培訓(xùn)管理看似不難，但要做好，卻并不容易。
一方面，雖然培訓(xùn)項目的內(nèi)容會不斷地發(fā)生變化，但是培訓(xùn)管理者的工作卻總是在重復(fù)著同樣的內(nèi)容：制訂計劃、爭取預(yù)算、需求調(diào)查、跨部門協(xié)調(diào)、供應(yīng)商甄選、談判、簽署合同、組織培訓(xùn)、效果評估與匯報。
另一方面，培訓(xùn)管理者總在工作中不得不面臨各種問題的挑戰(zhàn)，或預(yù)算不足、或需求不清晰、或領(lǐng)導(dǎo)不重視、或?qū)W員不配合、或供應(yīng)商不給力等。值得注意的是，這些困擾也似乎總是會在每個培訓(xùn)項目中反復(fù)出現(xiàn)，呼之即來，卻揮之不去。
“一個人不能兩次踏入同一條河”!作為一個培訓(xùn)管理者，如果我們的目光只是局限于當前具體的培訓(xùn)活動，“就事論事”地處理問題，不是從更高的視角去探詢解決問題的手段，那么，即使我們的工作再有效率，這種效率也無法帶來良好的效果。
對于培訓(xùn)管理中所產(chǎn)生的組織過程資產(chǎn)(知識、技術(shù)、方法、經(jīng)驗、教訓(xùn)等)進行有效管理，即通過培訓(xùn)業(yè)務(wù)的知識管理，有助于培訓(xùn)管理者將重復(fù)的工作簡單化、流程化、標準化，從而逐步實現(xiàn)培訓(xùn)管理規(guī)范化的最佳實踐。
哪些培訓(xùn)工作內(nèi)容可以納入知識管理的范圍呢?
1、 培訓(xùn)工作的流程管理
任何企業(yè)的培訓(xùn)工作大致都會遵循一定的流程來進行。這一流程有其普遍性一面，即所有的培訓(xùn)基本都包括培訓(xùn)項目立項(或發(fā)起)、需求調(diào)查、供應(yīng)商聯(lián)系、培訓(xùn)方案溝通與確認、合同談判、培訓(xùn)執(zhí)行、培訓(xùn)評估。
另一方面，由于企業(yè)受到各自內(nèi)部環(huán)境的影響，培訓(xùn)工作流程的細節(jié)不盡相同。有的企業(yè)客戶可能更為簡潔，而另一些企業(yè)可能更為細致。不論是簡潔的流程，還是細致的流程，其好壞的評價標準只能是它是否適合本企業(yè)的實際狀況，并使培訓(xùn)管理行之有效。
同時，任何培訓(xùn)工作流程都有持續(xù)優(yōu)化的空間。這就需要培訓(xùn)管理者在培訓(xùn)實踐中，不斷地總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，并將所能改進之處，體現(xiàn)于流程設(shè)計中。
建立一個企業(yè)的培訓(xùn)工作的流程圖，通過培訓(xùn)工作流程的可視化管理，能夠幫助培訓(xùn)管理者直觀地發(fā)現(xiàn)問題所在，有利于整合資源和優(yōu)化流程設(shè)計。
2、 培訓(xùn)文檔模板管理
在培訓(xùn)管理中，各種標準化的文檔模板不可或缺。標準化文檔模板的運用，不但可以提升工作效率，便于對相同性質(zhì)的信息進行比較與分析，更有利于建立企業(yè)培訓(xùn)管理的規(guī)范化操作行為。
培訓(xùn)文檔模板種類繁多，包括企業(yè)培訓(xùn)制度、需求調(diào)查表、需求確認書、供應(yīng)商記錄表、講師記錄表、培訓(xùn)協(xié)議、培訓(xùn)通知、培訓(xùn)評估表、培訓(xùn)結(jié)案報告、年度培訓(xùn)規(guī)劃表、年度培訓(xùn)執(zhí)行跟蹤表，問題管理清單、企業(yè)案例匯編，等等。
將培訓(xùn)工作中能夠通過標準化文檔模板進行管理的部分盡量模板化，能夠使培訓(xùn)管理的效率事半功倍。這個標準化的過程也是循序漸進的，模板從無到有，內(nèi)容從繁簡到適度。模板的評價標準只有一個，是否有助于提高管理效率，達成最好的工作效果。
此 外，由于各類培訓(xùn)文檔總是在實踐中逐步獲得修改、調(diào)整與完善，因此會形成同一文件的眾多版本。如果不對版本進行有效的管理，將對未來的工作造成混亂。此 外，對于文件版本的整理和歸類，也有利于從全局的視角去回顧、研究和理解本企業(yè)培訓(xùn)工作發(fā)展的過程，使我們的工作更能與具體實際相結(jié)合。
3、 培訓(xùn)檔案管理
將培訓(xùn)管理工作過程中所形成的文檔分類整理后歸檔，是將組織過程資產(chǎn)沉淀下來的一種形式。盡量做到，每一個培訓(xùn)項目都有據(jù)可查(可是紙質(zhì)文檔，也可是電子版文檔，或是兩者都有)，包括項目的培訓(xùn)需求報 告、培訓(xùn)建議書、供應(yīng)商與師資信息、培訓(xùn)合同、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)評估表、培訓(xùn)結(jié)案報告，等等。要把培訓(xùn)當成系統(tǒng)工作來做，不可“打一槍換一個地方”，那樣 做，培訓(xùn)管理者永遠都將停留在基礎(chǔ)性運營的重復(fù)中。對于培訓(xùn)工作的認識，很多程度上決定一個培訓(xùn)管理者能走到什么樣的高度。
4、 問題管理
在培訓(xùn)管理工作中，會遇到各類的問題。這些問題，不論是培訓(xùn)管理者在自身工作中所面對的，還是學(xué)員在培訓(xùn)中所提及的或是其在訓(xùn)后實踐中所遇到的，都可以統(tǒng)一分為兩大類。
一類是具有代表性的共性問題。這類問題不但典型，而且還可能經(jīng)常性地出現(xiàn)，將這類問題歸納匯總，并整理出問題解決的最佳實踐(如果問題發(fā)起者是學(xué)員，應(yīng)將解決方案反饋給他們)，可以避免組織在同一環(huán)節(jié)被同樣的問題所困擾。
另一類問題更多的具有個性化的特色，不需要一一記錄，但針對此類問題的解決可以在培訓(xùn)管理團隊內(nèi)部進行交流和分享，以供他人借鑒。
5、 內(nèi)部案例整理歸檔
為了是培訓(xùn)工作與企業(yè)實踐更好地結(jié)合，培訓(xùn)管理者應(yīng)該有意識地搜集和整理企業(yè)經(jīng)營管理中發(fā)生的典型案例。這種搜集和整理工作可以依托每一個具體培訓(xùn)項目的實 施來進行，比如在某一主題培訓(xùn)的前期，要求有關(guān)人員按照標準化的格式提供出相關(guān)的工作場景(背景)或問題，作為企業(yè)案例供講師用于教學(xué)。也可以是由學(xué)員提供案例的信息，而由培訓(xùn)管理者按照標準化的格式重新編寫。
這些案例累積下來，并分門別類地加以整理和歸檔，就能逐步形成企業(yè)工作實踐所涉及各個方面的真實資料了。這些案例的運用，不僅僅能夠使培訓(xùn)更接近于企業(yè)實踐本身，而且還可以作為企業(yè)管理者的參考資料，可以使培訓(xùn)工作為管理帶來增值。
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