在日常的工作交流中，英文信函的往來(lái)再所難免。如何在這些信函中準(zhǔn)確表詞達(dá)意，讓自身的工作能夠順利的進(jìn)行，在商務(wù)英語(yǔ)的寫(xiě)作中，除了詞匯量和句型使用的因素外，影響我們表達(dá)的還有哪些因素，都是我們關(guān)心的。 許多人寫(xiě)信時(shí)，常努力表達(dá)清楚個(gè)人意見(jiàn)，卻忽略了寫(xiě)信的目的和對(duì)象。信函的目的就是和讀信人進(jìn)行必要的溝通，達(dá)成一致觀(guān)點(diǎn)或意見(jiàn)，或使讀信人認(rèn)同你的觀(guān)點(diǎn)和做法。因此，為保證溝通的順暢，寫(xiě)信過(guò)程中應(yīng)始終保持“同理心”，充分考慮讀信人的文化程度，生活背景，讀信時(shí)候的心情及可能會(huì)有的反應(yīng)，挑選適合的表達(dá)方式，才能使寫(xiě)信人的意圖被充分的理解，并在最大可能上和讀信人達(dá)成一致，起到溝通和交流和目的。

　　避免“敵對(duì)”態(tài)度的產(chǎn)生 在商務(wù)信函的寫(xiě)作中，由于潛詞不當(dāng)而造成的誤會(huì)，其中絕大部分是由于忽略了詞語(yǔ)的感情色彩而造成的，使讀信人產(chǎn)生了“敵對(duì)的情緒”，從而使寫(xiě)信人的觀(guān)點(diǎn)、意見(jiàn)不能被采納或接受。例如，我們要求供應(yīng)商能夠提供正確的尺碼的時(shí)候，有些學(xué)員會(huì)寫(xiě)成：“Do you think you could possibly send me the correct size this time?”從字面上面看這句話(huà)的意思沒(méi)錯(cuò)�？墒牵�我們忽略了Do you think you could…這個(gè)句式蘊(yùn)涵了強(qiáng)烈的反問(wèn)的語(yǔ)氣，于是一句簡(jiǎn)單的詢(xún)問(wèn)，在讀信的人看來(lái)變成了帶有“諷刺”意味的質(zhì)疑了。如果我們把這句話(huà)改成：Would you please replace the dress with one of the correct size?，聽(tīng)上去就是一句非常“誠(chéng)懇”的請(qǐng)求，那么這樣的請(qǐng)求被滿(mǎn)足的可能性也會(huì)大很多。

　　此外，過(guò)多的使用“否定詞”和命令性的詞語(yǔ)，也容易引起對(duì)方的“敵對(duì)情緒”，就如當(dāng)一些客戶(hù)提出退貨要求的時(shí)候，生產(chǎn)商的工作人員會(huì)要求客戶(hù)提供發(fā)票。當(dāng)遇到客戶(hù)不能提供發(fā)票時(shí)，我們常需要拒絕客戶(hù)退貨的要求。在陳述理由的時(shí)候，有些學(xué)員會(huì)寫(xiě)：“You can?鄄not have a refund because you don’t have a re?鄄ceipt.”雖然，我們是根據(jù)流程和規(guī)定進(jìn)行我們的工作，但是在這句話(huà)中出現(xiàn)了太多的not，措詞非常強(qiáng)硬。這很可能會(huì)使客戶(hù)的不滿(mǎn)繼續(xù)升級(jí)，而不能很好的解決爭(zhēng)議。如果我們將這句話(huà)改成：You will receive a refund when you send the receipt.，情況就可能會(huì)改觀(guān)。就從文字上來(lái)理解，這兩句話(huà)所表達(dá)的意思基本相同，但其中包含的感情色彩和對(duì)讀信人產(chǎn)生的心理作用卻完全不同。因此，在撰寫(xiě)商務(wù)信函時(shí)，我們常會(huì)建議學(xué)生寫(xiě)完初稿后，站在收信人的角度通讀全文，用“同理心”來(lái)避免信件中因?yàn)?ldquo;措詞不當(dāng)”而產(chǎn)生敵對(duì)情緒。簡(jiǎn)潔的文字和高效率的工作

　　“提高工作效率”是許多辦公室的白領(lǐng)并不陌生的詞句；其實(shí)在商務(wù)英語(yǔ)的寫(xiě)作中，用詞簡(jiǎn)練、有效也是為了提高工作效率，讓收信人能在第一時(shí)間就了解主要意圖，而不是花時(shí)間反復(fù)“欣賞”潛詞造句的藝術(shù)。可是實(shí)際工作中，很多學(xué)員都會(huì)忘了這條寫(xiě)作的基本原則，進(jìn)入“堆砌詞藻”的誤區(qū)。當(dāng)然“累贅”的錯(cuò)誤是比較明顯的，更多時(shí)候，我們是為了追求句式的多樣化而忘記了“簡(jiǎn)潔”的原則：例如，在表達(dá)目的關(guān)系時(shí)，用for the purpose of這個(gè)詞組代替代to；在表達(dá)可能性時(shí)，不用probably而喜歡用in all probability等。這樣表達(dá)不能說(shuō)是錯(cuò)的，只是違背了用詞簡(jiǎn)練的原則，使讀信人覺(jué)得自己好像不是在辦公室里工作，而是在家里讀散文或者小說(shuō)，因此寫(xiě)信時(shí)，要盡量避免使用一些范圍過(guò)大，含義不清晰或文言文氣很重的單詞。通過(guò)下圖的比較我們可看到，B欄的詞匯更適合運(yùn)用在商務(wù)寫(xiě)作中。

　　A BAssist → helpTerminate → endRemittance → paymentEndeavor → tryAnticipator → expectCommence → startPurchase → buyUtilize → useDispatch → send

　　Practice ： Rewrite these sentences to make them sound more polite and courteous.
　　1.Bring me the report.
　　2.Ms. Jennifer Chang, Minister, will conduct the session
　　3.The old Indian attorney was an expert trial lawyer.
　　4.The lady professor is affiliated by Lyme disease.
　　5.An employee requesting family leave must file the required paperwork at least one month prior to her requested leave.

　　Answer:
　　1.Would you please bring me the report.
　　2.Reverend Chang will conduct the session
　　3.The attorney was an expert trial lawyer.
　　4.The professor has Lyme disease.
　　5.Employees requesting family leave must file the required paperwork at least one month prior to their requested leave.