商洽、紀(jì)要性公文的會議紀(jì)要
一、會議紀(jì)要的含義、特點和類型
(一)會議紀(jì)要的含義
行政公文和黨的機關(guān)公文，都以會議紀(jì)要為主要公文文種。
《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，會議紀(jì)要：
適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。
《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》規(guī)定，會議紀(jì)要：
用于記載會議主要精神和議定事項。
會議紀(jì)要容易和會議記錄相混淆,其實，二者有著本質(zhì)的不同，主要體現(xiàn)在以下三個方面：
首先，從文體性質(zhì)上看，會議紀(jì)要是正式的公文文種，而會議記錄只是會議情況的記錄，只是原始材料，不是正式公文。
其次，從內(nèi)容上看，會議記錄無選擇性、提要性，會議上的情況都要一一記錄下來;而會議紀(jì)要有選擇性、提要性，不一定要包容會議的所有內(nèi)容。
其三，從形成的過程和時間方面看，會議記錄是隨著會議的進(jìn)行過程同步產(chǎn)生的，而會議紀(jì)要則要在會議后期、甚至?xí)h結(jié)束后通過選擇歸納、加工提煉之后才能形成。
會議紀(jì)要通過記載會議基本情況、會議主要成果、會議議定事項，綜合概括性地反映會議的基本精神，以便與會單位統(tǒng)一認(rèn)識，在會后貫徹落實。會議紀(jì)要基本上是下行文，但與會單位不一定是召集會議機關(guān)的下屬，有時是協(xié)作單位，所以它作為下行文是相對而言的。事實上，會議紀(jì)要有時要向上級機關(guān)呈報，有時向同級機關(guān)發(fā)送，有時向下級機關(guān)下發(fā)。
(二)會議紀(jì)要的特點
1.紀(jì)實性
會議紀(jì)要是根據(jù)會議的宗旨、議程、決議等整理而成的公文，它是對會議基本情況的紀(jì)實。會議紀(jì)要的撰寫者，不能更動會議議定的事項，更不能隨意改動會議上達(dá)成的共識和形成的決定。除此之外，撰寫者也不能對會議內(nèi)容進(jìn)行評論�？傊�，會議紀(jì)要必須忠實反映會議的基本情況，傳達(dá)會議議定的事項和形成的決議。會議紀(jì)要的紀(jì)實性特點，使得它具有憑證作用和資料文獻(xiàn)價值。特別是一些重要的會議紀(jì)要，多年后還會作為人們確認(rèn)那段歷史的依據(jù) 。
2.概括性
但是會議紀(jì)要并不是把會議的所有內(nèi)容都原原本本地記錄下來，它要有所綜合、有所概括、有所選擇、有所強調(diào)。在一個會議上，與會代表的話題涉及面是寬泛的，觀點也是多種多樣的.，水平也是有高有低的，這些內(nèi)容全部進(jìn)入會議紀(jì)要，不現(xiàn)實也不必要。會議紀(jì)要重點說明會議的主要參加者，基本議程，與會者有哪些主要觀點，最后達(dá)成了什么共識，形成了什么決定或決議，就可以把會議的基本情況如實反映出來，不必像記流水帳一樣事無巨細(xì)一律照錄。所以，會議紀(jì)要需要在會議后期甚至?xí)h結(jié)束之后通過概括整理才能寫出，而不像會議記錄那樣隨會議的進(jìn)行自然而然地產(chǎn)生。
3.指導(dǎo)性
除憑證作用、資料作用之外，多數(shù)會議紀(jì)要具有指導(dǎo)工作的作用。它要傳達(dá)會議情況、會議精神，要求與會單位和相關(guān)部門以此為依據(jù)展開工作，落實會議的議定事項。
二、會議紀(jì)要的分類
會議的內(nèi)容和目的不同，產(chǎn)生的會議紀(jì)要性質(zhì)也有所不同。有人按會議類型的名目來稱呼會議紀(jì)要，將會議紀(jì)要分為辦公會紀(jì)要、專題會議紀(jì)要、經(jīng)驗交流會紀(jì)要、學(xué)術(shù)會議紀(jì)要等等，這種分法重復(fù)了會議名稱，對寫作來說并無太大意義。我們根據(jù)會議是否作出決定或決議，是交流為主還是研討為主，將會議紀(jì)要分為決策型紀(jì)要、交流型紀(jì)要、研討型紀(jì)要三種類型，這三種不同類型的紀(jì)要，其寫法是很不相同的。
(一)決策型紀(jì)要
以會議形成的決定、決議或者議定事項為主要內(nèi)容的會議紀(jì)要，稱為決策型紀(jì)要。這種會議紀(jì)要的特點是指導(dǎo)性強，會議上確定的工作重點，對工作的步驟、方法和措施的安排，都要求與會單位共同遵守或執(zhí)行。這種會議紀(jì)要的內(nèi)容有些類似于指示和安排工作的通知，只是發(fā)出的指導(dǎo)性意見不是由領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)作出的，而是由會議討論議定的。這樣的會議紀(jì)要，除大家共同遵守的內(nèi)容外，還常常會有一些工作分工，每個與會單位除完成共同任務(wù)之外，還要完成會議確定自己承擔(dān)的那些工作。如《關(guān)于改革北京、太原鐵路局管理體制的會議紀(jì)要》，就議定了成立北京鐵路管理局，下設(shè)北京、太原、天津、石家莊四個鐵路局，不再設(shè)鐵路分局。確定山西煤炭運輸主要由北京、太原及相關(guān)的鄭州鐵路局承擔(dān)，有一些具體的分工，并對各方如何協(xié)調(diào)工作進(jìn)行了安排。由于最后議定的事項是與會單位的共識，這樣的指導(dǎo)性公文落實起來應(yīng)該是比較順利的。
(二)交流型會議紀(jì)要
以思想溝通或情況交流為主要內(nèi)容的會議紀(jì)要，屬于交流性會議紀(jì)要。它的主要特點是：以統(tǒng)一思想、達(dá)成原則共識或樹立學(xué)習(xí)榜樣為目的，而不布置具體工作，有明顯的思想引導(dǎo)性，但沒有明顯的工作指導(dǎo)性。一些理論務(wù)虛會、經(jīng)驗交流會形成的會議紀(jì)要，大多屬于這種類型。這樣的會議紀(jì)要，往往多處采用“會議認(rèn)為”的說法來表達(dá)會議在原則問題上達(dá)成的共識�；蛘邔h上介紹的先進(jìn)經(jīng)驗以及與會單位的評價、態(tài)度作為主要內(nèi)容。
(三)研討型會議紀(jì)要
這種會議紀(jì)要的鮮明特點是并不以共識和議定事項為主要內(nèi)容，而是以介紹各種不同的觀點和爭鳴情況為主。研討會和學(xué)術(shù)討論會的紀(jì)要多是這種類型。會議開完了，各家的觀點也發(fā)表過了，但是并沒有形成統(tǒng)一意見，當(dāng)然更談不上確定什么議定事項，在這種情況下，仍然有必要發(fā)會議紀(jì)要，以便讓更多的人了解會議的情況，了解不同的觀點及其爭鳴過程。這對啟發(fā)和活躍思想，對百花齊放、百家爭鳴的學(xué)術(shù)空氣的形成是有促進(jìn)作用的。
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