企業(yè)培訓(xùn)需求調(diào)查每年按期進(jìn)行，但業(yè)務(wù)部門(mén)的態(tài)度卻不斷發(fā)生變化：開(kāi)始時(shí)尊重、配合，逐漸變?yōu)椴焕洳粺幔詈罂赡軙?huì)全盤(pán)否定。究其根本原因，無(wú)非是四個(gè)字——培訓(xùn)效果!如何通過(guò)培訓(xùn)讓員工快速成長(zhǎng)，提高勝任力素質(zhì)，體現(xiàn)培訓(xùn)的貢獻(xiàn)值?解決這個(gè)難題，先要從做對(duì)培訓(xùn)需求分析開(kāi)始。
五類(lèi)常用培訓(xùn)需求分析法
培訓(xùn)需求調(diào)查有一些常用的通行做法：
訪談管理人員
運(yùn)用這種調(diào)查方法產(chǎn)生的結(jié)果，準(zhǔn)確性無(wú)法保證，因?yàn)槠浣Y(jié)果很大程度上取決于主管的主觀判斷，或是需求調(diào)查者對(duì)主管意見(jiàn)的理解和過(guò)濾程度。
發(fā)放調(diào)查問(wèn)卷
通過(guò)發(fā)放問(wèn)卷調(diào)查來(lái)匯總員工的培訓(xùn)需求，有助于公司和員工之間達(dá)成共識(shí)。但是，格雷戈里。賽爾斯博士早已在《培訓(xùn)方式的革命——電子化學(xué)習(xí)指南》(A Quick Guide To e-Learning)一書(shū)中指出：這樣做是絕對(duì)行不通的。為什么呢?因?yàn)槟菢幼鼍褪亲寙T工自己決定什么是重要的并應(yīng)當(dāng)學(xué)的，學(xué)多久，學(xué)到何種程度，是否達(dá)到了應(yīng)該達(dá)到的水平等等。而所有這些關(guān)鍵問(wèn)題的答案，正是員工們自己所不清楚的。
差距分析法
比照員工當(dāng)前的工作能力狀況，參照勝任力素質(zhì)模型的要求，找出差距確定培訓(xùn)需求的做法為不少企業(yè)所采用。這種通過(guò)識(shí)別單個(gè)能力項(xiàng)，推導(dǎo)培訓(xùn)需求的方法有著明顯不足，因?yàn)樗谝欢ǔ潭壬细盍蚜酥R(shí)技能與工作任務(wù)之間的關(guān)聯(lián)，不能真實(shí)地反映員工在某一崗位上應(yīng)該掌握何種知識(shí)，需要運(yùn)用何種技能完成工作。換種說(shuō)法就是：培訓(xùn)中的一般性特點(diǎn)并沒(méi)有反映這個(gè)特定工作場(chǎng)所所需要的專(zhuān)業(yè)技能，也就不足以準(zhǔn)確地確定績(jī)效改進(jìn)的機(jī)會(huì)和發(fā)現(xiàn)員工專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能的缺位。
按資源配置培訓(xùn)內(nèi)容
還有很多企業(yè)依據(jù)現(xiàn)有課程資源，框定培訓(xùn)需求的范圍，在可選“菜單”范圍內(nèi)，確定培訓(xùn)內(nèi)容。培訓(xùn)需求取決于課程資源，完全是因果倒置，也不可能取得好的培訓(xùn)效果。
“追風(fēng)式”需求確定法
趕時(shí)髦的現(xiàn)象在培訓(xùn)工作中也不鮮見(jiàn)。通過(guò)追隨培訓(xùn)的流行風(fēng)潮確定培訓(xùn)需求，不考慮企業(yè)的實(shí)際情況，只是緊跟流行的腳步。這相當(dāng)于先形成培訓(xùn)的解決方案，再去尋找要解決的問(wèn)題。本末倒置的做法，只能使培訓(xùn)陷于生搬硬套的窠臼。
上述這些培訓(xùn)需求分析的做法，無(wú)法測(cè)算“培訓(xùn)貢獻(xiàn)值”的根本原因在于：沒(méi)有基于系統(tǒng)框架的思考和科學(xué)方法論的引導(dǎo)，只憑不著邊際的想法或心血來(lái)潮的熱情，或是憑借過(guò)往經(jīng)驗(yàn)，籍由個(gè)人觀點(diǎn)、主觀判斷甚至是不同的利益需求。僅僅停留在這個(gè)層次上的“需求分析”，只能稱(chēng)之為“培訓(xùn)要求收集”，無(wú)助于改進(jìn)績(jī)效現(xiàn)狀。
“定義問(wèn)題”的五個(gè)步驟
組織內(nèi)的管理人員和員工可以明確地表述一個(gè)“培訓(xùn)要求”，但并不意味著這個(gè)“培訓(xùn)需求”已經(jīng)被明確地界定。培訓(xùn)要求能否成為真正的培訓(xùn)需求，需要進(jìn)一步地使用數(shù)據(jù)工具進(jìn)行分析。
運(yùn)用學(xué)習(xí)路徑圖的方法論可以測(cè)算培訓(xùn)的貢獻(xiàn)值，并進(jìn)行培訓(xùn)需求分析。
進(jìn)行培訓(xùn)需求分析需要一個(gè)界定問(wèn)題的方法，我們稱(chēng)之為“定義問(wèn)題”。定義問(wèn)題的目的不是挑毛病找錯(cuò)誤，而是遵循六西格瑪確認(rèn)關(guān)鍵少數(shù)的分析方法，確定培訓(xùn)的任務(wù)需求，尋找績(jī)效改進(jìn)的機(jī)會(huì)。其基本流程以“任務(wù)”為核心展開(kāi)，具體包括：績(jī)效分析、確定崗位的典型工作任務(wù)、評(píng)估當(dāng)前員工的水平、測(cè)算培訓(xùn)的貢獻(xiàn)值、確認(rèn)定義問(wèn)題的結(jié)果。
第一步：績(jī)效分析
這一環(huán)節(jié)主要對(duì)影響績(jī)效的變量進(jìn)行考量評(píng)估�？�(jī)效問(wèn)題通常由目標(biāo)(續(xù)致信網(wǎng)上一頁(yè)內(nèi)容)、激勵(lì)、工具、資金、經(jīng)驗(yàn)態(tài)度、知識(shí)技能、體能、人脈關(guān)系、品牌、經(jīng)營(yíng)環(huán)境等22個(gè)績(jī)效變量中的一個(gè)或多個(gè)引起。對(duì)影響績(jī)效的關(guān)鍵變量進(jìn)行分析的目的是確定員工的知識(shí)技能是否是影響績(jī)效結(jié)果的關(guān)鍵少數(shù)。這個(gè)過(guò)程由“關(guān)聯(lián)性分析”和“權(quán)重分析”兩部分組成。
關(guān)聯(lián)性分析是通過(guò)運(yùn)用Y=f(x)公式，分析測(cè)算知識(shí)技能(x)與績(jī)效結(jié)果(Y)之間是否存在因果關(guān)系，確定培訓(xùn)是否是改進(jìn)組織績(jī)效的機(jī)會(huì)點(diǎn)。權(quán)重分析是為了明確知識(shí)技能在影響績(jī)效的幾個(gè)關(guān)鍵少數(shù)因素中所占的權(quán)重，其結(jié)果是測(cè)算培訓(xùn)的貢獻(xiàn)值的必要數(shù)據(jù)。
第二步：確定關(guān)鍵任務(wù)
依據(jù)MECE原則，對(duì)崗位的工作任務(wù)進(jìn)行識(shí)別，在識(shí)別的過(guò)程中注意區(qū)分哪些是職責(zé)、哪些是任務(wù)、哪些是能力，避免三者之間的混淆和混用。
第三步：評(píng)估員工當(dāng)前水平
依照崗位勝任標(biāo)準(zhǔn)對(duì)員工當(dāng)前的勝任水平進(jìn)行評(píng)估，這是必不可少的一環(huán)。
第四步：測(cè)算培訓(xùn)貢獻(xiàn)值
貢獻(xiàn)值主要體現(xiàn)在輸出增加、成本減少、時(shí)間減少、質(zhì)量提高四個(gè)方面。具體表現(xiàn)在數(shù)據(jù)形式上，輸出可以是存貨周轉(zhuǎn)率、銷(xiāo)售數(shù)量、資金回籠等;成本則可以是項(xiàng)目成本節(jié)省、成本降低的數(shù)量、銷(xiāo)售費(fèi)用等;時(shí)間可以是設(shè)備停工、處理時(shí)間、指令反應(yīng)時(shí)間等;質(zhì)量可以用返工、廢品、出錯(cuò)率等來(lái)衡量。
第五步：確認(rèn)輸出結(jié)果
就定義出的績(jī)效改進(jìn)機(jī)會(huì)點(diǎn)和測(cè)算出的貢獻(xiàn)值，與管理者進(jìn)行溝通和確認(rèn)，是在定量分析的基礎(chǔ)上，對(duì)培訓(xùn)需求做定性分析的過(guò)程。主要目的是向管理者展示定義問(wèn)題的結(jié)果，吸收管理者的意見(jiàn)和建議，對(duì)定義問(wèn)題的結(jié)果進(jìn)行補(bǔ)充調(diào)整和修訂，與管理者對(duì)培訓(xùn)的需求達(dá)成共識(shí)。
共識(shí)的達(dá)成，不單純的來(lái)自培訓(xùn)管理員的推銷(xiāo)水平和采用的方法，更多的來(lái)自嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臄?shù)據(jù)和工作流程分析。所以定義問(wèn)題分析的結(jié)果需以正式的書(shū)面報(bào)告形式呈現(xiàn)，內(nèi)容包括：定義問(wèn)題的工作流程、數(shù)據(jù)收集方法、績(jī)效分析的結(jié)果和測(cè)算出的貢獻(xiàn)值等;要求具體翔實(shí)、思路清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。
明白算出培訓(xùn)貢獻(xiàn)值
培訓(xùn)需求分析是一項(xiàng)多維度的復(fù)雜活動(dòng)，而定義問(wèn)題是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)、縝密的數(shù)據(jù)分析工作，是將沒(méi)有準(zhǔn)確界定的績(jī)效問(wèn)題和機(jī)會(huì)轉(zhuǎn)化成為明確的學(xué)習(xí)路徑的過(guò)程。這個(gè)過(guò)程轉(zhuǎn)化能否取得成功，關(guān)鍵在于是否能夠既有效率又有成果地獲取相關(guān)的關(guān)鍵信息，而與其緊密關(guān)聯(lián)的則是對(duì)界定數(shù)據(jù)分析框架的邊界的把握。
標(biāo)準(zhǔn)的確定、挑選的數(shù)量、參與的意愿、精力的投入等，都會(huì)對(duì)定義問(wèn)題乃至整個(gè)學(xué)習(xí)路徑圖最終輸出的結(jié)果產(chǎn)生質(zhì)的影響。作為組織內(nèi)培訓(xùn)需求分析的主導(dǎo)者，培訓(xùn)管理員需要在定義問(wèn)題的過(guò)程中擔(dān)負(fù)起“流程專(zhuān)家”的角色。這就要求培訓(xùn)管理員掌握適當(dāng)?shù)墓ぞ吆涂茖W(xué)方法論。
“做需求分析必須懂得統(tǒng)計(jì)，學(xué)會(huì)研究方法才能知道收集什么樣的數(shù)據(jù)，怎樣匯總這些數(shù)據(jù)并判斷培訓(xùn)的必要性。”雷蒙德。諾伊教授在《雇員培訓(xùn)與開(kāi)發(fā)》(Employee training and development)中這樣強(qiáng)調(diào)。
定義問(wèn)題這一特定的培訓(xùn)需求分析工作任務(wù)，首先要理解六西格瑪?shù)幕靖拍詈驮�，看懂正態(tài)分布表，理解平均值和標(biāo)準(zhǔn)差，運(yùn)用Y=f(x)基本公式做績(jī)效變量分析，使用MINITAB等統(tǒng)計(jì)軟件;其次要理解運(yùn)用多種數(shù)據(jù)收集、分析方法和工具，根據(jù)需要解答的問(wèn)題的實(shí)質(zhì)，選擇合適的收集、分析方法和工具，保證培訓(xùn)需求分析的專(zhuān)業(yè)水平和數(shù)據(jù)信息收集的全面性和客觀性。在這個(gè)過(guò)程中要能明確界定分析框架的邊界，保證數(shù)據(jù)的核心性和代表性，減少無(wú)用、低效勞動(dòng);再則能夠說(shuō)清崗位說(shuō)明書(shū)、任務(wù)清單和任務(wù)分析之間的差別及其具體用途，并能正確引導(dǎo)主題專(zhuān)家，避免將能力、任務(wù)、職責(zé)三者混為一談;能夠陳述出業(yè)務(wù)部門(mén)的工作任務(wù)及其工作流程，以建立起與主題專(zhuān)家進(jìn)行專(zhuān)業(yè)對(duì)話的背景平臺(tái)，同時(shí)保證在分析績(jī)效變量、測(cè)算培訓(xùn)貢獻(xiàn)值時(shí)，對(duì)數(shù)據(jù)的來(lái)源和有效性能夠做出快速而準(zhǔn)確的判斷。
培訓(xùn)對(duì)企業(yè)績(jī)效的貢獻(xiàn)值不是不能計(jì)算，也不是難以計(jì)算。只要徹底清除“感覺(jué)”、“經(jīng)驗(yàn)”和“膽量”的影響，掌握按數(shù)據(jù)判斷的思考能力，著眼于員工的勝任周期是否縮短、勝任人數(shù)的比例是否增加、是否能為股東或客戶創(chuàng)造價(jià)值等根本問(wèn)題，同時(shí)立足于任務(wù)，根據(jù)數(shù)據(jù)來(lái)做出選擇和決定，通過(guò)使用定義問(wèn)題的方法，就能夠完成培訓(xùn)對(duì)企業(yè)貢獻(xiàn)值的測(cè)算，使培訓(xùn)需求的決策更合乎六西格瑪科學(xué)理論，更有可操作性。
六西格瑪告訴我們：“管理好輸入，自然有好的輸出。”想要改變對(duì)培訓(xùn)傳統(tǒng)的行政管理角色定位和思維模式，應(yīng)當(dāng)導(dǎo)入并應(yīng)用科學(xué)方法論。