會議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)格式與會議記錄格式
在各種形式、各種主題的會議越來越多的今天，會議紀(jì)要作為會議后該如何操作以及之后處理問題的依據(jù)，越來越被會議組織者所重視，會議紀(jì)要究竟有怎樣的標(biāo)準(zhǔn)格式?會議紀(jì)要與通常說的會議記錄有什么不同?恐怕很多人都并不清楚。
會議紀(jì)要是用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項的公文，具有紀(jì)實性、概括性、條理性的特點，對企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)團(tuán)體都適用。
會議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)格式的結(jié)構(gòu)形式包括以下幾點：
會議紀(jì)要的標(biāo)題
有兩種格式：一是，會議名稱加紀(jì)要，也就是在“紀(jì)要”兩個字前寫上會議名稱。如，全國財貿(mào)工會工作會議紀(jì)要;又如，吉林省工商行政管理局長會議紀(jì)要。會議名稱可以寫簡稱，也可以用開會地點做為會議名稱。如，京、津、滬、穗、漢五大城市治安座談會紀(jì)要，又如，鄭州會議紀(jì)要。二是，把會議的主要內(nèi)容在標(biāo)題里揭示出來，類似文件標(biāo)題式的。如，關(guān)于加強(qiáng)紀(jì)檢工作座談會紀(jì)要;又如，關(guān)于落實省委領(lǐng)導(dǎo)同志批示保護(hù)省級文物七級浮屠塔問題的會議紀(jì)要。
開頭部分
簡要介紹會議概況，其中包括：
(1)會議召開的形勢和背景;
(2)會議的指導(dǎo)思想和目的要求;
(3)會議的名稱、時間、地點、與會人員、主持者;
(4)會議的主要議題或解決什么問題;
(5)對會議的評價。
文號、制文時間
文號寫在標(biāo)題的正下方，由年份、序號組成，用阿拉伯?dāng)?shù)字全稱標(biāo)出，并用“〔〕”括入，如：〔2004〕67號。辦公會議紀(jì)要對文號一般不做必須的要求，但是在辦公例會中一般要有文號，如“第XX期”、“第XX次”，寫在標(biāo)題的正下方。
會議紀(jì)要的時間可以寫在標(biāo)題的下方，也可以寫在正文的右下方、主辦單位的下面，要用漢字寫明年、月、日，如“二〇〇二年八月十六日”。
正文部分
它是紀(jì)要的主體部分，是對會議的主要內(nèi)容、主要精神、主要原則以及基本結(jié)論和今后任務(wù)等進(jìn)行具體的綜合和闡述。要想寫好正文，需注意以下幾點：
(1)要從會議的客觀實際出發(fā)，從會議的具體內(nèi)容出發(fā)，抓中心，抓要點。
(2)會議紀(jì)要是以整個會議的名義表述的，因此，必須概括會議的共同決定，反映會議的全貌。凡沒有形成一致意見的問題，則需要分別論述并寫明分歧之所在。
(3)要掌握并運(yùn)用馬列主義的基本理論與黨的方針、政策對會議進(jìn)行概括與總結(jié)。它是貫穿在紀(jì)要始終的一條紅線。
(4)為了敘述方便，眉目清楚，常用“會議認(rèn)為”、“會議指出”、“會議強(qiáng)調(diào)”、“與會人員一致表示”等詞語，做為段落的開頭語。也有用在段中的，仍起強(qiáng)調(diào)的作用。
(5)屬于介紹性文字，筆者可以靈活自由敘述，但屬于引用性文字，必須忠實于發(fā)言原意，不能篡改，也不可強(qiáng)加于人。
(6)小型會議，側(cè)重于綜合會議發(fā)言和討論情況，并要列出決議的事項。大型會議內(nèi)容較多，正文可以分幾部分來寫。常見的有三種：一是概括敘述式;二是分列標(biāo)題式;三是發(fā)言記錄式。
結(jié)尾部分
一般寫法是提出號召和希望。但要根據(jù)會議的內(nèi)容和紀(jì)要的要求，有的是以會議名義向本地區(qū)或本系統(tǒng)發(fā)出號召，要求廣大干部認(rèn)真貫徹執(zhí)行會議精神，奪取新的勝利;有的是突出強(qiáng)調(diào)貫徹落實會議精神的關(guān)鍵問題，指出核心問題;有的是對會議做出簡要評價，結(jié)合提出希望要求。[1]
格式內(nèi)容
1、標(biāo)題。由"會議名稱+會議紀(jì)要"構(gòu)成。
2、導(dǎo)言。介紹會議召開的`基本情況，如時間、地點，參加人，討論的問題。
3、會議的成果及議定的事項。應(yīng)逐項列出。
4、希望。
會議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)格式要注意強(qiáng)調(diào)突出中心;注意吸收正確意見;條理化、理論化;要忠于會議實際內(nèi)容;要認(rèn)真做好會議記錄，詳盡地占有材料，并且要認(rèn)真研究會議的精神，以便對材料正確取舍，合理刪減;會議紀(jì)要是與會者共同意志的體現(xiàn)，落款應(yīng)是全體與會單位，故不寫落款，不加蓋公章，與會者帶回去執(zhí)行就行了。
與會議紀(jì)要不同，會議記錄則只是辦公部門的一項業(yè)務(wù)工作，屬于管理服務(wù)的范疇，它只需忠實地記載會議實況，保證記錄的原始性、完整性和準(zhǔn)確性，其記錄活動同嚴(yán)格意義上的公文寫作完全是兩碼事。對會議記錄而言，音錄、像錄通常只是手段，最終還要將錄下的內(nèi)容還原成文字。筆錄也常常要借助音錄、像錄，以之作為記錄內(nèi)容最大限度地再現(xiàn)會議情境的保證。
會議記錄格式要求如下：
一、準(zhǔn)確寫明會議名稱(要寫全稱)，開會時間、地點，會議性質(zhì)。
二、詳細(xì)記下會議主持人、出席會議應(yīng)到和實到人數(shù)，缺席、遲到或早退人數(shù)及其姓名、職務(wù)，記錄者姓名。如果是群眾性大會，只要記參加的對象和總?cè)藬?shù)，以及出席會議的較重要的領(lǐng)導(dǎo)成員即可。如果某些重要的會議，出席對象來自不同單位，應(yīng)設(shè)置簽名簿，請出席者簽署姓名、單位、職務(wù)等。
三、忠實記錄會議上的發(fā)言和有關(guān)動態(tài)。會議發(fā)言的內(nèi)容是記錄的重點。其他會議動態(tài)，如發(fā)言中插話、笑聲、掌聲，臨時中斷以及別的重要的會場情況等，也應(yīng)予以記錄。
記錄發(fā)言可分摘要與全文兩種。多數(shù)會議只要記錄發(fā)言要點，即把發(fā)言者講了哪幾個問題，每一個問題的基本觀點與主要事實、結(jié)論，對別人發(fā)言的態(tài)度等，作摘要式的記錄，不必“有聞必錄”。某些特別重要的會議或特別重要人物的發(fā)言，需要記下全部內(nèi)容。有錄音機(jī)的，可先錄音，會后再整理出全文;沒有錄音條件，應(yīng)由速記人員擔(dān)任記錄;沒有速記人員，可以多配幾個記得快的人擔(dān)任記錄，以便會后互相校對補(bǔ)充。
四、記錄會議的結(jié)果，如會議的決定、決議或表決等情況。
會議記錄要求忠于事實，不能夾雜記錄者的任何個人情感，更不允許有意增刪發(fā)言內(nèi)容。會議記錄一般不宜公開發(fā)表，如需發(fā)表，應(yīng)征得發(fā)言者的審閱同意。
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