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關(guān)于會議紀(jì)要注意事項
一般的政府機(jī)關(guān)或者大型國有企業(yè)事業(yè)單位,在開重大會議的時候都會有專人負(fù)責(zé)作現(xiàn)場會議紀(jì)要的。通俗來說,會議紀(jì)要就是記錄整場會議的所有內(nèi)容的。以下是由小編為大家整理出來的會議紀(jì)要注意事項,希望能夠幫到大家。
—、概述
(一)含義。
會議紀(jì)要是記載和傳達(dá)會議情況和議定事項使用的一種行政公文。會議議定事項是本單位、本地區(qū)、本系統(tǒng)開展工作的依據(jù)。有的會議紀(jì)要的精神也可供別的單位、別的系統(tǒng)參考。
(二)特點(diǎn)。
1.內(nèi)容的紀(jì)實性。會議紀(jì)要如實地反映會議內(nèi)容,它不能離開會議實際搞再創(chuàng)作,不能搞人為的拔高、深化和填平補(bǔ)齊。否則,就會失去其內(nèi)容的客觀真實性,違反紀(jì)實的要求。
2.表達(dá)的要點(diǎn)性。會議紀(jì)要是依據(jù)會議情況綜合而成的。撰寫會議紀(jì)要應(yīng)圍繞會議主旨及主要成果來整理、提煉和概括。重點(diǎn)應(yīng)放在介紹會議成果,而不是敘述會議的過程,切忌記流水帳。
3.稱謂的特殊性。會議紀(jì)要一般采用第三人稱寫法。由于會議紀(jì)要反映的是與會人員的集體意志和意向,常以“會議”作為表述主體,“會議認(rèn)為”、“會議指出”、“會議決定”、“會議要求”、“會議號召”等就是稱謂特殊性的表現(xiàn)。
會議紀(jì)要有別于會議記錄。二者的主要區(qū)別是:第一,性質(zhì)不同:會議記錄是討論發(fā)言的實錄,屬事務(wù)文書。會議紀(jì)要只記要點(diǎn),是法定行政公文。第二,功能不同:會議記錄一般不公開,無須傳達(dá)或傳閱,只作資料存檔;會議紀(jì)要通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱,要求貫徹執(zhí)行。
二、寫法
會議紀(jì)要的寫法因會議內(nèi)容與類型不同而有所不同。就總體而言,一般由標(biāo)題、正文、落款、日期構(gòu)成。下面主要講講標(biāo)題和正文的寫法。
(一)標(biāo)題。會議紀(jì)要的標(biāo)題有單標(biāo)題和雙標(biāo)題兩種形式。
1.單標(biāo)題:由“會議名稱+文種”構(gòu)成。
2.雙標(biāo)題:由“正標(biāo)題+副標(biāo)題”構(gòu)成。正標(biāo)題揭示會議主旨,副標(biāo)題標(biāo)示會議名稱和文種。
(二)正文。會議紀(jì)要的正文大多由導(dǎo)言和主體構(gòu)成。具體寫法依會議內(nèi)容和類型而定。
1.導(dǎo)言。主要用于概述會議基本情況。其內(nèi)容一般包括會議名稱、會期會址、參加人員、主持人和會議議程等。具體寫法常見的有兩種:
第一種:平列式。將會議的時間、地點(diǎn),參加人員和主持人、會議議程等基本情況采用分條列出的寫法。這種寫法多見于辦公會議紀(jì)要。
第二種:魚貫式。將會議的基本情況作為一段概述,使人看后對會議有個輪廓了解。
2.主體。這是會議紀(jì)要的核心部分。主要介紹會議議定事項。常見的寫法有三種:
(1)條文式寫法。就是把會議議定的事項分點(diǎn)寫出來。辦公會議紀(jì)要、工作會議紀(jì)要多用這種寫法。
(2)綜述式寫法。就是將會議所討論、研究的問題綜合成若干部分,每個部分談一個方面的內(nèi)容。較復(fù)雜的工作會議或經(jīng)驗交流會議紀(jì)要多用這種寫法。
(3)摘記式寫法。就是把與會人員的發(fā)言要點(diǎn)記錄下來。一般在記錄發(fā)言人首次發(fā)言時,在其姓名后用括號注明發(fā)言人所在單位和職務(wù)。為了便于把握發(fā)言內(nèi)容,有時根據(jù)會議議題,在發(fā)言人前面冠以小標(biāo)題,在小標(biāo)題下寫發(fā)言人的名字。一些重要的座談會紀(jì)要,常用這種寫法。
三、會議紀(jì)要的種類
議決性會議紀(jì)要。是對領(lǐng)導(dǎo)層經(jīng)過集體討論所形成和議決性意見進(jìn)行闡述的紀(jì)要。它具有政策性、理論性、指導(dǎo)性等特點(diǎn),行政約束力很強(qiáng),具有明確的指示性。
學(xué)術(shù)性會議紀(jì)要。這類紀(jì)要屬討論型的會議紀(jì)要,它既可以按發(fā)言人的先后順序紀(jì)要整理,也可按問題類別進(jìn)行整理。有的紀(jì)要還要注意表達(dá)清楚問題分歧的焦點(diǎn)。學(xué)術(shù)性紀(jì)要不具有法定的行政權(quán)威和約束力。
四、會議紀(jì)要的寫作格式
會議紀(jì)要通常由標(biāo)題、正文、主送、抄送單位構(gòu)成。
標(biāo)題 標(biāo)題有兩種情況,一是會議名稱加紀(jì)要,如《全國農(nóng)村工作會議紀(jì)要》。二是召開會議的機(jī)關(guān)加內(nèi)容加紀(jì)要,如《省經(jīng)貿(mào)委關(guān)于企業(yè)扭虧會議紀(jì)要》。
正文 會議紀(jì)要正文一般由兩部分組成。
(一)會議概況。主要包括會議時間、地點(diǎn)、名稱、主持人,與會人員,基本議程。
(二)會議的精神和議定事項。常務(wù)會、辦公會、日常工作例會的紀(jì)要,一般包括會議內(nèi)容、議定事項,有的還可概述議定事項的意義。工作會議、專業(yè)會議和座談會的紀(jì)要,往往還要寫出經(jīng)驗、做法、今后工作的意見、措施和要求。
五、會議紀(jì)要的寫作要求和注意事項
(一)要正確地集中會議的意見。沒有取得一致意見的,一般不寫入紀(jì)要。但對少數(shù)人意見中的合理部分,也要注意吸收。
(二)例會和辦公會議、常務(wù)會議的紀(jì)要,重點(diǎn)將會議所研究的問題和決定事項逐條歸納,做到條理清楚,簡明扼要。
(三)會議紀(jì)要用“會議”作主語,即“會議認(rèn)為”、“會議確定”、“會議指出”、“會議強(qiáng)調(diào)”、“會議聽取了”、“會議討論了”等。
(四)會議紀(jì)要寫成后,可由會議主辦單位直接印發(fā),也可由上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)。有的會議紀(jì)要還可由會議主辦單位加按語印發(fā)。
會議紀(jì)要與訣議的區(qū)別
會議紀(jì)要與訣議雖然都是會議的產(chǎn)物,兩者之間的區(qū)別有三:
1、會議紀(jì)要內(nèi)容可輕可重,討論事項可大可小;訣議內(nèi)容一定是單位或部門原則性的重大問題。
2、會議紀(jì)要可以反映會議上不同觀點(diǎn)或幾種同時存在的不同意見;訣議則只能反映多數(shù)人通過的統(tǒng)一觀點(diǎn)或意見。一份會議紀(jì)要可以同時寫出不同方面互不關(guān)聯(lián)的幾項決定;而一份訣議只能寫某一方面、某一問題的訣議。
3、形成過程不同。會議紀(jì)要是將會議內(nèi)容、形成經(jīng)過整理、撮其要點(diǎn),記其重點(diǎn)并條理化,作為與會者共同遵守、執(zhí)行的依據(jù);而訣議則是經(jīng)過一致通過的程序。
會議紀(jì)要按照的性質(zhì)和內(nèi)容,可以分為工作會議紀(jì)要、代表會議紀(jì)要、座談會議紀(jì)要、聯(lián)席會議紀(jì)要、辦公會議紀(jì)要、匯報會議紀(jì)要、技術(shù)鑒定會議紀(jì)要、科研學(xué)術(shù)會議紀(jì)要、現(xiàn)場會會議紀(jì)要、會談會議紀(jì)要等10種類型。
拓展內(nèi)容
紀(jì)要編寫注意事項
會議紀(jì)要特點(diǎn)
1、紀(jì)實性。會議紀(jì)要必須是會議宗旨、基本精神和所議定事項的概要紀(jì)實,不能隨意增減和更改內(nèi)容,任何不真實的材料都不得寫進(jìn)會議紀(jì)要。
2、概括性。會議紀(jì)要必須精其髓,概其要,以極為簡潔精煉的文字高度概括會議的內(nèi)容和結(jié)論。既要反映與會者的一致意見,又可兼顧個別同志有價值的看法。有的會議紀(jì)要,還要有一定的分析說理。
3、條理性。會議紀(jì)要要對會議精神和議定事項分類別、分層次予以歸納、概括,使之眉目清晰、條理清楚。
三種寫法
集中概述法
這種寫法是把會議的基本情況,討論研究的主要問題,與會人員的認(rèn)識、議定的有關(guān)事項(包括解決問題的措施、辦法和要求等),用概括敘述的方法,進(jìn)行整體的闡述和說明。這種寫法多用于召開小型會議,而且討論的問題比較集中單一,意見比較統(tǒng)一,容易貫徹操作,寫的篇幅相對短小。如果會議的議題較多,可分條列述。
分項敘述法
召開大中型會議或議題較多的會議,一般要采取分項敘述的辦法,即把會議的主要內(nèi)容分成幾個大的問題,然后另上標(biāo)號或小標(biāo)題,分項來寫。這種寫法側(cè)重于橫向分析闡述,內(nèi)容相對全面,問題也說得比較細(xì),常常包括對目的、意義、現(xiàn)狀的分析,以及目標(biāo)、任務(wù)、政策措施等的闡述。這種紀(jì)要一般用于需要基層全面領(lǐng)會、深入貫徹的會議。
發(fā)言提要法
這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發(fā)言加以整理,提煉出內(nèi)容要點(diǎn)和精神實質(zhì),然后按照發(fā)言順序或不同內(nèi)容,分別加以闡述說明。這種寫法能比較如實地反映與會人員的意見。某些根據(jù)上級機(jī)關(guān)布置,需要了解與會人員不同意見的會議紀(jì)要,可采用這種寫法。
會議紀(jì)要組成格式
標(biāo)題
有兩種格式:一是,會議名稱加紀(jì)要,也就是在“紀(jì)要”兩個字前寫上會議名稱。如《全國財貿(mào)工會工作會議紀(jì)要》《吉林省工商行政管理局長會議紀(jì)要》。會議名稱可以寫簡稱,也可以用開會地點(diǎn)做為會議名稱。如《京、津、滬、穗、漢五大城市治安座談會紀(jì)要》《鄭州會議紀(jì)要》。二是,把會議的主要內(nèi)容在標(biāo)題里揭示出來,類似文件標(biāo)題式的。如《關(guān)于加強(qiáng)紀(jì)檢工作座談會紀(jì)要》《關(guān)于落實省委領(lǐng)導(dǎo)同志批示保護(hù)省級文物七級浮屠塔問題的會議紀(jì)要》。
開頭
簡要介紹會議概況,其中包括:
。1)會議召開的形勢和背景;
。2)會議的指導(dǎo)思想和目的要求;
。3)會議的名稱、時間、地點(diǎn)、與會人員、主持者;
。4)會議的主要議題或解決什么問題;
。5)對會議的評價。
文號格式
文號寫在標(biāo)題的正下方,由年份、序號組成,用阿拉伯?dāng)?shù)字全稱標(biāo)出,并用“〔〕”括入,如:〔20xx〕67號。辦公會議紀(jì)要對文號一般不做必須的要求,但是在辦公例會中一般要有文號,如“第XX期”、“第XX次”,寫在標(biāo)題的正下方。
制文時間
會議紀(jì)要的時間可以寫在標(biāo)題的下方,也可以寫在正文的右下方、主辦單位的下面,要用漢字寫明“年、月、日”,如“二〇〇二年八月十六日”。
正文
它是紀(jì)要的主體部分,是對會議的主要內(nèi)容、主要精神、主要原則以及基本結(jié)論和今后任務(wù)等進(jìn)行具體的綜合和闡述。
怎樣才能寫好正文部分?也就是說,要掌握點(diǎn)什么要領(lǐng)與方法,是否可以這樣:
。1)要從會議的客觀實際出發(fā),從會議的具體內(nèi)容出發(fā),抓中心,抓要點(diǎn)。抓中心就是抓住會議中心思想、中心問題、中心工作;所謂要點(diǎn),就是會議主要內(nèi)容。要對此進(jìn)行條理化的紀(jì)要。
(2)會議紀(jì)要是以整個會議的名義表述的,因此,必須概括會議的共同決定,反映會議的全貌。凡沒有形成一致意見的問題,則需要分別論述并寫明分歧之所在。
。3)要掌握并運(yùn)用馬列主義的基本理論與黨的方針、政策對會議進(jìn)行概括與總結(jié)。它是貫穿在紀(jì)要始終的一條紅線。
。4)為了敘述方便,眉目清楚,常用“會議認(rèn)為”、“會議指出”、“會議強(qiáng)調(diào)”、“與會人員一致表示”等詞語,做為段落的開頭語。也有用在段中的,仍起強(qiáng)調(diào)的作用。
(5)屬于介紹性文字,筆者可以靈活自由敘述,但屬于引用性文字,必須忠實于發(fā)言原意,不能篡改,也不可強(qiáng)加于人。
(6)小型會議,側(cè)重于綜合會議發(fā)言和討論情況,并要列出決議的事項。大型會議內(nèi)容較多,正文可以分幾部分來寫。常見的有三種:一是概括敘述式;二是分列標(biāo)題式;三是發(fā)言記錄式。
結(jié)尾
一般寫法是提出號召和希望。但要根據(jù)會議的內(nèi)容和紀(jì)要的要求,有的是以會議名義向本地區(qū)或本系統(tǒng)發(fā)出號召,要求廣大干部認(rèn)真貫徹執(zhí)行會議精神,奪取新的勝利;有的是突出強(qiáng)調(diào)貫徹落實會議精神的關(guān)鍵問題,指出核心問題;有的是對會議做出簡要評價,結(jié)合提出希望要求。
編寫注意事項
1、要突出中心。
2、注意吸收正確意見。
3、要條理化、理論化。
4、要忠于會議的實際內(nèi)容。
5、要認(rèn)真做好會議記錄,詳盡地占有材料;并且要認(rèn)真研究會議的精神,以便對材料正確取舍,合理刪減。
6、會議紀(jì)要是與會者共同意志的體現(xiàn),落款應(yīng)是全體與會單位,故不寫落款,不加蓋公章,與會者帶回去執(zhí)行就行了。
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