會(huì)議紀(jì)要格式要求
在不斷進(jìn)步的時(shí)代,會(huì)議紀(jì)要在生活中的使用越來(lái)越廣泛,會(huì)議紀(jì)要是記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)時(shí)使用的一種法定公文,是下行文。擬起會(huì)議紀(jì)要來(lái)就毫無(wú)頭緒?下面是小編收集整理的會(huì)議紀(jì)要格式要求,歡迎閱讀,希望大家能夠喜歡。
(一)會(huì)議紀(jì)要的概念與特點(diǎn)
一、會(huì)議紀(jì)要是“適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)”的公文,屬于下行文。它具有以下特點(diǎn):
1.紀(jì)要性擇要而記,即記錄會(huì)議中的重要情況、研究決定的重大問(wèn)題和決策意見(jiàn),概括會(huì)議的主要精神。
2.紀(jì)實(shí)性如實(shí)反映會(huì)議過(guò)程和內(nèi)容,不能進(jìn)行人為的拔高和粉飾。
3.約束性會(huì)議紀(jì)要作為文件一經(jīng)下發(fā),就會(huì)對(duì)受文單位和有關(guān)人員起到指導(dǎo)和約束作用,必須遵照?qǐng)?zhí)行。
會(huì)議紀(jì)要不同于會(huì)議記錄。會(huì)議記錄是把會(huì)議的基本情況、討論問(wèn)題以及形成的決議等如實(shí)記錄下來(lái),一般不對(duì)外公布,只作為資料保存,它可以適用于各種會(huì)議,具有依據(jù)和憑證作用,也是編寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要的基礎(chǔ)材料。而會(huì)議紀(jì)要適用于比較重要或涉及范圍較大的會(huì)議,所研究的議題是具有方向性、全局性或?qū)n}性、研究性的,它是在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上編寫(xiě)而成的,并作為文件下發(fā)到有關(guān)單位和人員。
4、會(huì)議紀(jì)要格式
會(huì)議紀(jì)要通常由標(biāo)題、正文、主送、抄送單位構(gòu)成。
標(biāo)題有兩種情況,一是會(huì)議名稱(chēng)加紀(jì)要,如《全國(guó)農(nóng)村工作會(huì)議紀(jì)要》。二是召開(kāi)會(huì)議的機(jī)關(guān)加內(nèi)容加紀(jì)要,如《省經(jīng)貿(mào)委關(guān)于企業(yè)扭虧會(huì)議紀(jì)要》。
會(huì)議紀(jì)要正文一般由兩部分組成。
。1)會(huì)議概況。主要包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、名稱(chēng)、主持人,與會(huì)人員,基本議程。
。2)會(huì)議的精神和議定事項(xiàng)。常務(wù)會(huì)、辦公會(huì)、日常工作例會(huì)的紀(jì)要,一般包括會(huì)議內(nèi)容、議定事項(xiàng),有的還可概述議定事項(xiàng)的意義。工作會(huì)議、專(zhuān)業(yè)會(huì)議和座談會(huì)的紀(jì)要,往往還要寫(xiě)出經(jīng)驗(yàn)、做法、今后工作的意見(jiàn)、措施和要求。
。3)會(huì)議紀(jì)要的三種寫(xiě)法
根據(jù)會(huì)議性質(zhì)、規(guī)模、議題等不同,大致可以有以下幾種寫(xiě)法:
(1)集中概述法。這種寫(xiě)法是把會(huì)議的基本情況,討論研究的主要問(wèn)題,與會(huì)人員的認(rèn)識(shí)、議定的有關(guān)事項(xiàng)(包括解決問(wèn)題的措施、辦法和要求等),用概括敘述的方法,進(jìn)行整體的闡述和說(shuō)明。這種寫(xiě)法多用于召開(kāi)小型會(huì)議,而且討論的問(wèn)題比較集中單一,意見(jiàn)比較統(tǒng)一,容易貫徹操作,寫(xiě)的篇幅相對(duì)短校如果會(huì)議的議題較多,可分條列述。
。2)分項(xiàng)敘述法。召開(kāi)大中型會(huì)議或議題較多的會(huì)議,一般要采取分項(xiàng)敘述的辦法,即把會(huì)議的主要內(nèi)容分成幾個(gè)大的問(wèn)題,然后另上標(biāo)號(hào)或小標(biāo)題,分項(xiàng)來(lái)寫(xiě)。這種寫(xiě)法側(cè)重于橫向分析闡述,內(nèi)容相對(duì)全面,問(wèn)題也說(shuō)得比較細(xì),常常包括對(duì)目的、意義、現(xiàn)狀的分析,以及目標(biāo)、任務(wù)、政策措施等的闡述。這種紀(jì)要一般用于需要基層全面領(lǐng)會(huì)、深入貫徹的會(huì)議。
。3)發(fā)言提要法。這種寫(xiě)法是把會(huì)上具有典型性、代表性的發(fā)言加以整理,提煉出內(nèi)容要點(diǎn)和精神實(shí)質(zhì),然后按照發(fā)言順序或不同內(nèi)容,分別加以闡述說(shuō)明。這種寫(xiě)法能比較如實(shí)地反映與會(huì)人員的意見(jiàn)。某些根據(jù)上級(jí)機(jī)關(guān)布置,需要了解與會(huì)人員不同意見(jiàn)的會(huì)議紀(jì)要,可采用這種寫(xiě)法。
(二)會(huì)議紀(jì)要的寫(xiě)法
1.標(biāo)題一般由“會(huì)議名稱(chēng)+紀(jì)要”構(gòu)成。
2.正文開(kāi)頭主要交代會(huì)議的基本情況,如會(huì)議目的、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參加人員、議題、主要成效等;主體部分要反映會(huì)議的主要精神和成果,如會(huì)議所研究的問(wèn)題、討論的意見(jiàn)、分析的情況、做出的決定、提出的任務(wù)措施等,要在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上進(jìn)行整理、歸納、分析、概括,通常用“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議強(qiáng)調(diào)”、“會(huì)議提出”、“會(huì)議同意”等詞語(yǔ)引出會(huì)議成果;結(jié)尾一般是提出希望、號(hào)召,要求有關(guān)單位和人員認(rèn)真貫徹會(huì)議精神。也有的會(huì)議紀(jì)要把這部分內(nèi)容放在主體部分,寫(xiě)完會(huì)議成果即結(jié)束全文。
。ㄈ⿻(huì)議紀(jì)要的寫(xiě)作要求
1.突出重點(diǎn)要抓住會(huì)議的主要議題和主要解決的問(wèn)題,集中反映會(huì)議的主要精神,反映多數(shù)人的一致意見(jiàn),對(duì)于少數(shù)人的意見(jiàn)或有分歧的意見(jiàn),除學(xué)術(shù)性會(huì)議紀(jì)要外,一般不要寫(xiě)進(jìn)會(huì)議紀(jì)要中。
2.善于歸納在忠實(shí)會(huì)議內(nèi)容的前提下,要把會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行整理、歸納、提煉,使之條理化、理論化,但注意不可任意增刪內(nèi)容或有意粉飾、拔高。
3.語(yǔ)言簡(jiǎn)潔會(huì)議紀(jì)要要以“會(huì)議”的名義來(lái)寫(xiě),要使用簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確的語(yǔ)言,如“會(huì)議認(rèn)為”、“與會(huì)代表一致認(rèn)為”、“部分代表認(rèn)為”。
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