如何寫好會(huì)議紀(jì)要
如何寫好辦公會(huì)議紀(jì)要
《辦公會(huì)議紀(jì)要》，有書記辦公會(huì)議紀(jì)要，常委辦公會(huì)議紀(jì)要，市(縣)長(zhǎng)辦公會(huì)議紀(jì)要，局長(zhǎng)辦公會(huì)議紀(jì)要，等等，現(xiàn)在都有印好的文頭，各級(jí)機(jī)關(guān)使用的頻率較高，它是機(jī)關(guān)的常用文種。辦公廳(室)工作人員，尤其是文秘人員，寫好《辦公會(huì)議紀(jì)要》是一項(xiàng)必備的知識(shí)與技能。
《辦公會(huì)議紀(jì)要》的寫法，大體分為兩個(gè)部分：
第一部分是開(kāi)頭，這部分主要寫明六項(xiàng)：
1、時(shí)間，即開(kāi)會(huì)的日期;
2、地點(diǎn)，即召開(kāi)會(huì)議的所在地點(diǎn);
3、主持人，即主持召開(kāi)會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)人;
4、參加人員，包括正式參會(huì)人員和列席會(huì)議人員及其身份(職務(wù)或職稱);
5、記錄人;
6、事項(xiàng)，直寫題目，如關(guān)于××事或××問(wèn)題，會(huì)議同時(shí)研究幾件事的，則寫：①關(guān)于××事;②關(guān)于XX事等。開(kāi)頭部分一般應(yīng)包括這六項(xiàng)，若有與會(huì)議事項(xiàng)有關(guān)的活動(dòng)，如會(huì)前看電視或察看現(xiàn)場(chǎng)，應(yīng)在開(kāi)頭部分中作為增加的一項(xiàng)，并作簡(jiǎn)要說(shuō)明，因?yàn)檫@種活動(dòng)與會(huì)議的事項(xiàng)有關(guān)系。
第二部分是正文，是會(huì)議研究或決定某事項(xiàng)的內(nèi)容。
一般地要寫明三個(gè)層次或四個(gè)層次：
1、該事項(xiàng)的情況介紹;
2、對(duì)該事項(xiàng)需要會(huì)議研究的問(wèn)題;
3、這些問(wèn)題研究解決的辦法和措施，以及落實(shí)有關(guān)方面的要求與責(zé)任;
4、存在的分歧，或不同意見(jiàn)的保留，或有某些方面的爭(zhēng)議。其中四個(gè)層次有就寫，沒(méi)有就不寫。如果有兩件以上的事項(xiàng)，相互又沒(méi)有直接關(guān)系的，那就一件事項(xiàng)一件事項(xiàng)寫。第一件事項(xiàng)寫完再寫第二件，接著依次寫，避免混淆不清。
寫作《辦公會(huì)議紀(jì)要》應(yīng)注意把握幾個(gè)問(wèn)題：
第一，要以會(huì)議記錄為基礎(chǔ)。紀(jì)要是由記錄產(chǎn)生的，記錄是紀(jì)要的原始材料。因此，在整理紀(jì)要前，記錄人要認(rèn)真地聽(tīng)取每個(gè)人的發(fā)言，把發(fā)言的內(nèi)容全部記下來(lái)，重要的部分要將原話一字一句記下來(lái)，必要時(shí)再問(wèn)發(fā)言人一下。也可征得領(lǐng)導(dǎo)同意，進(jìn)行錄音，防止漏記、錯(cuò)記。但紀(jì)要又不是記錄的全部重復(fù)，而是記錄內(nèi)容的概括和提要。所以，記錄既要認(rèn)真記好，又要妥為保存。紀(jì)要的底稿要附上記錄，一并存入檔案。一旦紀(jì)要出了差錯(cuò)，可以查對(duì)原始記錄。
第二，要以主持人的最后發(fā)言為準(zhǔn)。在會(huì)議研究過(guò)程中，各個(gè)人對(duì)事情的.看法、所提解決措施不可能完全一致。但整理紀(jì)要時(shí)應(yīng)“求同存異”，把共識(shí)的和一致的內(nèi)容歸納起來(lái)，至于某些分歧和有爭(zhēng)議的內(nèi)容可以保留。一般說(shuō)，主持人是領(lǐng)導(dǎo)人或是受領(lǐng)導(dǎo)人的委托者，他在最后發(fā)言時(shí)要?dú)w納共同的和不同的意見(jiàn)，作為對(duì)某事項(xiàng)的結(jié)論。整理人應(yīng)以他的最后結(jié)論性發(fā)言為準(zhǔn)，記入紀(jì)要，成為紀(jì)要的主要內(nèi)容。如果主持人認(rèn)為某些爭(zhēng)議需要記入紀(jì)要，整理時(shí)可列為紀(jì)要正文的最后一段。
第三，要遵循公文制作的制度和程序。會(huì)議紀(jì)要是公文的一種，所以，寫《辦公會(huì)議紀(jì)要》要按照公文制作的制度 和程序進(jìn)行。一般情況下，先由秘書人員(通常是記錄人)整理，經(jīng)辦公廳(室)主任或秘書長(zhǎng)審核，再經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。這里的簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)人是指主持會(huì)議者。如果主持會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)人外出，則送主要領(lǐng)導(dǎo)人或常務(wù)副職，或領(lǐng)導(dǎo)人授權(quán)的秘書長(zhǎng)。其他都要依照公文運(yùn)作程序辦理。
除此之外，因?yàn)椤掇k公會(huì)議紀(jì)要》的內(nèi)容，特別是定下來(lái)的措施、要求，是要各有關(guān)方面執(zhí)行的，為執(zhí)行起來(lái)方便，不發(fā)生歧義，所以，使用語(yǔ)言要明白、準(zhǔn)確，不能含混，一般采用直述的方法，不拐彎抹角，更不需要華麗的詞語(yǔ)。
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