員工背景調查是為招聘保駕護航的重要手段和方法之一，本文解答了員工背景調查中的各種操作性問題，包括：誰來進行背景調查、何時進行、背景調查的對象和內容有哪些、如何具體操作、如何確保調查結果的可靠性、如何避免背景調查中的各種糾紛，以此為人力資源部門開展背景調查提供實務指南。
員工背景調查（background check/reference check）是指用人單位通過各種合理合法的途徑，來核實求職者的個人履歷信息的真實性的過程，它是保證招聘質量的重要手段之一。員工背景調查是舶來品，在歐美國家比較盛行。近幾年，隨著中國經(jīng)濟的騰飛和對外開放的深化，員工背景調查也逐漸在中國流行起來，前段時間的唐駿“學歷門”更是推動了用人單位對于它的熱捧。然而，大部分的人力資源管理者大概知道背景調查是做什么的，對于如何具體展開專業(yè)的背景調查不甚了解，或者是一知半解。本文通過解答背景調查的各種操作性問題，以幫助人力資源管理者們充分利用背景調查這個有力的管理工具，為招聘工作把好至關重要的最后一關。
一、誰來進行背景調查？
對于用人單位而言，在具體操作背景調查的時候，有三種主要的選擇。
第一，企業(yè)人力資源部門自己進行調查。優(yōu)點是人力資源部門對候選人背景情況比較了解，能夠更好地過濾調查到的信息以做出判斷，并節(jié)約成本。缺點是個人主觀色彩較濃，調查可能不夠嚴謹客觀；由于調查技巧不夠專業(yè)，容易造成大量招聘時間和精力的浪費。另外，如果該候選人是從競爭對手那里“挖”過來的，前雇主難免會對此類調查有抵觸的情緒，人力資源部門聯(lián)系前雇主的時候勢必會形成尷尬的局面。
第二，外包給比較專業(yè)的第三方調查公司進行統(tǒng)一處理。這類公司有著固定的調查信息渠道，比較專業(yè)，態(tài)度中立和客觀。在中國，第三方員工背景調查的服務剛剛興起，各類企業(yè)良莠不齊，人力資源部門在選擇的時候一定要小心謹慎，否則不負責任的背景調查不僅僅造成人才流失，還有可能帶來法律風險。
第三，讓獵頭公司進行背景調查。這種做法比較節(jié)約精力和成本，但是某些獵頭通常會幫助候選人做一些“技術處理”，因為他們跟候選人的利益是一致的。
現(xiàn)在大部分外企和大型國企的做法是將整個公司的背景調查外包給第三方專業(yè)公司來做，對大公司而言，由于招聘新員工較多，且企業(yè)有較好的支付能力，第三方公司不失為好的選擇。即使這樣，人力資源部門也應該熟悉整個背景調查的過程和相關技術，方便對第三方公司進行監(jiān)督。另外還要注意的是，如果第三方公司調查出負面信息，用人單位須要求第三方公司進行二次調查，必要時，也可以親自參與調查。對于中小規(guī)模的公司，筆者建議人力資源專員可以自行調查，但是遇到比較高級的職位，特別是有海外背景的候選人，還是要交給專業(yè)的第三方來做。對于由獵頭公司推薦的人才，可行的做法是，在公司有聘用意向后，指定某第三方公司進行背景調查，而背景調查的費用由獵頭公司承擔。
二、何時進行背景調查？
大部分背景調查是在用人單位有錄用意向、但候選人尚未入職之前進行，稱為入職前背景調查（pre-employment background check）。在這個時段進行背景調查所面對的候選人比較少，可以節(jié)約招聘成本，而且一旦發(fā)現(xiàn)有造假的情況，用人單位可以靈活處理而法律負擔較小，但是這個間隙時間比較短，不一定能夠完成背景調查，候選人還有可能因為等待時間長而轉向其他公司，導致用人單位失去優(yōu)秀的人才。
另外一種做法是在員工入職后、試用期之內進行，稱為入職后背景調查（post-employment background investigation）。一般來說，企業(yè)試用期在1個月到3個月之間，這段時間完全能夠進行充分的背景調查，也不用擔心失去優(yōu)秀的員工；但是由于已經(jīng)與員工簽訂勞動合同而且員工已經(jīng)實際到公司工作，一旦發(fā)現(xiàn)有造假情況，公司辭退該員工要冒比較大的法律風險，而且如果該員工存在職業(yè)道德上的問題，給公司帶來的損失會大很多。
在這里，筆者建議對于大部分的職位，公司可以采取入職前背景調查，防范于未然；對于公司緊急招聘的職位，可以入職后再補上背景調查，但需要在法律上做好相應的防范。
三、調查哪些人？
對于企業(yè)而言，并不是對全體員工都要做背景調查。一方面企業(yè)要考慮自身的財力和人力安排，資金充裕的大公司完全可以全員進行背景調查，對于中小型公司，筆者建議對一定級別以上的關鍵崗位進行背景調查；另一方面用人單位要考慮自身所處的行業(yè)性質。
四、背景調查的內容有哪些？
員工背景調查的內容主要包括身份識別、犯罪記錄調查、教育背景調查、工作經(jīng)歷調查、數(shù)據(jù)庫調查五大類。其中，身份識別指核實候選人身份證的真假；工作經(jīng)歷調查包括調查工作經(jīng)歷是否真實，即時間、職位、是否正常離職等信息，和工作具體表現(xiàn)兩種；數(shù)據(jù)庫調查指通過各種權威的信息庫來查找候選人被公開的一些負面信息。
在同一個企業(yè)中，對不同崗位所進行的背景調查的范圍和深度是不一樣的。筆者建議企業(yè)人力資源部可以根據(jù)崗位重要性將員工劃分成幾檔，以此決定對不同員工進行調查的范圍和深度：最基層的員工可以僅僅做身份證識別和犯罪記錄核實，比如一線的操作工人、保安、保潔人員等。初級專業(yè)職位例如文員、助理一類，需要加上教育背景和工作經(jīng)歷的核實，教育背景僅核實最高學位，工作經(jīng)歷僅了解最近一兩段工作經(jīng)歷，也只需確認工作起始時間和是否正常離職即可，不需要了解詳細的工作績效。高級專業(yè)職位，包括核心技術人員、高層管理者，則需要全面徹底的調查，包括各種專業(yè)資格證書的核實、海外經(jīng)歷核實、是否陷入各種法律糾紛、是否在媒體中有負面報道、在前任雇主的詳細的工作表現(xiàn)和真實的離職原因。另外，還要進行更長時間范圍內的工作經(jīng)歷核實，在中國，一般最長可以追溯到候選人10年以內的工作經(jīng)歷。教育背景也可以核實從本科開始所取得的所有學位。最后，對于一些特殊性質的職位，例如法務、財務相關工作，無論職位高低，都需要進行最全面嚴謹?shù)恼{查。
五、如何具體操作背景調查？
根據(jù)上面所說的調查內容分類，筆者分析下如何具體操作各項背景調查。
1、身份核實
全國公民身分證號碼查詢中心可以辨別候選人身份證的真?zhèn)巍?/p>
2、犯罪記錄核實
有兩種渠道，一種是候選人戶口所在地派出所。由于犯罪記錄在中國不對公眾開放，所以大部分派出所不會進行口頭的核實，比較通常的做法是候選人本人或者親屬到當?shù)嘏沙鏊_具無犯罪記錄證明，并提供開具證明的警官姓名和辦公電話，然后再打電話到派出所找該名警官核實情況是否屬實。
第二種是員工檔案所在地。由于中國檔案管理不健全， 所以不一定所有的犯罪信息都會在檔案里面有，所以該渠道只能是一個備用渠道。
3、教育背景核實
全國高等教育學生信息網(wǎng)， 能查詢2001年后的大專以上的畢業(yè)證書，但無法查詢學位證書。如果員工獲得的是�？茖W歷，由于專科學歷只有畢業(yè)證書，無學位證書，因此僅查詢該網(wǎng)站即可；對于本科或者以上學歷，有學位證書一定有畢業(yè)證書，而有畢業(yè)證書不一定有學位證書，因此該網(wǎng)站不太適用，需要通過高校的檔案館來核實學位證書，一般的檔案館要求調查者發(fā)函或者傳真過去，并收取少量的查檔費；對于國外的教育經(jīng)歷，可以委托有能力的第三方公司或者國家教育部的留學服務中心來核實。
4、工作經(jīng)歷真實性的核實
通過公司總機轉到人力資源部門，進行找到相關人事專員，這是最可靠的一條途徑。當遇到總機要求實名轉接時，可要求候選人提供一個人事專員的姓名，通過總機轉入進行核實。如果無法提供，前任主管也是另外一條可靠的渠道。
5、工作具體表現(xiàn)的調查
如果需要核實該項，首先應在進行工作經(jīng)歷真實性核實時，從人事部門那里確認候選人直接上級的姓名和聯(lián)系方式，然后通過總機或者公司郵箱采訪上級。
6、數(shù)據(jù)庫調查
企業(yè)可根據(jù)自己的需求，選取不同的信息庫網(wǎng)站進行排查。
六、如何確保調查結果的可靠性？
背景調查的可靠性是保證招聘結果可靠性的重要部分，而結果的可靠性來源于過程的可靠性。筆者根據(jù)自身專業(yè)的調查經(jīng)驗，在這里給出幾點建議：
首先，調查前選擇可靠的調查渠道，這里所說的“可靠”是指那些權威的信息來源。比如對于工作起止時間、職位等客觀信息，人力資源部這樣有權保留員工信息的部門是可信渠道之一；而對于工作具體表現(xiàn)，直接主管則更可靠一些，因為主管是對員工進行績效考核的主要主體。
其次，確保接受調查的人的身份是可靠的。在選擇了可靠的調查渠道后，如何認定我們所接觸的人真的是候選人的前主管或者人力資源部門呢？總機和辦公郵箱是關鍵。因為一個公司的總機是公開的、可以信賴的、相對來說是不會變的；辦公郵箱也是這樣，所以如果一個人是我們通過總機或者是公司郵箱聯(lián)系上的，那么這個人的身份是可以信賴的。
再次，確保接受調查的人提供可靠的信息。即使我們選擇了可靠的渠道，確定了該渠道中某個人的身份，那么如何確保他/她說所的話是相對客觀公正的呢？這里用“相對”這個詞，是因為人都是感情動物，在評價一個人的時候難免有主觀色彩，我們只能盡量控制這種主觀的程度，而無法完全消除。要做到這點，我們需盡量弄清楚并記錄接受調查的人的姓名（至少是姓）、辦公電話以及職位，如果一個人被別人知道了自己的姓名、性別、職位和辦公電話，那么他/她自然而然就不太可能會說謊，因為他是可以被定位的，同時這些信息也方便我們再次打電話進行二次調查。另外，如果是通過郵件、信件、傳真聯(lián)系此人，應妥善保留這些書面證據(jù)，如果通過電話核實出來有負面信息，那么必須找證明人要一份書面的證明。
最后，一旦出現(xiàn)虛假的情況，人力資源部門應該高度重視，除了索要書面證明外，還要進行各種特殊情況的排除。例如：候選人可能將實習的時間并入工作時間而造成工作起止時間有出入；職位名稱方面，候選人可能寫的是對外的職位名稱，而前雇主提供的則是對內的職位名稱；薪水方面，候選人寫的可能是稅后工資，而前雇主提供的可能是稅前工資。在排除了這些可能的特殊情況后，我們再從其它渠道進行二次調查。例如，如果前雇主人力資源部門提供工作時間有很大出入時，可以找前任主管核實，而如果某位主管對候選人評價非常不好時，可以找另外一位主管核實。
還需要注意的一點是，我們在判斷一名員工是否弄虛造假時，需要將他填寫在背景調查表上的信息與實際核實到的情況進行對比，所以必須防止該候選人在招聘的前幾個環(huán)節(jié)使用一個版本的簡歷，而等到背景核實的時候因為心虛又使用另外一個版本的簡歷信息。這種情況屢見不鮮，尤其在招聘人員和調查人員不同或者是將該項業(yè)務外包給第三方時，因此為了避免這種情況，人力資源部可以自行或者委托第三方將背景調查表上的信息與應聘的簡歷進行對比，一旦有出入則要求候選人做出解釋。
七、如何避免背景調查中的各種糾紛？
背景調查的糾紛主要是由于候選人對背景調查的過程和結果不滿造成的各種勞動關系的糾紛，由于中國目前的法律沒有明確地對企業(yè)背景調查的權力和義務進行界定，不滿的候選人就很有可能訴諸于法律。這種情況違背了背景調查的初衷，無論是對于公司的聲譽，還是對于公司正常的運營，都是極為有害的。
首先，企業(yè)要在背景調查前做好兩手準備，一方面，要獲得候選人/員工的理解和支持，把調查的目的、調查的內容、調查人員范圍都向被調查人做解釋說明，最好是在面試中就告知候選人，讓他們有思想準備，這樣后續(xù)的調查也能獲得他們的配合和支持。另一方面，要求候選人填寫背景調查信息表。在該表中，除了要求候選人提供各種需要調查的信息外，還應包括候選人親筆簽署的授權書和聲明書。授權書的大體內容是授權用人單位以及其第三方代表來調查表格中的各項信息，并免除因此產(chǎn)生的一切責任；聲明書的樣本則如下：本人聲明，該調查信息表里面填寫的信息真實無誤，本人清楚如有虛假或者遺漏信息，可以按照公司的聘用、懲戒和解聘規(guī)定處理，可能導致違紀處分，包括拒絕聘用和解除勞動關系。
其次，在背景調查過程中要保持嚴謹和客觀的態(tài)度，妥善處理背景調查的負面結果。對于疑似負面的信息，要排除各種特殊情況，并多渠道求證，不能輕易地下結論，要相信大部分的員工都是誠實的，何況是過五關斬六將的候選人。但是一旦確定這些負面信息屬實則需采取相應措施，情節(jié)較輕者從輕處理，如培訓、調整工作崗位等，情況嚴重的要果斷地拒絕聘用，或與之解除勞動關系。
值得一提的是，由于很多候選人是騎驢找馬，所以可能尚未與目前的公司解除勞動關系。所以在背景調查表的每段工作經(jīng)歷后面，需要候選人注明“是否可以與該雇主聯(lián)系，如果現(xiàn)在不行，何時可以”。否則人力資源部冒失地打電話過去，會產(chǎn)生一些不必要的麻煩。
最后，我們要完善背景調查的各種制度和流程，保留各種書面資料。這些資料包括：（1）背景調查信息表的存檔，尤其是里面的授權書和聲明書；（2）書面形式記錄的調查內容，包括證明人拒絕核實等情況都應一并記錄，將其歸檔；（3）為雇員建立并完善背景調查檔案，并保證這些檔案的安全，確保只有相應工作人員才能查看或者處理這些信息資料。