一家國有生產(chǎn)型企業(yè)從5月下旬開始，公司連續(xù)接了一批訂單，生產(chǎn)人員有時(shí)需要連續(xù)上12小時(shí)的班，甚至更長。我一方面擔(dān)心員工負(fù)荷太大，吃不消，但另一方面又發(fā)現(xiàn)，生產(chǎn)上有混時(shí)間的現(xiàn)象，比如生產(chǎn)物料未到，前期并未投產(chǎn)，但仍有很多員工呆在車間里混加班時(shí)間。這樣，一個月下來，產(chǎn)量并未達(dá)到公司的要求，但工作時(shí)間已遠(yuǎn)超一個月標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間，公司得支付很多的加班費(fèi)。
對于這一塊，HR該如何進(jìn)行行管理，讓員工們加班確實(shí)是加在點(diǎn)子上?事實(shí)上，根據(jù) 《勞動法》第44條規(guī)定，平時(shí)超出工作時(shí)間的加點(diǎn)工作和法定節(jié)日的加班工作應(yīng)當(dāng)按照加班時(shí)間支付加班費(fèi)，但是休息日加班的，用人單位優(yōu)先給予調(diào)休，不能安排調(diào)休的應(yīng)當(dāng)支付加班費(fèi)。
用人單位應(yīng)當(dāng)通過內(nèi)部管理制度，明確 “加班”概念。加班通常可以分為兩種，一種為用人單位指定加班，一種為員工自覺加班。對于用人單位指定加班，內(nèi)部規(guī)章制度應(yīng)對可以加班的情形和加班的審批手續(xù)進(jìn)行規(guī)定，只有符合加班條件并經(jīng)相應(yīng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的加班才可以認(rèn)定為加班，作為計(jì)算加班工資的依據(jù)。
員工因自己原因未在工作時(shí)間內(nèi)完成工作，下班后主動補(bǔ)齊工作;或到下班時(shí)間后未離開工作崗位，做自己的事情;或未受領(lǐng)導(dǎo)安排主動多勞動等類似情況，不屬于用人單位指定加班的情形，且未經(jīng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，因此不屬于法律意義上的加班。
因此小編認(rèn)為首先，要杜絕無效加班，建立加班通知、申請、統(tǒng)計(jì)、確認(rèn)制度。加班可以分為員工主動加班和單位要求加班。用人單位可以根據(jù)兩種情形，建立相應(yīng)的通知加班和申請加班制度。由單位通知員工加班的，控制的關(guān)鍵點(diǎn)在于加班安排者。
相應(yīng)的制度主要在于規(guī)制加班安排者的權(quán)限、加班安排的必要性和合理性、加班安排的有效性等。由員工申請加班的，應(yīng)由員工對加班的必要性做出說明，經(jīng)單位批準(zhǔn)后，員工的加班方被認(rèn)可。同時(shí)，單位的制度應(yīng)表明，不提倡員工自行加班，未經(jīng)通知或批準(zhǔn)，員工自行到單位工作的，不認(rèn)定為加班。
其次，檢查加班情況。 從案例上可以得知，生產(chǎn)部門接到生產(chǎn)任務(wù)后，為完成任務(wù)確定加班人員是沒有錯的，但在確定好加班人員后，并沒有對安排的人進(jìn)行任務(wù)分配或分配失衡，導(dǎo)致有的忙得要死，有的閑得要命，如果在工作安排上合理到位，不會出現(xiàn)此類現(xiàn)象。再結(jié)合上面的部門溝通，確定有些物料不能到位，完全可以提前預(yù)控。
不管部門之間溝通是否到位，工作安排是否均衡，但在生產(chǎn)加工過程中，公司應(yīng)有專人進(jìn)行監(jiān)管，而工作的監(jiān)管要根據(jù)安排的任務(wù)進(jìn)行督導(dǎo)：一是對每日完成情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，二是對每日員工加班做考勤記錄，更重要的是在監(jiān)管過程中及時(shí)發(fā)現(xiàn)是否有窩工怠崗情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)做出匯報(bào)，便于工作重新劃分或調(diào)整。
第三，無論是采用現(xiàn)金發(fā)放還是轉(zhuǎn)賬形式支付勞動者的工資，用人單位都應(yīng)該將工資和加班工資明確分列在工資單上，要求員工簽字確認(rèn)，并發(fā)放給員工一份。同時(shí)，用人單位還可作出拒付聲明，表明對工資單之外的勞動報(bào)酬事項(xiàng)拒絕支付，以應(yīng)對關(guān)于仲裁時(shí)效的規(guī)定。
除了以上幾種管理與控制加班成本的方法外，還可通過加強(qiáng)員工的績效考核力度，安排合理適當(dāng)?shù)墓ぷ鞫~與績效目標(biāo)，提高員工的工作效率，并用嚴(yán)密的管理制度將加班原則、加班流程、加班費(fèi)計(jì)發(fā)、調(diào)休等以文本形式固定并公示，降低管理難度。