關(guān)材料等文件，內(nèi)容涉及人事、資金、財(cái)務(wù)、市場信息、政府的法令、工作程序等多種材料，這些材料放在公文筐里，測驗(yàn)要求受測者以管理者的身份，模擬真實(shí)生活中的情景和想法，在規(guī)定的條件下在限定時(shí)間（通常為1~3小時(shí)）內(nèi)對(duì)各類公文進(jìn)行現(xiàn)場處理，評(píng)委通過對(duì)受測者處理文件過程中的行為表現(xiàn)和書面答案，評(píng)價(jià)其計(jì)劃、授權(quán)、組織、預(yù)測、決策和溝通的能力，該測驗(yàn)通常用于管理人員的選拔。測驗(yàn)一般只給日歷、背景介紹、測驗(yàn)指示和紙筆，考生在沒有旁人協(xié)助的情況下回復(fù)函電，擬寫指示，作出決定，以及安排會(huì)議，評(píng)分除了看書面結(jié)果外，還要求考生對(duì)其問題處理方式做出解釋，根據(jù)其思維過程予以評(píng)分。文件筐測驗(yàn)具有考察內(nèi)容范圍廣、表面效度高的特點(diǎn)，因而非常受歡迎，使用頻率居各種情境模擬測驗(yàn)之首。
特點(diǎn)
文件筐測驗(yàn)的主要特點(diǎn)表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1、考察內(nèi)容范圍十分廣泛。
作為紙筆形式的文件筐測驗(yàn)，測評(píng)受測者的依據(jù)是文件處理的方式及理由，是靜態(tài)的思維結(jié)果。因此，除了必須通過實(shí)際操作的動(dòng)態(tài)過程才能體現(xiàn)的要素外，任何背景知識(shí)、業(yè)務(wù)知識(shí)、操作經(jīng)驗(yàn)以及能力要素都可以涵蓋于文件之中，借助于受測者對(duì)文件的處理來實(shí)現(xiàn)對(duì)受測者素質(zhì)的考察。
2、表面效度很高。
文件筐作業(yè)所采用的文件，十分類似甚至有的直接就是應(yīng)聘職位中常見的文件，因此，如果受測者如果能妥善處理測驗(yàn)公文，就能理所當(dāng)然地被認(rèn)為具備職位所需的素質(zhì)。
3、應(yīng)用范圍大。
考察內(nèi)容范圍的廣泛使得文件筐測驗(yàn)具有廣泛的實(shí)用性，并且表面效度高，易為人所接受，因此，文件筐測驗(yàn)在眾多公選考試測驗(yàn)中普遍使用的一種。
4、情景性強(qiáng)。
文件筐測驗(yàn)完全模擬現(xiàn)實(shí)中真實(shí)發(fā)生的經(jīng)營、管理情景，對(duì)實(shí)際操作有高度似真性，因而預(yù)測效度高。
5、綜合性強(qiáng)。
測驗(yàn)材料涉及到日常管理、人事、財(cái)務(wù)、市場、公共關(guān)系、政策法規(guī)等行政機(jī)關(guān)的各項(xiàng)工作，從而能夠?qū)Ω邔蛹爸袑庸芾砣藛T進(jìn)行全面的測評(píng)與評(píng)價(jià)。
6、評(píng)分難度大。
文件處理結(jié)果的評(píng)價(jià)受多種因素的影響，機(jī)構(gòu)、氛圍、管理觀念不同的組織，具有不同的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。在文件筐測驗(yàn)的評(píng)分確定過程中，專業(yè)人員和實(shí)際工作者往往存在理解上的差異。
7、成本很高。
文件筐測驗(yàn)的試題設(shè)計(jì)、實(shí)施、評(píng)分都需要較長的研究與篩選，必須投入相當(dāng)大的人力、物力和財(cái)力才能保證較高的表面效度，因此花費(fèi)的精力和費(fèi)用都比較高。
考擦內(nèi)容
管理人員計(jì)劃、組織、預(yù)測、決策、溝通能力的個(gè)體水平和群體水平是企業(yè)管理團(tuán)隊(duì)核心能力的標(biāo)尺，對(duì)于企業(yè)可持續(xù)發(fā)展力的保持和提升具有重大意義。五大能力的考察是文件筐測驗(yàn)關(guān)注的焦點(diǎn)。下面就以市場總監(jiān)為例向大家逐一進(jìn)行介紹：
計(jì)劃能力
是指被測評(píng)者在分析每一既得信息所反映的問題、問題產(chǎn)生的根源以及各問題間的相互關(guān)系并據(jù)此確定工作目標(biāo)、工作任務(wù)、工作方法和工作實(shí)施步驟的能力。對(duì)于市場總監(jiān)來講，就是考察他（她）在特定的外部競爭環(huán)境和內(nèi)部資源條件下進(jìn)行產(chǎn)品計(jì)劃、價(jià)格計(jì)劃、分銷計(jì)劃和促銷計(jì)劃的能力。滾動(dòng)計(jì)劃法的應(yīng)用情況、計(jì)劃的可行性、實(shí)施所需時(shí)間/成本以及風(fēng)險(xiǎn)度是考評(píng)管理者計(jì)劃能力關(guān)鍵指標(biāo)。
組織能力
是指被測評(píng)者按照各項(xiàng)既定工作任務(wù)的重要和緊急程度安排工作次序、調(diào)配人力/物力/財(cái)力資源、合理分工/授權(quán)并進(jìn)行相應(yīng)組織機(jī)構(gòu)或人事調(diào)整的能力。當(dāng)某大區(qū)的商品營業(yè)額出現(xiàn)大幅度滑坡時(shí)，市場總監(jiān)往往要組織增派促銷人員、調(diào)撥促銷用品、加大營銷費(fèi)用，授予大區(qū)市場經(jīng)理臨時(shí)特別權(quán)力，甚至調(diào)整大區(qū)市場部組織機(jī)構(gòu)或管理班子來加以應(yīng)對(duì)。工作次序安排、資源配置、工作分工/授權(quán)情況以及組織措施的成本和風(fēng)險(xiǎn)度是考評(píng)管理者組織能力的關(guān)鍵指標(biāo)。
預(yù)測能力
是指被測評(píng)者對(duì)模擬工作環(huán)境中相互關(guān)聯(lián)的各類因素及總體形勢未來發(fā)展趨勢進(jìn)行準(zhǔn)確判斷并預(yù)先采取相應(yīng)措施的能力。競爭對(duì)手在某中心城市的各大商場剛剛投放一種明顯優(yōu)于公司現(xiàn)有主導(dǎo)產(chǎn)品的新產(chǎn)品，而該城市正是公司計(jì)劃下一步重點(diǎn)經(jīng)營的目標(biāo)市場——準(zhǔn)確的預(yù)測及有效的應(yīng)對(duì)措施此時(shí)對(duì)市場總監(jiān)來講就顯得十分關(guān)鍵。對(duì)工作環(huán)境中各類相關(guān)因素及總體形勢未來發(fā)展的多種可能性及其發(fā)生概率的分析論證、各種防范/因應(yīng)措施的合理性是考評(píng)管理者預(yù)測能力的關(guān)鍵指標(biāo)。
決策能力
是指被測評(píng)者在解決實(shí)際工作問題（特別是解決重要且緊急的關(guān)鍵問題）時(shí)策劃并選擇高質(zhì)量方案的能力。公司的新產(chǎn)品已被消費(fèi)者認(rèn)同，銷售額和利潤正在快速增長，仿制品也開始進(jìn)入市場——是重點(diǎn)開拓全新市場、建立新的分銷渠道，還是在已開發(fā)市場轉(zhuǎn)變廣告宣傳策略、降價(jià)促銷呢？這就需要市場總監(jiān)審時(shí)度勢、全面斟酌、正確決策。決策目標(biāo)的清晰程度、備擇方案（一般為兩到三個(gè)）的可行性、各方案的評(píng)價(jià)/比較和最終確定的方式是考評(píng)管理者決策能力的關(guān)鍵指標(biāo)。
溝通能力
是指被測評(píng)者通過書面形式準(zhǔn)確表達(dá)個(gè)人思想和意見的能力。實(shí)際工作中，市場總監(jiān)會(huì)經(jīng)常以電子郵件、傳真、信函或公文的形式與各大區(qū)經(jīng)理進(jìn)行工作交流、根據(jù)市場人員狀況和市場競爭態(tài)勢對(duì)大區(qū)經(jīng)理進(jìn)行適時(shí)的工作指導(dǎo)、對(duì)大區(qū)經(jīng)理進(jìn)行日常慰問和精神鼓勵(lì)等等——這就需要良好的書面溝通能力。溝通網(wǎng)絡(luò)和溝通方式的選擇、信息的準(zhǔn)確性、思維的邏輯性、結(jié)構(gòu)的層次性、文字的流暢性是考評(píng)管理者溝通能力的關(guān)鍵指標(biāo)。
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