如何寫好企業(yè)會議紀(jì)要
會議紀(jì)要是一種用于記載會議主要精神和議定事項(xiàng)的公務(wù)類公文文種。主要是用來反映黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)開會研究問題、部署工作以及通過對涉及有關(guān)工作的重要方針、政策和理論原則問題的交流、討論情況的紀(jì)實(shí)，為機(jī)關(guān)單位開展工作提供指導(dǎo)和依據(jù)。企業(yè)會議紀(jì)要作為企業(yè)管理活動中的一種公文文種，為企業(yè)正確貫徹國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展方針、政策，及時傳達(dá)各級政府會議精神，安排部署和督辦檢查工作發(fā)揮著十分重要的作用，
一、正確掌握企業(yè)會議紀(jì)要的概念、特征及其類別
1.企業(yè)會議紀(jì)要的概念：按照國家行政機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施辦法對會議紀(jì)要的概述，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，我們可以說企業(yè)會議紀(jì)要就是指根據(jù)企業(yè)工作需要，記載會議基本情況和傳達(dá)會議主要精神，對議定事項(xiàng)作出具體安排，提出明確要求的一種規(guī)定性文種。
2.企業(yè)會議紀(jì)要的特征：(1)紀(jì)實(shí)性。企業(yè)會議紀(jì)要與政府機(jī)關(guān)的會議紀(jì)要一樣，都是根據(jù)會議的宗旨、會議的發(fā)言記錄、會議研究決定的問題(事項(xiàng))等會議實(shí)況來寫，如實(shí)傳達(dá)與會者的共識和共同議定的事項(xiàng)，具有鮮明的紀(jì)實(shí)性。(2)指導(dǎo)性。企業(yè)會議紀(jì)要是對議定事項(xiàng)作出決定安排，提出明確要求，會議最終形成意見對企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門(單位)或個人工作具有很強(qiáng)的'指導(dǎo)作用和約束力。同時，也是督辦部門督辦檢查的主要依據(jù)。(3)時效性。企業(yè)會議主要是為解決企業(yè)實(shí)際存在的問題，會議形成的意見對一定時間、地點(diǎn)、對象、事項(xiàng)都有著明確的約定和要求，屬于現(xiàn)實(shí)的、動態(tài)的實(shí)然范疇，具有明顯的時限和效果特點(diǎn)。
3.企業(yè)會議紀(jì)要的種類：(1)辦公性質(zhì)會議紀(jì)要。主要是指經(jīng)營管理層圍繞企業(yè)發(fā)展目標(biāo)和各項(xiàng)具體工作任務(wù)，對所涉及的生產(chǎn)經(jīng)營、安全管理、行政黨務(wù)等事項(xiàng)，進(jìn)行安排部署召開會議形成的紀(jì)要，多傾向于事務(wù)性會議。(2)決議性質(zhì)會議紀(jì)要。是指經(jīng)營管理層研究決定企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、政策制定、人事任免、體制機(jī)制建設(shè)、利益分配、獎懲等涉及公司管理重大事項(xiàng)召開會議形成的紀(jì)要。(3)專項(xiàng)性質(zhì)會議紀(jì)要。是指企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務(wù)部門(單位)舉辦的各類技術(shù)評審、交流、座談、研討等專題性會議所形成的紀(jì)要。
二、客觀認(rèn)識企業(yè)會議紀(jì)要整理過程中存在的問題
在企業(yè)會議紀(jì)要整理中往往存在著以下問題：一是文秘工作人員對會議召開的背景，議定事項(xiàng)的意義、作用等會議精神認(rèn)識不深，領(lǐng)會不準(zhǔn)，對會議議定事項(xiàng)要點(diǎn)掌握不透徹，對主要領(lǐng)導(dǎo)的意圖、意見表述不到位;或是認(rèn)為會議紀(jì)要多是關(guān)系企業(yè)內(nèi)部事項(xiàng)的文種，沒有請示、報(bào)告等上行文重要，對會議紀(jì)要重視不夠等。二是文秘工作人員在整理會議紀(jì)要時，對會議記錄與會議紀(jì)要的區(qū)別界定不清，這里的界定不是文體和具體標(biāo)準(zhǔn)上，而是在整理紀(jì)要時經(jīng)常依照會議記錄照搬抄寫，對會議形成的意見缺乏分析歸納、總結(jié)提煉，致使會議紀(jì)要在簽發(fā)過程中要反復(fù)修改，不能過關(guān)。三是語言和文風(fēng)存在一些問題。主要表現(xiàn)為：結(jié)構(gòu)布局、格式欠規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)，表述邏輯不夠嚴(yán)密、條理不夠清晰、層次不夠分明，語言冗長，修飾語多，長句、復(fù)句多，文字不夠凝練簡潔。
三、寫好企業(yè)會議紀(jì)要要注意的幾個問題
1.加強(qiáng)會議紀(jì)要管理，強(qiáng)化文秘人員專業(yè)知識的學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)和綜合素質(zhì)的提升。
根據(jù)對企業(yè)公文實(shí)際應(yīng)用統(tǒng)計(jì)，會議紀(jì)要多涉及企業(yè)內(nèi)部管理，應(yīng)用廣泛，作用突出，更具有“企業(yè)內(nèi)法(條例)”色彩，注重議定事項(xiàng)落實(shí)結(jié)果，是一項(xiàng)企業(yè)管理過程中很重要的管理措施和方法。寫好企業(yè)會議紀(jì)要需要做到以下幾點(diǎn):一是要重視起來，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，對企業(yè)會議類別作出明確劃分，梳理制定并形成一套可參考實(shí)用性強(qiáng)的會議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和明晰格式。同時，文秘人員要做有心人，養(yǎng)成“本不離身，筆不離手，多聽多寫，多看多集” 的良好工作習(xí)慣。平日注重收集積累與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、行業(yè)管理、專業(yè)技術(shù)等相關(guān)的國家、區(qū)域宏觀政策、法規(guī)等動態(tài)信息和企業(yè)內(nèi)各部門(單位)生產(chǎn)、銷售、安全、技術(shù)、管理等微觀要素信息，對企業(yè)形成立體式了解和全方位認(rèn)識，寫起東西就會得心應(yīng)手。二是強(qiáng)化文秘人員知識學(xué)習(xí)和素質(zhì)提升。一方面要對文秘崗位人員加強(qiáng)專業(yè)知識學(xué)習(xí)培訓(xùn)，鼓勵其參加專業(yè)培訓(xùn)班，系統(tǒng)學(xué)習(xí)應(yīng)用寫作知識，提升應(yīng)用文寫作水平。另一方面要鼓勵倡導(dǎo)文秘人員“學(xué)工結(jié)合，相互促進(jìn)”。在工作同時，自覺地涉獵如語言學(xué)、文字學(xué)、邏輯學(xué)、歷史學(xué)、哲學(xué)等領(lǐng)域的知識，增強(qiáng)文化底蘊(yùn)，提升綜合素質(zhì)。
2.充分了解會議召開的背景信息，全面掌握會議有關(guān)材料，完整表達(dá)會議思想和要求。
負(fù)責(zé)會議紀(jì)要工作的文秘人員，一是要樹立走進(jìn)事內(nèi)、站在事外的工作思想和工作方法。所謂走進(jìn)事內(nèi)是指在會議召開前，對收集的上會議題要通讀，掌握會議材料，對重點(diǎn)事項(xiàng)要心中有數(shù);在會議召開整個過程中，要認(rèn)真傾聽，詳細(xì)記錄，確保會議記錄完整性和客觀性;會后要趁熱打鐵，盡快整理紀(jì)要。站在事外是指要站在局外人的角度，讓那些沒有參加會議甚至是不了解情況的人一看紀(jì)要就明白要干什么，怎么干，確保紀(jì)要指導(dǎo)性和可操作性。二是要充分了解會議召開的背景、意義、作用，掌握具體要求、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。不同的背景下召開的會議，其意義、作用、要求、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范不同，相應(yīng)的寫法也有區(qū)別。三是要統(tǒng)籌考慮，兼顧各方。有時會議議定的一些涉及企業(yè)多個部門(單位)比較復(fù)雜的事項(xiàng)，就需要我們統(tǒng)籌考慮，兼顧各方，確保信息表述的一致，責(zé)任主次分明，否則影響紀(jì)要的執(zhí)行效果，事倍功半。
3.要準(zhǔn)確記錄會議信息，分類、分層、分序地分析歸納、總結(jié)提煉，確保會議紀(jì)要的紀(jì)實(shí)性和指導(dǎo)性。
文秘人員要嚴(yán)格按會議的實(shí)際進(jìn)程，詳細(xì)記錄開會的情況和每位發(fā)言人的發(fā)言，保證會議記錄的完整客觀。同時要在記錄會議信息上下工夫，提高書寫速度、準(zhǔn)確度，或是借助現(xiàn)代錄音設(shè)施，會后整理記錄，確保會議原始材料完整、客觀、全面、準(zhǔn)確。這是整理好紀(jì)要的首要條件。二是在會議記錄基礎(chǔ)上，圍繞會議議定事項(xiàng)，逐一分類、分層、分序地加以分析歸納，總結(jié)提煉。所謂分類就是按照企業(yè)生產(chǎn)要素不同，對會議議定事項(xiàng)分出相應(yīng)的類別，按照此類別的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、要求來描述;分層是指對同一事項(xiàng)描述要分清輕重、主次、大小關(guān)系;分序是指對不同但具有一定聯(lián)系的事項(xiàng)要分清先后，對同類但有明確次序關(guān)系的事項(xiàng)要按次序描述。分析歸納，總結(jié)提煉是指對紀(jì)要初稿做修訂時，要遵循“理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，把握領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格”和“來源于記錄但高于記錄，服從但不完全聽從主要領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言意見”的指導(dǎo)思想來做最后的升華。有些意見盡管是會議上定的，但要從整個會議的主題、議定事項(xiàng)的內(nèi)涵、事情的變化和紀(jì)要產(chǎn)生的影響的角度來綜合分析認(rèn)識，適當(dāng)調(diào)整，總結(jié)提升。
4.語言要精確洗練，簡明扼要，敘述要條理清楚，層次分明，格式要統(tǒng)一規(guī)范。
一是句式要簡潔，要多用形體短，結(jié)構(gòu)簡單的短句、簡單句和將專有詞語精簡壓縮概括的縮略句;二是要使用好動賓結(jié)構(gòu)的句子和“把”字句、“以”字句。如“以……為指導(dǎo)，以……為目標(biāo)”，“把……做好”以及特指特定的無主語句，少用結(jié)構(gòu)復(fù)雜，聯(lián)合成分多，修飾語多的復(fù)句、長句。三是用語上要突出“精、簡、實(shí)、準(zhǔn)”特點(diǎn)。文字要簡明扼要，每段間、每句間、每層間的邏輯關(guān)系、關(guān)聯(lián)程度要緊密。做到章中無冗句，句中無冗字。
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