今天要說的問題，覆蓋面可能有些大，當(dāng)然啦，市面上有無數(shù)相關(guān)的參考書籍和顧問資料，因此，讓我們把問題再縮小一點(diǎn)兒，那就是如何防止公司內(nèi)部員工欺詐，或者說的通俗一點(diǎn)，如何防止公司內(nèi)鬼。除了一些常規(guī)防范手段，比如定期檢查庫存，預(yù)約審計(jì)，每日現(xiàn)金結(jié)算，每月核查個人財(cái)務(wù)賬單，等等，其實(shí)還有一些方法手段可以用來保護(hù)你自己和你的公司免受欺詐損失。在此，不妨就讓我們來看看有哪些方法吧。
建立公司行為規(guī)范和準(zhǔn)則
你知道嗎?沃爾瑪員工在和供應(yīng)商開會的時候，連他們提供的一杯水或一杯咖啡都不能喝，除非他們自己買單。這就是所說的行為規(guī)范。行為規(guī)范會闡述哪些是公司無法忍受的不道德、或不合法的行為，無論你面對的人是什么身份，包括客戶、供應(yīng)商、員工、甚至是公司本身。
當(dāng)然，你的公司在指定行為規(guī)范和準(zhǔn)則的時候不用像沃爾瑪那么嚴(yán)格，但必須要把不允許員工做的事情，詳細(xì)、清楚地羅列在規(guī)范里面，而且要讓公司里所有員工都知曉規(guī)范中的條款。然后，你需要定期讓員工書面簽字，確認(rèn)自己已經(jīng)閱讀過了公司的相關(guān)條款，并且理解和認(rèn)可公司規(guī)定，也愿意服從和遵守相關(guān)行為規(guī)范和準(zhǔn)則。
現(xiàn)在，你需要看看鏡子中的自己，做下自我反省。因?yàn)樯頌楣緞?chuàng)始人或是領(lǐng)導(dǎo)，以及行為規(guī)范的制定者和強(qiáng)制執(zhí)行者，必須要以身作則，帶頭遵守行為規(guī)范里面的每一條規(guī)定。如果員工發(fā)現(xiàn)你公私不分，拿公司財(cái)產(chǎn)為自己謀利，那么他們也會跟你這么做，甚至?xí)儽炯訁�。此外，如果你能更好地對待員工，尊重他們，時常給予一些補(bǔ)貼，或是晉升的機(jī)會，那么他們就不太會動歪腦筋，也不會冒著風(fēng)險去做內(nèi)鬼了。
公司內(nèi)部“三權(quán)分立”，彼此之間相互制衡
如果在一家規(guī)模不大的企業(yè)里，很可能會讓一個人身兼多職，但是最危險的，是公司里有一個“獨(dú)握大權(quán)”的管理者或會計(jì)記賬者，這個人負(fù)責(zé)查收郵件，企業(yè)存款，并處理支付和歸檔交易文件。一旦公司里的方方面面都由一個人來控制，那么十有八九會出問題。
在筆者的公司里，有一家是這么處理海量郵件的，我們召集了大約12名高管及他們的主力，大家齊心協(xié)力來完成這項(xiàng)工作，結(jié)果大約只花了15分鐘就搞定。此外，我們也會單獨(dú)處理支票，把所有要兌換的支票用帶子扎好，然后當(dāng)銀行把錢準(zhǔn)備好的時候，提前拿去兌換。
不僅如此，你還需要避免讓同一個人處理采購及給供應(yīng)商支付貨款，也不能讓同一個人管理公司應(yīng)付賬款和應(yīng)收帳款。如果你經(jīng)營的是一家制造公司或是一家分銷公司，那么你同樣需要讓不同的人去管理收貨、庫存、以及發(fā)貨工作。
如果你的公司人手的確緊張，沒有辦法安排那么多人分別處理上述工作，那么至少在運(yùn)營上要部署兩個人，一個人負(fù)責(zé)管理入貨事宜，包括現(xiàn)金、支票、貨物、以及物資;另一個人則負(fù)責(zé)管理出貨事宜，包括付款、訂單、產(chǎn)生品。
制定工作準(zhǔn)則和工作規(guī)程
除了公司會計(jì)之外，公司里有些員工應(yīng)該每個月定期處理好自己的銀行和信用卡賬單------凡是無法解決自己銀行賬單問題的人，是沒有能力處理好公司內(nèi)部會計(jì)事物的。
為了解釋這一點(diǎn)，在此舉個例子：筆者有一位合伙人，他與一個新客戶合作，開始例行公事地看了看他們的信用卡賬單。其中有一張卡，沒有匹配手續(xù)費(fèi)用的購物記錄。一份調(diào)查披露，他這個客戶前財(cái)務(wù)主管曾經(jīng)和他一起拿過公司卡消費(fèi)，并且開支超過20萬美元。
約束欺詐還有其他方法，那就是在資金被發(fā)送給收款方之前，需要由會計(jì)錄入，并且由人力資源擬定、授權(quán)，再經(jīng)管理人員復(fù)核。
另外，凡是要上鎖的地方必須要及時上鎖，嚴(yán)格強(qiáng)制執(zhí)行鑰匙管理和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)訪問權(quán)限，尤其是要格外重視那些即將離職的員工。如果有員工要離開公司，那么你可能需要更換公司門鎖，或進(jìn)門密碼。值得一提的是，當(dāng)你解雇公司員工之后，需要更加注意，因?yàn)槟愫芸赡軙獾綀?bào)復(fù)，而盡快換鎖可能是個明智之舉。
觀察員工行為
如果你注意到員工的行為有所改變，比如文件隨意亂放，在項(xiàng)目里出工不出力，或是在客戶面前過度表現(xiàn)自己，那么你就該小心啦。同樣的事情你也需要留意，比如某個員工試圖查看公司運(yùn)營或財(cái)務(wù)方面的重要資料，或是在沒人的時候了解和自己工作無關(guān)的事情。
相信我，他們這么做絕不是非常熱愛這份工作，而很可能是希望不想讓其他人知道，或看到他們在干嗎。你要對公司運(yùn)營的每個部分都做好標(biāo)記，無論多小的工作，也要引起足夠的關(guān)注。筆者之前曾在一家制造公司工作過，一位客戶在質(zhì)保期內(nèi)送回了一個昂貴的商品進(jìn)行維修。但是在銷售記錄上，我們找不到與這個商品相關(guān)的任何記錄。在進(jìn)一步與客戶核實(shí)之后，我們發(fā)現(xiàn)公司制造部副總裁和一個工頭在公司內(nèi)部生產(chǎn)了這臺設(shè)備，之后用他們自己做的公司發(fā)票，從公司后門溜出去發(fā)貨的。最后，我們把這兩個人送給了警察處理，但回過頭想一想，其實(shí)在內(nèi)部管理上本可以避免這種事情發(fā)生，更可避免遭受數(shù)萬美元的損失。
最關(guān)鍵的，你要相信自己的直覺和勇氣，因?yàn)橹挥心悴抛盍私庾约簞?chuàng)立的公司。如果有些事情看上去、或感覺上不太對，那么就必須要引起重視，然后盡一切辦法，追究到底!
(來源：快鯉魚獨(dú)家編譯 作者：Joe Worth 原文：via entrepreneur雜志)