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中小民營企業(yè)秘書在招聘工作中的禮儀運(yùn)用
近年來，隨著我國民營企業(yè)的快速發(fā)展，民營企業(yè)的規(guī)模不斷壯大，管理水平也得到了顯著提高，民營企業(yè)已逐漸發(fā)展成為國民經(jīng)濟(jì)的一支重要力量。一般而言，民營企業(yè)尤其是中小型民營企業(yè)為了節(jié)省人力物力財(cái)力，降低經(jīng)營成本，企業(yè)秘書工作都具有綜合性的特點(diǎn)，除負(fù)責(zé)秘書本職工作外，還擔(dān)負(fù)很大部分的非秘書性質(zhì)的工作，如人力資源管理、員工招聘與培訓(xùn)、企業(yè)文化、公關(guān)宣傳及新聞發(fā)布工作等。由此可見，中小民營企業(yè)秘書人員面臨重要的轉(zhuǎn)型要求，秘書的角色職能由傳統(tǒng)型向外向型、全能型轉(zhuǎn)變，秘書要既能文又能武，既會(huì)管理又懂專業(yè)，既當(dāng)信息員又當(dāng)公關(guān)人，既做謀士又做助手，為企業(yè)及領(lǐng)導(dǎo)提供全方位的服務(wù)。
但是，不少中小民營企業(yè)秘書面對(duì)工作要求的提高、工作性質(zhì)的轉(zhuǎn)變、工作跨度的加大等一系列要求一時(shí)難以適應(yīng)。僅就秘書在從事員工招聘工作環(huán)節(jié)而言，就由于工作量大、人員流動(dòng)性大及面試人數(shù)較多、面試對(duì)象層次較低等因素的影響，常有以下禮儀缺失的現(xiàn)象出現(xiàn)。如：招聘過程中相互大聲談笑；招聘工作當(dāng)天著裝隨意；招聘交談時(shí)坐姿懶散；言談舉止中時(shí)有輕視應(yīng)聘人員的表現(xiàn)等。這些都是招聘工作中秘書禮儀素質(zhì)缺乏的種種表現(xiàn)。
秘書形象常常代表著一個(gè)企業(yè)的形象，在招聘工作環(huán)節(jié)中給應(yīng)聘者留下深刻的第一印象，也是應(yīng)聘者對(duì)企業(yè)形成的第一印象。因此，秘書人員必須具備強(qiáng)烈的禮儀意識(shí)，掌握相應(yīng)的禮儀技巧，以提高企業(yè)的形象與知名度，樹立良好的社會(huì)信譽(yù)及社會(huì)形象。因此，秘書應(yīng)當(dāng)自覺地用禮儀規(guī)范來約束自身的行為，這就要求秘書應(yīng)當(dāng)從各方面明確禮儀規(guī)范要求，并熟練地運(yùn)用到工作過程當(dāng)中，為招聘工作環(huán)節(jié)的順利進(jìn)行及企業(yè)招聘到滿意的員工打下良好的基礎(chǔ)。
一、態(tài)度至上
尊重是一切禮儀的基礎(chǔ)。禮儀規(guī)范的基本要求就是要以尊重為本，以人為本，態(tài)度至上。在招聘工作中，秘書擔(dān)當(dāng)企業(yè)與企業(yè)需求人員之間的橋梁作用，是應(yīng)聘者進(jìn)入企業(yè)的第一道把關(guān)人。因此，秘書在工作中應(yīng)處處以企業(yè)需求為中心，以為企業(yè)服務(wù)為重點(diǎn)，以招募適合企業(yè)需求的員工為目的，尊重應(yīng)聘者，誠懇、熱心地為企業(yè)和應(yīng)聘者服務(wù)，不應(yīng)以老員工自居，以秘書身份自大，居高臨下，輕視對(duì)方，給應(yīng)聘者留下不好的第一印象。據(jù)美國華盛頓一家市場調(diào)查機(jī)構(gòu)的一次調(diào)查結(jié)果表明：應(yīng)聘人員在企業(yè)及與企業(yè)進(jìn)行接觸時(shí)受到非禮待遇后，96%的人不直接抱怨，但有91%的人不愿再到這個(gè)企業(yè)來。而且受到非禮待遇的人平均要向他周圍的9個(gè)人講述，其中13%的人要向他周圍的20個(gè)人講述�？梢�，企業(yè)的不良形象會(huì)造成比較大范圍內(nèi)的負(fù)面影響，企業(yè)對(duì)應(yīng)聘者應(yīng)保有尊重、良好而熱情的態(tài)度。
二、營造良好的第一印象
第一印象在人際交往中有著強(qiáng)烈的定勢(shì)作用。秘書在接待應(yīng)聘者時(shí)，端莊的儀表、文雅的舉止、得體的語言以及整潔的服飾往往可以留給應(yīng)聘者良好的第一印象。這既是對(duì)應(yīng)聘者尊重的一種表現(xiàn)，也是讓應(yīng)聘者產(chǎn)生樂于與之交往的魅力所在，是形成良好的面試關(guān)系的開端。
�。ㄒ唬﹥x表端莊
適度地修飾自己的形象，其實(shí)也是對(duì)自我人格的一種塑造和珍惜。秘書在招聘工作中應(yīng)注重自身的儀表美。儀表端莊是指秘書的服飾、發(fā)型、臉部化妝的綜合形象，要求秘書在工作中要做到職業(yè)、穩(wěn)重、可信、可親。如果秘書給應(yīng)聘者的第一印象很差，如著裝不整潔等，應(yīng)聘者則會(huì)對(duì)秘書的工作缺乏尊重和支持，使雙方面試的交往和溝通陷于困境，今后工作中秘書也難以得到未來員工更多的依賴與配合。
1、干練的發(fā)型。首先，發(fā)型比面部特征更能吸引對(duì)方的注意。長發(fā)暗示著健康和性感，短發(fā)看起來自信而成功，自然、中長、沒有特定款式的發(fā)型，則讓人感覺智慧和真實(shí)。秘書在招聘工作中可采用束發(fā)或盤發(fā)等方式體現(xiàn)出職業(yè)、干練的企業(yè)形象。
2、淡雅的妝容。出于尊重和自信的角度，秘書在招聘場合應(yīng)化淡妝，不能化濃妝，才能體現(xiàn)出職業(yè)和自然、美麗的形象。
3、得體的衣著。根據(jù)TPO原則，秘書在招聘工作中應(yīng)注重自身的著裝，應(yīng)得體而鄭重，不應(yīng)穿著隨意或穿休閑服參與招聘工作。
�。ǘ┱Z言得體
常言道“言為心聲”。語言是招聘場合雙方人員之間溝通與交流的重要工具，是建立良好招聘關(guān)系的禮儀要求。語言往往能全面地反映出一個(gè)人的文化素養(yǎng)、知識(shí)水平和精神風(fēng)貌。語言得體是指秘書與應(yīng)聘者之間交流使用的語言準(zhǔn)確、友善、親切，包括言之有禮、言之有意、言之有利、言之有體和言之有技。
1、重在交流。在應(yīng)聘者面前，應(yīng)提倡用禮貌的語言、鼓勵(lì)性語言。秘書首先要學(xué)會(huì)使用文明禮貌的十字用語，即“請(qǐng)、您好、謝謝、對(duì)不起、再見”。其次要注意正確而禮貌地稱謂應(yīng)聘者，如可稱先生、小姐、同學(xué)等。此外，還應(yīng)當(dāng)注重傾聽禮儀，注意詢問技巧等。
2、善于傾聽。聽別人說話實(shí)際上就是對(duì)別人的肯定和尊重。有人說，上帝之所以給我們兩只耳朵一張嘴，就是希望我們多聽少說。在招聘工作中，秘書應(yīng)把應(yīng)聘者放在首要的位置，讓應(yīng)聘者多講多談，以更全面地了解對(duì)方的各種信息，以吸納為企業(yè)所用的人員。
3、多用詢問。秘書在招聘環(huán)節(jié)中應(yīng)多用詢問，了解企業(yè)需求的信息，并通過應(yīng)聘者對(duì)于詢問的回答來分析該人員是否符合企業(yè)的需求。
第一印象有大約40%的內(nèi)容還與聲音有關(guān)。音調(diào)、語氣、語速、節(jié)奏都將影響第一印象的形成。因此，雙方在交流過程中也要注意語調(diào)優(yōu)雅、吐字清楚、聲音高低得當(dāng)、語氣柔和、情感真摯、以誠相待，處處注意樹立良好的企業(yè)形象。秘書掌握溝通的語言交流的禮儀與技巧是密切面試雙方關(guān)系的關(guān)鍵。秘書學(xué)會(huì)合理運(yùn)用語言的特點(diǎn)，在交談中使用禮貌性語言，善于運(yùn)用理解、含蓄、親切及靈活多變的語言交際方式，就能促進(jìn)心靈相通，促進(jìn)相互理解和信任，達(dá)到與應(yīng)聘者交談取得圓滿的結(jié)果、吸引人才等目的，使招聘工作得以順利進(jìn)行。
�。ㄈ┡e止文雅
秘書在招聘工作環(huán)節(jié)中，除了注重儀表和談話禮儀外，還要掌握輔助語言禮儀，即態(tài)勢(shì)語言。態(tài)勢(shì)語包括表情語、動(dòng)作語和體姿語。
1、文雅的動(dòng)作。招聘工作中，秘書可使用恰當(dāng)?shù)氖謩?shì)請(qǐng)應(yīng)聘者坐下，并在與應(yīng)聘者進(jìn)行應(yīng)聘資料的交接時(shí)注意雙手遞接，體現(xiàn)對(duì)對(duì)方的尊重。手勢(shì)活動(dòng)幅度不宜過大，應(yīng)節(jié)奏明快、自然文雅。
2、微笑的表情�？突f過：“微笑能照亮所有看到他的人，像是穿過烏云的太陽，帶給人們溫暖�！蔽⑿梢苑从吵鲆粋�(gè)積極的形象，表現(xiàn)友善，同時(shí)它也是與人溝通的催化劑。面帶微笑，可以表達(dá)對(duì)他人的尊敬和禮貌，拉近人與人的距離，表現(xiàn)誠意。
3、親切的眼神。微笑離不開眼睛的神采，在招聘環(huán)節(jié)中，秘書應(yīng)面帶微笑，雙目平視對(duì)方，眼神真摯，體現(xiàn)出平易近人的感覺。交談中應(yīng)時(shí)時(shí)注意眼神的關(guān)注，體現(xiàn)出對(duì)交談對(duì)象的尊重，不應(yīng)左顧右盼，心不在焉。
4、正確的姿態(tài)。秘書在招聘過程中，姿態(tài)使用主要包括立姿和坐姿。立姿要求脊背挺直、胸部挺起，不要彎腰曲背；坐姿要求是腰部挺起，上身要直，不要給人以“癱倒在椅子上的感覺”，身子可適當(dāng)前傾讓人感覺你對(duì)談話內(nèi)容有興趣。優(yōu)雅的坐姿傳遞著自信、友好、熱情的信息，同時(shí)也顯示出高雅莊重的良好風(fēng)范。就坐后，要注意單手或雙手放在桌下或是雙肘支在面前的桌子上、夾在兩腿間都是不允許的。
總之，采用“SOLER”是一個(gè)有效的方法。S——sit：坐要面對(duì)別人；O——open：自然開放；L——lean：身體微微前傾；E——eye：目光接觸；R——reaction：放松。秘書在招聘環(huán)節(jié)善于運(yùn)用手勢(shì)、表情等非言語交流的形式，學(xué)會(huì)運(yùn)用“體態(tài)語言”，實(shí)踐良好的禮儀規(guī)范，必將有利于招聘工作質(zhì)量的提高。
秘書人員在招聘工作環(huán)節(jié)中注重禮儀是職業(yè)禮儀的需求，也是秘書職業(yè)形象的重要組成部分，更是秘書素質(zhì)、修養(yǎng)、行為、氣質(zhì)的綜合反映。招聘工作中能注重禮儀有利于自身素質(zhì)的提高，有利于工作的順利開展。那么，通過什么途徑才能更好地提升自身的禮儀素養(yǎng)，在招聘工作環(huán)節(jié)中很好地運(yùn)用呢？
首先，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)和企業(yè)的快速發(fā)展，人們的禮儀意識(shí)不斷加強(qiáng)。秘書在招聘工作中注重禮儀形象，能較好地樹立企業(yè)形象，有助于提高秘書自身的整體素質(zhì)，有助于繼承“禮儀之邦”的優(yōu)良傳統(tǒng)，適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要�！岸Y”的根本是“修身”，而實(shí)現(xiàn)秘書禮儀規(guī)范的關(guān)鍵，說到底就是秘書自身素質(zhì)的提高。因此，秘書必須首先樹立良好的職業(yè)道德修養(yǎng)，成為具有社會(huì)責(zé)任感和企業(yè)責(zé)任心的職業(yè)人。同時(shí)，秘書應(yīng)加強(qiáng)職業(yè)修養(yǎng)意識(shí)，秘書的職業(yè)形象以秘書群體形象為首要前提，需要每一位秘書為之付出巨大的努力。個(gè)別秘書由于心中沒有一個(gè)完善的自我形象設(shè)計(jì)，缺乏必要的知識(shí)儲(chǔ)備及內(nèi)在修養(yǎng)，在行為上表現(xiàn)為專業(yè)性不強(qiáng)，致使秘書的職業(yè)形象只有與世俗上的小蜜定義相吻合。特別有少數(shù)行為粗魯、言語庸俗者，更是嚴(yán)重影響了秘書職業(yè)整體的社會(huì)形象。作為秘書，應(yīng)努力提高自身的素質(zhì)，用自身良好的言行及工作作風(fēng)贏得人們的矚目。誠然，素質(zhì)的提高并非來自一朝一夕，需要平時(shí)在一點(diǎn)一滴的言行舉止中養(yǎng)成良好的習(xí)慣，并逐漸積淀而成。
其次，秘書需要提高自身的知識(shí)架構(gòu)。秘書人員要自覺調(diào)整自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，終身努力學(xué)習(xí)。作為一名“知書達(dá)禮”的秘書，除了要認(rèn)真學(xué)習(xí)秘書專業(yè)的知識(shí)和技能外，還應(yīng)該學(xué)習(xí)企業(yè)管理及其他與企業(yè)相關(guān)的學(xué)科知識(shí)；同時(shí)，對(duì)與秘書工作各環(huán)節(jié)相關(guān)的禮儀規(guī)范要求等知識(shí)也應(yīng)當(dāng)加以重視。只有不斷地更新知識(shí)，完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，增加自身修養(yǎng)，為企業(yè)提供更為周到細(xì)致的服務(wù)，才能贏得廣泛的贊譽(yù)和尊重，獲得良好的社會(huì)輿論及評(píng)價(jià)，樹立良好的企業(yè)形象。
在招聘工作環(huán)節(jié)中，負(fù)責(zé)招聘的秘書人員其形象、言談舉止、音容笑貌，都能對(duì)應(yīng)聘者產(chǎn)生直接或間接的影響，從而影響招聘工作的效果。這就要求秘書不僅要具有豐富的專業(yè)知識(shí)和技能，還要具備良好的職業(yè)素質(zhì)與修養(yǎng)，自覺履行相關(guān)的禮儀規(guī)范。可見，秘書具備良好的禮儀修養(yǎng)和履行禮儀規(guī)范，已是當(dāng)代中小民營企業(yè)秘書工作不可分割的一部分，也是企業(yè)發(fā)展與社會(huì)進(jìn)步的必然要求。
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