文秘工作會議會議紀(jì)要
會 議 紀(jì) 要
X集行中會〔XXXX〕4號
會議名稱：XXXX年集團文秘工作會議
會議時間：XX月XX日(17：00-19：30)
地 點：集團本部培訓(xùn)室
會議方式：現(xiàn)場+視頻+電話
召 集 人：XX
與會人員：集團行政中心XX副總監(jiān)、集團各高管秘書/文員、集團本部/各區(qū)域/各項目/各部門文員
記 錄 人：XX
本次會議有兩個議題，其中：集團行政中心AA副總監(jiān)從行為規(guī)范角度宣講了怎樣做一個合格的文秘人員，對集團的文秘人員本身及集團文秘工作提出了要求;集團行政管理部ZZ就集團本部公文近期常見病例等和與會人員進行了分享。紀(jì)要如下：
一、XX副總監(jiān)宣講文秘工作要求
X總指出文秘工作是公司溝通的樞紐，文秘人員是集團的機要工作人員，起著很重要的作用，在工作中須遵照公司的規(guī)章制度，找到自己工作的依據(jù)。集團《機要工作人員管理制度》之前只適用于董事局成員身邊的工作人員，本次會議后集團行政管理部要對其進行修訂，以適用于集團整個文秘系統(tǒng)，為大家開展工作提供更為具體的指引和規(guī)范。
會上，X總從形象禮儀和工作紀(jì)律兩方面介紹了集團對文秘工作人員的要求，并以文秘人員考核表為基礎(chǔ)，向大家介紹了文秘工作的職責(zé)及履行這些職責(zé)所必備的技能，向大家明確傳達了公司對文秘工作的期待。
(一)集團對文秘工作人員的形象禮儀要求
X總首先通報了集團行政管理對集團各有關(guān)人員接聽電話和在集團本部進行的辦公紀(jì)律檢查的結(jié)果，要求文秘工作人員尤其要在接打電話和著裝上注意自己的形象。
X總要求集團的所有文秘工作人員不能錯位和越位，大家要樹立"服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)不是自己的'領(lǐng)導(dǎo)'，而是自己的顧客"這樣一種觀念，不論自己服務(wù)的是部門領(lǐng)導(dǎo)，還是項目領(lǐng)導(dǎo)，抑或集團領(lǐng)導(dǎo)，也不論服務(wù)對象的級別有多高，他們都只是自己的服務(wù)對象，文秘工作人員一定要防止 "狐假虎威"的現(xiàn)象出現(xiàn)，具體到實際工作中，就是在上傳下達的過程中，與同事講話、接打電話時態(tài)度要謙虛，語氣要注意規(guī)范。
在穿著上，文秘人員的形象在一定程度上代表著公司形象，因此文秘人員在工作中要隨時注意自己的衣著，禁止露背，露臍裝，衣著應(yīng)表現(xiàn)得職業(yè)和得體。
(二)集團對文秘工作人員的工作紀(jì)律要求
X總提醒集團所有在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作必須隨時注意自己的行為規(guī)范，并重點強調(diào)了保密要求。A總指出，在最近對大家接聽電話的測試中，不僅發(fā)現(xiàn)了以上提到的禮儀問題，部分人員對接聽電話的反應(yīng)也暴露了其保密意識有待加強。
X總要求，文秘人員應(yīng)堅守自己的職業(yè)操守，要求大家避免在工作中和私人交往中泄露公司秘密。針對高管信息被泄露問題，要求大家對高官的私人信息守口如瓶，尤其在轉(zhuǎn)接電話中不能照單全收，應(yīng)先過濾來電，再把安全的、有用的電話轉(zhuǎn)接給領(lǐng)導(dǎo)，防止無意間泄密;針對文印室文件隨便亂扔的現(xiàn)象，要求大家充分認(rèn)識到公司里的任何一份文件，哪怕是已失去效用的文件，尤其是工程、裝修、材料報價的文件，對我們的競爭者來說都是很重要的.，我們的資料一旦被泄密給了競爭對手，對我們公司造成的將不只是物質(zhì)上的損失，更重要的是名譽上的損失，要求在平時的工作中如果有不再使用的文件一定要用碎紙機碎掉。
(三)集團文秘工作人員應(yīng)履行的職責(zé)
X總以文秘人員考核表為依據(jù)，要求集團的文秘人員履行商務(wù)溝通、辦公室事務(wù)管理、文書工作、會議管理、商務(wù)活動、信息檔案管理的六大職責(zé)。
X總指出，以上六大職責(zé)中，目前發(fā)揮得不好，或者說整個文秘系統(tǒng)的軟肋在于文書工作和信息檔案管理這兩項，要求大家認(rèn)識到：文秘人員如果不能完成這兩類工作，那么只是手腳被使用，充其量是一個勞動力;只有能完成兩類工作，腦力、智慧被使用，才是腦力勞動者，也才是真正的文秘。因此就要多練習(xí)，熟能生巧，尤其是公文寫作、發(fā)言稿的撰寫。X總還要求文秘人員會使用Outlook，尤其是會用該軟件中任務(wù)管理與會議管理功能。
二、文秘工作分享、介紹OA發(fā)文規(guī)則。
本次會議，集團行政管理部劉闖就集團本部公文近期發(fā)現(xiàn)的一些普遍性錯誤、公文的規(guī)范語言、公文格式和OA發(fā)文規(guī)則和與會人員進行了分享。會議歸納集團本部公文錯誤類型中頻率較高、錯誤較明顯的有以下幾種：
(一)文種
"通知"和"函"混用，要求熟悉各種文種的使用范圍，依據(jù)公文的實際內(nèi)容來選擇文種。
(二)文件編號
年份號兩邊的括號選用錯誤或者編號為個位時流水號錯誤。年份兩邊的括號應(yīng)選"〔〕"，不用"()"、"【】"等;流水號為個位數(shù)時，前面不編虛位。
(三)標(biāo)題
標(biāo)題過長或標(biāo)點中使用標(biāo)點符號。除了書名號外在標(biāo)題中一般不用其它的標(biāo)點符號;標(biāo)題應(yīng)簡短，由"'關(guān)于'+事由+文種"構(gòu)成，要避免把標(biāo)題當(dāng)正文寫。
此外，標(biāo)題還存在文不對題現(xiàn)象，例如，明明是一份會議通知，卻把標(biāo)題寫成了《關(guān)于確定XXX會議的事宜》，一次會議 "確定"不確定是相對主辦者和承辦者來講的，這與邀請別人參會完全是兩個不同的概念。
(四)主送部門、發(fā)文部門
把文件主送給不存在的部門或公司已撤銷、更名的部門，寫發(fā)文部門搞不清本部門名稱。要求文秘人員熟悉公司的架構(gòu)，按照公司組織架構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)名稱來寫主送、發(fā)文部門。
另外，還要注意在公司公文"發(fā)文單位"中最低一級應(yīng)是集團、區(qū)域的二級部門和項目的一級部門。
(五)正文
1.正文中的引文只有編號，沒有文件名。要求引文應(yīng)先寫文件名，再用括號的方式寫文件編號。
2.正文一頁寫完，在最后一行寫上"轉(zhuǎn)頁"或"見下頁"等字樣。因為公文是用頁碼分頁的，無需寫上提示性字詞。
3.正文的邏輯層次序號，公司大部分公文都不規(guī)范，要求用國標(biāo)的格式分層編號。
(六)結(jié)尾用語
常見的錯誤是在在結(jié)尾用語手加上"!"，如"特此通知!"正確的用法是后面用句號或不用任何標(biāo)點。
(七)附件
表示多個附件層次關(guān)系常見的錯誤是寫成"附件一、附件二……"、"附件：一、……"等，正確的寫法應(yīng)是"附件：1.……"，注意的是附件名后面不用任何標(biāo)點標(biāo)點符號。
(八)抄送(抄呈)
常見的錯誤是發(fā)文單位自己抄送文件給自己：一是抄送給該份文件的簽發(fā)人;二是抄送給自己的組成部門，例如房管中心發(fā)文，抄送給"綜合管理部"，這兩種寫法都不符合行文規(guī)則。
應(yīng)注意的是，只有當(dāng)簽發(fā)人兼任多種職務(wù)時，才可將代表一種職務(wù)簽發(fā)的文件抄送給另一種職務(wù)的自己，例如經(jīng)營管理職務(wù)的陸倩芳總裁簽發(fā)的文件，抄送給董事局職務(wù)的陸倩芳副主席;上級將公文抄送給下級的情形一般存在于答承性質(zhì)的公文，例如，復(fù)函和批復(fù)。
會議要求文秘人員不僅在自己擬寫公文時避免以上常見的明顯錯誤，同時在上傳其他人員擬寫的公文到OA之前，也要檢查是不是存在以上錯誤并提前修改，以便提高公文審批流轉(zhuǎn)速度。
本次會議還與大家分享了公文的高頻用詞，并重申了公司公文的格式要求，要求 OA發(fā)文填寫主文檔的主題按照"發(fā)文單位+'-'文件主題+'的'+文種"格式和要素填寫。
會議最后，XX副總監(jiān)再次要求集團文秘系統(tǒng)的全體人員正確定位自己、發(fā)揮頭腦的潛能，并再次強調(diào)電話規(guī)范和文件流轉(zhuǎn)需要記錄。X總希望文秘系統(tǒng)的全體同事，提高素質(zhì)，提高水平，履行好文秘工作的六大職責(zé)，為公司的高效運作貢獻自己的智慧和力量。
簽署：XX
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