員工承擔(dān)的職責(zé)減少時(shí)，盡管他也認(rèn)同組織的調(diào)整，但不可避免會造成心理的不平衡，會誤認(rèn)為自己對企業(yè)或是團(tuán)隊(duì)的價(jià)值降低了。他們會關(guān)心自己的績效評估會有什么樣的變化，薪酬會不會降低。如果處理不當(dāng)，就會造成員工積極性的波動。
吳彤詳細(xì)查閱了下周的工作計(jì)劃，突然想起一個問題，在組織變革溝通中用紅筆添注了一項(xiàng)工作內(nèi)容：做好和職責(zé)發(fā)生轉(zhuǎn)移的員工面談的有效準(zhǔn)備!
身兼兩職的優(yōu)秀員工
“當(dāng)時(shí)公司剛起步，市場部人員捉襟見肘，對外宣傳文案及媒體合作原來是由市場部經(jīng)理彭琳兼著做的，但一直忙不過來。高層認(rèn)為，李誠的文案能力及其個人在公共媒體關(guān)系圈子里的人脈關(guān)系，完全可以協(xié)助這項(xiàng)市場部的職責(zé)。但當(dāng)時(shí)的情況是，企業(yè)內(nèi)刊的編輯離不開李誠。這樣，李誠就成了兼具二職的員工，但向人力資源經(jīng)理匯報(bào)工作。”吳彤回憶說。
在吳彤看來，如果沒有2004年初的組織架構(gòu)調(diào)整，李誠的積極工作是可以繼續(xù)延續(xù)下去的。
溝通忽視員工心態(tài)失衡
彭琳的提議得到了人力資源經(jīng)理吳彤的贊同，吳彤認(rèn)為，李誠的工作量已經(jīng)非常大，隨著企業(yè)內(nèi)刊下一步的擴(kuò)版，必然不堪重荷。將對外文案宣傳及媒體合作劃歸市場部，不只減少了李誠的工作量，也有利于李誠把企業(yè)內(nèi)刊的工作做得更細(xì)，提升內(nèi)刊的空間。
“當(dāng)時(shí)，我忽視了李誠內(nèi)心不平衡的感覺，對會談也缺乏有效的準(zhǔn)備。”吳彤想起那次失敗的面談就感到懊悔，“我把職責(zé)劃歸市場部管理的緣由向李誠做了非常詳盡的解釋，要求他做好下一步企業(yè)內(nèi)刊由8版擴(kuò)大到16版的準(zhǔn)備，并告訴他這是公司的決定。而李誠一直表示認(rèn)同公司的調(diào)整，他的臉色一直沒有什么異常，我以為這個決定他肯定是歡迎的，因?yàn)樗ぷ鲗?shí)在太累了。”
在這一思維的支配下，吳彤非常簡單地結(jié)束了面談。
“我們都沒有重視職責(zé)發(fā)生轉(zhuǎn)移時(shí)員工心理的失衡，”吳彤說，“當(dāng)張華告訴我李誠非常配合地把有關(guān)資料、工作步驟及聯(lián)系人名單均交給他時(shí)，我們都以為非常順利地完成了這次的職責(zé)調(diào)整。”
但事后的發(fā)展表明，吳彤顯然太樂觀了。
市場部經(jīng)理彭琳解釋說，軟文廣告投放非常不理想，文案專員在邀請?jiān)械拿襟w關(guān)系協(xié)助推廣活動時(shí)，前所未有地表現(xiàn)出反常的不合作。
“當(dāng)時(shí)我們都意識到李誠的工作態(tài)度發(fā)生了微妙的變化，”吳彤說，“但市場部一直給我的反饋是工作移交時(shí)李誠非常配合，給我們的一個錯覺是，李誠是歡迎和接受這次的職責(zé)轉(zhuǎn)移的。”
在面談中，吳彤非常關(guān)切地問李誠，客戶對近期的內(nèi)刊評價(jià)極差，是否工作積極性受到了什么樣的影響?還是有其他的個人原因?
“當(dāng)時(shí)我非常震驚，對他的反應(yīng)更是意外。”吳彤回憶說，“那時(shí)我才意識到，上一次的職責(zé)調(diào)整對他的心理產(chǎn)生了非常微妙的影響。”
“這些你已經(jīng)和我解釋過了，”李誠非常不高興地打斷了吳彤的話頭，“我并沒有什么心理不平衡，把這項(xiàng)職責(zé)轉(zhuǎn)到市場部是合情合理的。我一直非常配合地把工作移交給市場部的同事了。”
在高管人員的出面挽留下，李誠最后還是留在公司，“但他再也找不回以前的工作激情。”吳彤對此非常遺憾。
第一步，對溝通做有效的準(zhǔn)備。首先應(yīng)該向員工澄清這一職責(zé)的變動是企業(yè)的原因，而這樣做是支持企業(yè)的未來發(fā)展目標(biāo)和滿足未來的需求。為后面的對話提供了一個很好的鋪墊。
這時(shí)一定要對員工心理的不平衡有所準(zhǔn)備，被減少職責(zé)的員工在會談時(shí)會關(guān)心哪些問題?一般來說，職責(zé)發(fā)生轉(zhuǎn)移會使員工產(chǎn)生積極的和消極的感受。
消極的一面是員工承擔(dān)職責(zé)的減少，會造成心理的不平衡，會誤認(rèn)為自己對企業(yè)或是團(tuán)隊(duì)的價(jià)值降低了。吳彤的最大失誤就在于簡單地認(rèn)為李誠心理上非常歡迎的接受職責(zé)調(diào)整，沒有對李誠的績效及薪酬做出任何澄清。
第二步，和員工面對面溝通，討論變革積極的一面。詳細(xì)解釋變革的角色和職責(zé)將要發(fā)生什么樣的變化，解釋清楚為什么要做這樣的職責(zé)調(diào)整。誠實(shí)的解釋可以幫助員工理解和配合組織的決定。
第四步，面談總結(jié)。要反復(fù)重申變革的積極作用，告訴員工如果對新的工作目標(biāo)或職責(zé)有疑問都可以討論。
在與員工溝通時(shí)，一定要表示出必要的尊重。向他咨詢一些問題，表明組織非常重視他的經(jīng)驗(yàn)。