如何寫好辦公會(huì)紀(jì)要
引導(dǎo)語:如何寫好辦公會(huì)紀(jì)要呢?下面小編給大家整理了一些方法,供大家參考,希望可以幫到你們。
如何寫好辦公會(huì)紀(jì)要
一、幾項(xiàng)基礎(chǔ)工作
1.會(huì)前要吃透議題。要寫好校長(zhǎng)辦公會(huì)紀(jì)要,會(huì)前做功課至關(guān)重要,基本要求就是“吃透”議題。既要熟悉和理解議題本身的內(nèi)容,還要有所延伸:對(duì)議題所涉及的相關(guān)法律法規(guī)、政策規(guī)定等作必要的研究;對(duì)會(huì)上可能出現(xiàn)的討論焦點(diǎn),甚至最后的決定等作必要的預(yù)測(cè)。做到心中有數(shù),這將有利于做好會(huì)議記錄和紀(jì)要草擬工作。
2.會(huì)中要全面記錄。會(huì)議記錄是紀(jì)要最原始、最基本的素材和憑據(jù),所以做好會(huì)議記錄是撰擬紀(jì)要最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)和最重要的步驟,也是保證紀(jì)要質(zhì)量的前提和基礎(chǔ)。做會(huì)議記錄時(shí)要集中精力,要把每個(gè)人的發(fā)言都詳細(xì)記錄下來,包括不同的觀點(diǎn)和看法, 存在分歧的意見和問題,甚至偏離議題的發(fā)言,以保證全面、真實(shí)、客觀,保證原汁原味、原原本本、實(shí)事求是。
3.會(huì)后要細(xì)致整理。會(huì)后要及時(shí)對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行梳理,運(yùn)用綜合、分析、歸納等方法使之條理化在此基礎(chǔ)上進(jìn)行去粗取精、去偽存真的加工,比如,對(duì)口語要進(jìn)行書面化,對(duì)分散的觀點(diǎn)要進(jìn)行集中,對(duì)分歧意見要作篩選。
二、幾個(gè)需要把握的關(guān)鍵
1.微觀與宏觀相結(jié)合,以微觀為主。撰擬校長(zhǎng)辦公會(huì)紀(jì)要的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)是落實(shí)和推動(dòng)工作, 所以紀(jì)要寫得越具體越好。但是有些紀(jì)要所涉及的議題內(nèi)容必須闡明其重要性、緊迫性等, 而有些紀(jì)要的制發(fā)是為了統(tǒng)一思想和行動(dòng),這些內(nèi)容就要寫得宏觀些。具體來講,就是“會(huì)議認(rèn)為”“會(huì)議指出”等部分可以宏觀些,主要是反映思想、理念和認(rèn)識(shí)等,體現(xiàn)政策性、前瞻性和導(dǎo)向性;“會(huì)議決定”“會(huì)議要求”“會(huì)議強(qiáng)調(diào)”等部分力求具體,主要寫明干什么、如何干、何時(shí)完成、達(dá)到什么目標(biāo)等,體現(xiàn)操作性、時(shí)效性和目的性。
2.忠實(shí)與加工相結(jié)合,以忠實(shí)為主。忠實(shí)會(huì)議精神是對(duì)紀(jì)要的最低要求, 也是最高要求,但在撰擬紀(jì)要的過程中還必須有加工環(huán)節(jié),主要工作是權(quán)衡 “縱”與“橫”的因素,特別需要通盤考慮議題內(nèi)容是否與國(guó)家法律法規(guī)和黨的路線方針政策有出入,是否與學(xué)校已出臺(tái)的`規(guī)章制度相抵觸,是否完整準(zhǔn)確地反映會(huì)議精神,還要考慮紀(jì)要下發(fā)后會(huì)產(chǎn)生什么影響,落實(shí)效力如何等。
3.總結(jié)發(fā)言與分散發(fā)言相結(jié)合,以總結(jié)發(fā)言為主。撰擬紀(jì)要有一條非常關(guān)鍵的原則,就是要全面把握和準(zhǔn)確采納會(huì)議主持人針對(duì)每項(xiàng)議題所作的總結(jié)發(fā)言,因?yàn)樗菚?huì)議精神的“靈魂”,是主持人在綜合會(huì)議討論情況的基礎(chǔ)上結(jié)合自身的思考而形成的。當(dāng)然,還要兼顧其他與會(huì)人員的發(fā)言,使紀(jì)要全面準(zhǔn)確、客觀真實(shí)。
4.內(nèi)容與形式相結(jié)合,以內(nèi)容為主。紀(jì)要在主送機(jī)關(guān)、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章等格式方面與其他公文文種有一定的區(qū)別。會(huì)議內(nèi)容表述都是以第三人稱出現(xiàn),如“會(huì)議聽取了”“會(huì)議討論了”“會(huì)議研究了”“會(huì)議認(rèn)為”“會(huì)議指出”“會(huì)議強(qiáng)調(diào)”“會(huì)議決定”“會(huì)議要求”“會(huì)議號(hào)召 ” 等,這些標(biāo)志性用語要按照紀(jì)要的內(nèi)容恰當(dāng)使用。在關(guān)注紀(jì)要的結(jié)構(gòu)等形式問題的同時(shí),更要將心思放在紀(jì)要的內(nèi)容上,特別是在一些細(xì)節(jié)方面要多加琢磨,對(duì)用詞要細(xì)心推敲,比如,是“會(huì)議通過了”還是“原則通過”了,是“審議了”還是“審定了”,看似區(qū)別不大,實(shí)際意義相差甚遠(yuǎn)。
三、幾個(gè)應(yīng)當(dāng)注意的問題
1.切忌篡改會(huì)議精神。對(duì)與會(huì)人員所闡述的觀點(diǎn)進(jìn)行提煉和概括,以及適當(dāng)?shù)脑鰷p和潤(rùn)色是必要的,也是不可或缺的。但是,紀(jì)要的生命和本質(zhì)在于真實(shí),在于紀(jì)實(shí),這就決定了撰擬紀(jì)要切忌弄虛作假,離開會(huì)議憑空搞再創(chuàng)作,人為深化和拔高、填平和補(bǔ)齊,篡改原意,融入個(gè)人感情色彩。
2.切忌重點(diǎn)不突出。在紀(jì)要中,什么都想反映等于什么都沒有反映,反而降低紀(jì)要的質(zhì)量,不利于會(huì)議精神的落實(shí)。所以,一方面要緊緊圍繞會(huì)議議題、會(huì)議主旨和會(huì)議成果來撰寫,做到刪繁就簡(jiǎn)、突出重點(diǎn),客觀、充分、準(zhǔn)確地反映會(huì)議的概況、主要精神和議定事項(xiàng),切忌流水賬式地把會(huì)議內(nèi)容全部寫下來,主次不分。另一方面不能簡(jiǎn)單地為了簡(jiǎn)潔和突出重點(diǎn)而過度概括,使紀(jì)要過于籠統(tǒng)抽象、空洞乏力。
3.切忌層次不清。層次清楚、結(jié)構(gòu)明晰是對(duì)所有文章的基本要求,但紀(jì)要對(duì)結(jié)構(gòu)、層次的要求更高。要注意議題之間的層次關(guān)系,要分層次、按順序地對(duì)每項(xiàng)議題所形成的會(huì)議成果進(jìn)行闡述,注意邏輯性。
4.切忌語言含糊。撰擬紀(jì)要須注重簡(jiǎn)明扼要、直來直去、平鋪直敘、通俗易懂,是什么就寫什么,避免模棱兩可、一語雙關(guān),切忌語言含糊、詞不達(dá)意。
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