大多數(shù)組織都有正式或非正式的相應(yīng)系統(tǒng)來(lái)編制一項(xiàng)營(yíng)運(yùn)預(yù)算。一項(xiàng)預(yù)算需要對(duì)可能的開支和指定用途資金進(jìn)行系統(tǒng)徹底的評(píng)估，要能幫助企業(yè)在規(guī)定時(shí)期內(nèi)調(diào)配好這些開支。對(duì)實(shí)際開支和預(yù)算內(nèi)開支進(jìn)行比較，便于需要時(shí)做出調(diào)整，以便處理隨著時(shí)間推移而產(chǎn)生的預(yù)估變化。
人力資源從業(yè)者的責(zé)任是在組織指導(dǎo)原則和程序范圍內(nèi)按照組織戰(zhàn)略目標(biāo)調(diào)整人力資源部的預(yù)算。為了確保人力資源被視為一個(gè)需要開支費(fèi)用的伙伴，把人力資源業(yè)務(wù)與組織的整個(gè)工作計(jì)劃聯(lián)系起來(lái)，這一點(diǎn)顯得尤其重要。由于人力資源通常被視為花銷中心，而不具有產(chǎn)生利潤(rùn)的功能，因此常常被視為開支最容易被削減下來(lái)的部門，因此編制預(yù)算也就尤為重要了。一項(xiàng)經(jīng)過(guò)周密計(jì)劃和充分論證的人力資源預(yù)算，反映出在與組織計(jì)劃和活動(dòng)直接相關(guān)的人力資源開支上的深思熟慮。
接下來(lái)是一個(gè)預(yù)算編制過(guò)程的概述，之后是人力資源從業(yè)者遇到的某些特殊問(wèn)題以及人力資源部預(yù)算中常見(jiàn)的項(xiàng)目清單。
人力資源預(yù)算編制過(guò)程
預(yù)算編制需要系統(tǒng)收集信息和數(shù)據(jù)，以便規(guī)劃支持組織目標(biāo)所需的資金。大多數(shù)組織都有某種程序來(lái)編制預(yù)算。兩種常用的方法為：
漸增預(yù)算法–利用當(dāng)前預(yù)算，在預(yù)估的基礎(chǔ)上向上或向下調(diào)整每個(gè)項(xiàng)目來(lái)制定出新的預(yù)算。
零基預(yù)算法–每個(gè)項(xiàng)目在納入預(yù)算前，必須先經(jīng)過(guò)論證。因此，程序必須從頭開始。
編制預(yù)算時(shí)，需要收集許多類型的數(shù)據(jù)。從人力資源觀點(diǎn)出發(fā)，編制新預(yù)算所需的數(shù)據(jù)包括：
下一年預(yù)估員工人數(shù)。
成本增長(zhǎng)或預(yù)估量。
預(yù)計(jì)員工流失率。
本年度實(shí)際開支。
預(yù)計(jì)新福利/計(jì)劃。
影響支出的政策、商業(yè)戰(zhàn)略、法律或法規(guī)的其他變化。
人力資源收入（通過(guò)咨詢、節(jié)省的開支[從提成、福利、降低員工流失率、開支等中]、租金收入等）。
預(yù)估可以簡(jiǎn)單，也可以復(fù)雜，可以按照實(shí)際開銷來(lái)推算，也可以按照猜想，這取決于該項(xiàng)開支的性質(zhì)和收集到的數(shù)據(jù)。例如，廣告開支可以比較容易地進(jìn)行預(yù)估，如果一個(gè)公司的員工流失率低或者非受邀求職者來(lái)源穩(wěn)定的話，但是如果一個(gè)公司員工流失率和人員需求波動(dòng)很大，這項(xiàng)開銷就比較難于預(yù)估。另一方面，如果掌握了下一計(jì)劃年度的保險(xiǎn)費(fèi)增加資料以及保險(xiǎn)計(jì)劃覆蓋的員工人數(shù)資料，則比較容易預(yù)測(cè)健康保險(xiǎn)費(fèi)的總開支。為了作出有根據(jù)的預(yù)測(cè)，第一次參與編制預(yù)算的人員必須收集從所有可能來(lái)源得到的數(shù)據(jù)。
在編制預(yù)算過(guò)程中，利用幾年來(lái)的實(shí)際開支數(shù)據(jù)會(huì)很有幫助，例如開支或員工成就獎(jiǎng)，從而制定出比較切合實(shí)際的預(yù)算。但是，如果一項(xiàng)開支在過(guò)去幾年內(nèi)波動(dòng)很大，重要的是調(diào)查波動(dòng)原因，并努力預(yù)測(cè)下一年度可能會(huì)出現(xiàn)什么情況。例如，如果該組織以前常舉辦鋪張的假日聚會(huì)，而未來(lái)卻沒(méi)有此類計(jì)劃，則歷史數(shù)據(jù)就無(wú)多大用處。