這種會(huì)議不但不會(huì)讓你的團(tuán)隊(duì)更有效率，相反它會(huì)讓你們更難把事情做完。
許多工作場所都會(huì)舉行頻繁的會(huì)議，一個(gè)團(tuán)隊(duì)的所有人聚在一起(實(shí)際地聚在一起或者是虛擬地聚在一起)對他們各自的項(xiàng)目狀態(tài)做口頭匯報(bào)。
這些“更新會(huì)議”(又名“員工會(huì)議”)據(jù)稱會(huì)有用，因?yàn)樗麄児膭?lì)“更好的溝通”。但是我不敢茍同。
在我看來，只有在團(tuán)隊(duì)成員之間有必要協(xié)調(diào)活動(dòng)的時(shí)候才要進(jìn)行溝通。如果這種需求不存在，那么“更好的溝通”只會(huì)造成干擾。
例如，從事商業(yè)程序研究工作的程序員不需要知道市場營銷活動(dòng)的狀態(tài)。同樣，市場部門的人也不需要知道技術(shù)里程碑的細(xì)節(jié)。
作為一般的規(guī)則，商業(yè)溝通應(yīng)該建立在“需要知道”的基礎(chǔ)上，并非要保密，而是因?yàn)槿绻悴恍枰私饽撤N東西，你再去考慮這種東西就是在浪費(fèi)時(shí)間和精力。
然而，為了便于討論，讓我們假設(shè)你的團(tuán)隊(duì)確實(shí)需要更好的溝通。如果是這樣，讓每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員書寫并且分發(fā)一份總結(jié)會(huì)更加有效，而不是舉行更新會(huì)議。
計(jì)算一下
我們想象你在一個(gè)擁有10個(gè)人的團(tuán)隊(duì)中。如果一次更新會(huì)議中每個(gè)人需要15分鐘，那么你消耗掉每個(gè)人的時(shí)間是150分鐘，所有人的時(shí)間加起來是1500分鐘(即，一次10個(gè)人參加的2個(gè)半小時(shí)的會(huì)議)。
相比之下，如果每個(gè)人都花15分鐘的時(shí)間寫一篇總結(jié)，你消耗掉的書寫時(shí)間是150分鐘，因?yàn)榇蠖鄶?shù)人閱讀(或者略讀)的速度要比他們聽的速度快上10倍，所以每個(gè)人只需要再用15分鐘就可以看完(也就是1.5 X 10)，所有人閱讀的總時(shí)間為150分鐘，因此所有人用的時(shí)間總計(jì)為300分鐘。
因此，寫總結(jié)的效率比更新會(huì)議的效率要高出5倍。
但是，讓我們假設(shè)團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人寫東西都很慢，每個(gè)人需要30分鐘的時(shí)間寫狀態(tài)總結(jié)。那么花費(fèi)在寫總結(jié)上的總時(shí)間就是300分鐘。
同樣，我們也假設(shè)團(tuán)隊(duì)的每個(gè)成員都有點(diǎn)愚鈍，需要三分鐘去瀏覽每一份總結(jié)。在閱讀上花費(fèi)的時(shí)間就是300分鐘，人們用的總時(shí)間加起來就是600分鐘。
這樣做仍然比在會(huì)議上給出最新狀態(tài)的效率高出2.5倍。
迫使關(guān)注
總結(jié)與會(huì)議相比還有其它優(yōu)勢。寫總結(jié)迫使你專注于真正重要的事情。它也允許團(tuán)隊(duì)成員在閱讀的時(shí)候略過與他們無關(guān)的信息。
此外，想要進(jìn)行一次更新會(huì)議，你必須要協(xié)調(diào)每個(gè)人的時(shí)間表，這就意味著要有路上的時(shí)間、啟動(dòng)時(shí)間、連接設(shè)備等等的時(shí)間。相比之下，寫總結(jié)和看總結(jié)都是在作者和讀者方便的時(shí)候進(jìn)行。
更新會(huì)議還有轉(zhuǎn)變?yōu)殚e扯的傾向，每個(gè)人都必須要通過評論或者反對其他人說的所有事情來證明他或她重要。如果你曾經(jīng)在某個(gè)地方工作過，你會(huì)知道我在此說的是什么意思。這樣的活動(dòng)不僅僅是徒勞的，而且還會(huì)適得其反。
此外，根據(jù)我的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，更新會(huì)議比其它類型的會(huì)議更容易陷入鼠洞。
有些人可能沒有聽過鼠洞這個(gè)術(shù)語，它的意思是對你不能采取任何行動(dòng)的事情(例如經(jīng)濟(jì))或者某些本質(zhì)上很愚蠢的東西進(jìn)行討論(就像“我們的產(chǎn)品真的符合Web 3.0嗎?”)。
更新會(huì)議的與會(huì)者能否浮出鼠洞并非是未知數(shù)，因?yàn)樗麄兊臓顟B(tài)報(bào)告包含不好的消息，所以他們想要拖延時(shí)間。然而，這個(gè)策略對于寫總結(jié)來說并不適用。
簡而言之，雖然舉行啟動(dòng)會(huì)議和討論接下來做什么的會(huì)議可能會(huì)有用，但是僅僅為了獲得每個(gè)人最新狀態(tài)的會(huì)議是在浪費(fèi)時(shí)間(因此是在浪費(fèi)金錢)。