1、確定崗位知識和技能
由于不同崗位所從事的工作不同，所以每個崗位所需要的知識和技能也不相同，即便是同一個部門，各崗位對知識和技能要求也有較小或較大的差異。了解崗位知識和技能可以從分析該崗位的崗位職責和任職資格入手，但有些企業(yè)以前的工作分析不夠細致，或者企業(yè)組織結(jié)構(gòu)發(fā)生了很大的變化，這些都會造成信息失真。所以與該崗位的直接上級進行溝通是非常重要的。
當然，我們也可以從該崗位的崗位人員了解到相關(guān)知識和技能，但這樣做可能更容易出現(xiàn)一些偏差。因為崗位人員有時會過高或過低地估計本崗位在組織中的功能，或者誤將自己的特長或發(fā)展動機看成崗位本身所需要的知識和技能。完全準確地確定各崗位所需的所有知識和技能是非常困難的。一般來講，我們可以要求崗位的直線經(jīng)理列出他所認為最重要的六項(或者更多)崗位知識和技能。需要注意的是，這些崗位知識和技能應(yīng)該是與本崗位工作有直接關(guān)系的，而不應(yīng)該是一些泛泛而談的內(nèi)容。比如，對于“軟件開發(fā)工程師”這個崗位，“熟悉使用C語言”就可以作為一項技能要求，而″工作努力認真″就比較空泛。
2、員工工作區(qū)域劃分
明確了各崗位對知識和技能的要求之后，就要以此為參照找到現(xiàn)有員工的差距。培訓(xùn)的一個重要目的就是讓不符合崗位知識和技能要求的員工通過培訓(xùn)后符合要求。但是，并不是員工接受培訓(xùn)以后，就一定有所收獲，因為這和員工的主觀意愿有很大關(guān)系。如果他壓根就沒有接受培訓(xùn)的欲望，或者不愿意做好本職工作，培訓(xùn)對他是沒有意義的。
為了使培訓(xùn)有的放矢，真正對員工有所幫助，對員工進行區(qū)分是有必要的。根據(jù)員工工作態(tài)度和工作技能這兩項要求，可以把員工劃分在四個區(qū)域內(nèi)。
第一區(qū)：工作態(tài)度好，崗位知識和技能符合要求;
第二區(qū)：工作態(tài)度不好，崗位知識和技能符合要求;
第三區(qū)：工作態(tài)度好，崗位知識和技能不符合要求;
第四區(qū)：工作態(tài)度不好，崗位知識和技能不符合要求。
對于第一區(qū)的員工，他們已經(jīng)是(或者很快會成為)公司的骨干員工。對于這些員工，公司應(yīng)該積極地考慮他們的職業(yè)發(fā)展問題，并為這些員工規(guī)劃一條在公司成長的道路�；诔砷L的考慮，公司要安排一些相應(yīng)的培訓(xùn)，協(xié)助員工成長，并達到激勵的目的。他們是培訓(xùn)的重點。
對于第二區(qū)的員工，他們的崗位知識和技能已經(jīng)符合了公司的要求，所以要解決的是工作態(tài)度問題。工作態(tài)度問題可能是由于員工個人對公司的組織文化、管理理念和管理方式不認同，或者是沒有將自己的未來發(fā)展與公司相結(jié)合。
公司可以通過座談或單獨溝通的形式，及時地了解第二區(qū)員工的想法，如果是屬于公司管理的問題，應(yīng)該及時解決。如果是屬于個人發(fā)展的問題，可以給他們提供更多的施展才華的機會。第二區(qū)的員工主要參加公司的常規(guī)性培訓(xùn)。
對于第三區(qū)的員工，他們也是公司培訓(xùn)的重點。與第一區(qū)不同的是，對他們主要側(cè)重于保健性培訓(xùn)，培訓(xùn)的目的是使他們盡快地適應(yīng)崗位的要求。由于他們有良好的工作態(tài)度，所以公司有理由相信通過培訓(xùn)，他們能夠更好地為公司工作。
對于第四區(qū)的員工，公司要花費很大的精力才能讓他們完成自己的工作任務(wù)。一般來講，企業(yè)很難容忍這種員工在工作崗位繼續(xù)存在下去。對于第四區(qū)的員工，人力資源部門可以先分別與員工和直接上級進行一次談話，全面地了解實情。如果情況屬實，可以要求員工在有限的時間內(nèi)達到崗位要求，否則要進行轉(zhuǎn)崗或辭退處理。第四區(qū)的員工主要參加公司的常規(guī)性培訓(xùn)。
3、明確員工差距
通過對員工進行工作區(qū)域的劃分，可以確定出重點的培訓(xùn)對象(第一區(qū)和第三區(qū)的員工)。
對于每一個重點培訓(xùn)對象，我們都要明確其與目標的差距。
對于第一區(qū)的員工，直線上級要與員工討論在公司中的職業(yè)發(fā)展問題，確定出本年度的職業(yè)發(fā)展目標。目標與現(xiàn)有能力的差距就是培訓(xùn)的需求。對于第三區(qū)的員工，要明確其知識和技能的不符合項具體有哪幾項，這個差距就是第三區(qū)員工的培訓(xùn)需求。
由于每個員工的崗位或具體工作能力不同，所以在明確員工差距方面應(yīng)該單獨進行。人力資源部門要將每個員工的差距記錄下來，以便在下一步制定培訓(xùn)計劃時進行參考。
4、編寫培訓(xùn)需求調(diào)研報告
人力資源部門將所有的信息收集完整以后，要對信息進行整理和分析。分析時，要注意對普遍存在的培訓(xùn)需求進行合并。最后在分析的基礎(chǔ)上編寫《培訓(xùn)需求調(diào)研報告》。報告最好以部門為單位進行編寫，報告中一般應(yīng)涉及“各崗位知識與技能要求”、“各員工與要求的差距”、“部門員工及經(jīng)理對培訓(xùn)的建議”等。
《培訓(xùn)需求調(diào)研報告》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)討論通過后，就可以制定年度培訓(xùn)計劃。