在面試前，面試官需要做好充分準(zhǔn)備，對求職者的簡歷、應(yīng)聘崗位的職位說明書、面試題目等資料要有事先了解。面試時，應(yīng)從求職者可以預(yù)料的問題開始發(fā)問，做好必要的記錄，不就問題與求職者討論，對行為描述性問題進(jìn)行必要的深入挖掘。
一、結(jié)構(gòu)化面試
面試因其實施簡便、快速、運用廣泛、收集信息量大的特點，已經(jīng)成為人員招聘中應(yīng)用最為廣泛的選拔測評技術(shù)。但面試主觀性大、面試官容易受認(rèn)知偏差影響等缺點，讓面試的效果一直廣受爭議。通過減少面試中的主觀隨意性和不一致性，結(jié)構(gòu)化大大提高了面試的可靠性和準(zhǔn)確性。所謂結(jié)構(gòu)化面試是指面試的內(nèi)容、方式、評委構(gòu)成、程序、評分標(biāo)準(zhǔn)及結(jié)果的分析評價等構(gòu)成要素，按統(tǒng)一制定的標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行的面試。Conway，Jako和Goodman(1995)通過大量的分析對比，發(fā)現(xiàn)提高面試的結(jié)構(gòu)化程度和運用工作分析方法后，面試信度的均值可以達(dá)到0、70左右，信度離差則可以控制在0、035左右。
二、S公司員工招聘現(xiàn)狀及存在的問題
S公司是貴州省飲用水行業(yè)知名企業(yè)，現(xiàn)有員工400余人，主要分為四大類別：高層管理人員，包括公司總經(jīng)理及各分管副總;綜合管理人員，包括各直屬職能部門和子公司的人事、行政、財務(wù)以及采購等方面的管理人員;銷售及市場人員，包括市場部、銷售部、桶裝水分公司的所有人員;生產(chǎn)技術(shù)人員，主要是HX水廠的各生產(chǎn)車間、生產(chǎn)技術(shù)部、品控部、維修部、庫管、后勤等人員。隨著公司生產(chǎn)規(guī)模的不斷擴大，能否找到足夠多數(shù)量和質(zhì)量的人才制約著企業(yè)發(fā)展，特別是人力資源管理工作的短板現(xiàn)象更凸顯招聘工作的不力，主要表現(xiàn)在：
1、員工流動率高，致使招聘工作量大、任務(wù)重。人員流動過少，客觀上不利于組織健康運行。但人員流動過多過快，肯定對組織發(fā)展有很大影響。不但讓企業(yè)面臨著招募、選拔和培養(yǎng)新人的成本增加，還會對諸如生產(chǎn)力、士氣、客戶滿意度等產(chǎn)生難以估量的影響。S公司員工流動率明顯過高，根據(jù)今年公司1—8月的人事報表統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)，人員流動率每月超過10%。并且，人員流動中有超過80%以上是近三個月剛?cè)肼毜男聠T工。這就意味著，為填補人員流失后的空缺，不得不花費大量的人力、時間、成本來不斷進(jìn)行重復(fù)招聘。
2、人力資源管理基礎(chǔ)差，招聘工作薄弱。S公司招聘通常采用現(xiàn)缺現(xiàn)找，缺乏合理的人員需求規(guī)劃，更沒有開展有效的工作分析。致使招聘隨意，評判尺度不一，甚至當(dāng)時間緊任務(wù)重時出現(xiàn)降低標(biāo)準(zhǔn)錄用。公司就曾經(jīng)歷過這樣一個實例：公司新品上市，老板臨時安排市場部負(fù)責(zé)新品推廣銷售，市場部經(jīng)理提出招聘2名新品推廣人員，但沒能清晰闡明該職位的職責(zé)任務(wù)和用人標(biāo)準(zhǔn)，致使招聘工作一度停滯。
3、組織實施不夠規(guī)范，選拔測評隨意性大。在S公司，招聘組織不力、實施不夠規(guī)范，主要表現(xiàn)為：在招聘準(zhǔn)備環(huán)節(jié)，招聘人員選擇和組合隨意、素質(zhì)普遍偏低，評判標(biāo)準(zhǔn)缺乏溝通、尺度不一;在選拔測評環(huán)節(jié)，時常出現(xiàn)面試官因工作安排不當(dāng)致使求職者長時間等待，缺乏事先準(zhǔn)備導(dǎo)致面試提問隨意，經(jīng)常以貌取人、經(jīng)驗取人;在錄用環(huán)節(jié)，招聘人員認(rèn)知偏差和個人好惡扭曲判斷，缺乏必要溝通致使最后的選拔環(huán)節(jié)成為錄用決策的“一言堂”。最終，不僅導(dǎo)致招聘效果差、效率低，還損害公司的形象。
4、沒有相對科學(xué)合理的招聘測評技術(shù)作為支撐。S公司在招聘測評技術(shù)的選擇和使用上同樣存在問題，所有職位不加區(qū)分地均采用簡歷/申請表和面試兩種方法。簡歷/申請表過于關(guān)注“履歷特別輝煌”的“優(yōu)秀人才”，對信息真實性缺少有效評價，存在“條件越高越高”。面試大多采用非結(jié)構(gòu)化的方式，事先不做好準(zhǔn)備，面談漫無目的，往往憑借主觀印象來評判，行為舉止得體、言談口齒伶俐在很多時候成為決定是否選用的重要依據(jù)。
正確認(rèn)識結(jié)構(gòu)化面試。不容否認(rèn)，結(jié)構(gòu)化面試改善了因非結(jié)構(gòu)化帶來的標(biāo)準(zhǔn)不一、以貌取人等現(xiàn)象，使得面試更加有效，成本得以降低，更為人所接受。但結(jié)構(gòu)化面試比較機械，不利于發(fā)揮面試官的積極性，對求職者缺乏深入了解等問題同樣存在。所以，對于結(jié)構(gòu)化面試自身所不能克服的一些問題，在不斷完善的基礎(chǔ)上，實踐中還需要結(jié)合其它測評方式使用。有研究者就發(fā)現(xiàn)，將結(jié)構(gòu)化面試與認(rèn)知測驗相結(jié)合，面試的效果會有明顯的提升，完善結(jié)構(gòu)化面試的開展基礎(chǔ)。提高結(jié)構(gòu)化面試的有效性，特別需要注意做好以下兩個基礎(chǔ)工作：一是加大對崗位的分析力度，將結(jié)構(gòu)化面試建立在深入系統(tǒng)的工作分析基礎(chǔ)上。
依據(jù)工作分析確定任職資格，從而針對性地選擇測評要素。二是建立完善面試題庫，加強結(jié)構(gòu)化研究。面試題目設(shè)計要與崗位要求和工作實際緊密聯(lián)系，盡量采用行為描述性和情景模擬性問題，根據(jù)職能類別建立面試題庫，保持動態(tài)更新。
三、S公司結(jié)構(gòu)化面試方案的設(shè)計
根據(jù)公司招聘工作現(xiàn)狀及問題，以S公司行政人事部經(jīng)理崗位為例，詳細(xì)地闡述結(jié)構(gòu)化面試的設(shè)計應(yīng)用方案。
1、組織開展工作分析，確定任職資格。通過工作分析小組，收集資料，分析、整理、規(guī)范，最終形成職位說明書。考慮到工作經(jīng)驗、學(xué)歷、知識和技能等“顯性”要素對未來工作績效預(yù)測性不強，任職資格還需要強調(diào)崗位對人員“隱性”要素的要求，即個體潛在的心理特征。首先，通過行為事件訪談法獲得效標(biāo)樣本的勝任力數(shù)據(jù);然后，成立專家組，由外聘測評專家、公司總經(jīng)理、各部門負(fù)責(zé)人、優(yōu)秀的任職者代表組成，通過頭腦風(fēng)暴法，進(jìn)行主題分析和內(nèi)容分析并形成關(guān)鍵勝任特征;最后，統(tǒng)計分析并形成崗位勝任力模型。表1為S公司行政人事經(jīng)理的任職資格。
2、根據(jù)崗位任職要求，確定面試測評要素并設(shè)計面試提綱。第一，分析崗位的任職資格，確定結(jié)構(gòu)化面試的測評要素及其構(gòu)成。通過對行政人事經(jīng)理的任職資格分析，確定了結(jié)構(gòu)化面試測評的內(nèi)容有：知識技能包括勞動法律法規(guī)、行政管理和人力資源管理相關(guān)知識技能;勝任特征包括成就導(dǎo)向、服務(wù)精神、培養(yǎng)人才、靈活性、影響力、誠實正直、人際理解力、領(lǐng)導(dǎo)力、合作精神。其他要素，如資歷和部分知識技能選用簡歷篩選、背景調(diào)查等方法更為適宜，這里就不再展開討論。第二，針對測評要素設(shè)計面試題目，最后整理匯總形成面試提綱。面試題目主要采用情境性問題和與過去行為有關(guān)的問題，為避免面試時間太長效果不佳，面試題目被控制在10個以內(nèi)。表2為S公司行政人事經(jīng)理結(jié)構(gòu)化面試提綱(部分)。
3、制定結(jié)構(gòu)化面試評價量表。結(jié)構(gòu)化評價量表的設(shè)計重點在于測評要素的評價標(biāo)準(zhǔn)和權(quán)重的設(shè)置。在評價標(biāo)準(zhǔn)方面，為避免評價標(biāo)準(zhǔn)過于籠統(tǒng)、針對性不強、缺乏實踐指導(dǎo)性，采用了與測評要素相對應(yīng)的行為錨定。要素權(quán)重的設(shè)置則考慮工作崗位性質(zhì)，通過召開主題專家會議，輔以頭腦風(fēng)暴法、德爾菲法、層次分析法等方法來制定。最后，制作完成面試評價量表。
4、面試的錄用決策。采用面試組的方式對求職者進(jìn)行評價，每位面試官依據(jù)評價標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)求職者的回答進(jìn)行打分，然后匯總相加，得到求職者的總得分，最后將所有面試官的評分進(jìn)行算術(shù)平均求得求職者的最終得分。如果面試官的評分差異過大，有必要對面試情況進(jìn)行討論分析。面試結(jié)束后，依據(jù)得分確定名次，進(jìn)行面試結(jié)果反饋，完成面試階段工作。