利用好關(guān)鍵數(shù)據(jù)能對(duì)績效考核起到至關(guān)重要的作用，那么就來看看他們有什么具體的作用效果吧。
公司只有從整體和戰(zhàn)略的角度來考慮問題，找出真正具有價(jià)值的數(shù)據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，并轉(zhuǎn)化為可以落地的業(yè)務(wù)見解，才能有效地改善績效管理系統(tǒng)。
在很多大型企業(yè)當(dāng)中，各個(gè)部門的KPI指標(biāo)并不協(xié)調(diào)一致。不同信息系統(tǒng)有不同的數(shù)據(jù)分類方式——例如，某數(shù)值在系統(tǒng)A中為固定成本，到系統(tǒng)B中又變成了可變成本，甚至人力資源、財(cái)務(wù)和工資單上對(duì)全職員工的定義都各不相同。此外，企業(yè)收集數(shù)據(jù)的權(quán)力散落在各處，無法整合成為統(tǒng)一的數(shù)據(jù)匯報(bào)模式。
這導(dǎo)致財(cái)務(wù)部門要花費(fèi)大量的時(shí)間將簡單的數(shù)據(jù)拼湊在一起，以便于高管層根據(jù)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行決策。一項(xiàng)調(diào)查顯示，財(cái)務(wù)部門將大約30%的資源投入到這樣的工作當(dāng)中。然而更嚴(yán)重的損失在于，這些質(zhì)量低下的數(shù)據(jù)造成了決策失誤。就像一位高管所說：“我們花費(fèi)了大量的時(shí)間來解釋數(shù)據(jù)，并且對(duì)這些數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性爭(zhēng)論不休，根本沒有時(shí)間注意這些數(shù)據(jù)背后的真正意義!”
很多HR認(rèn)為這只是單純的軟件問題，他們開始求助于軟件供應(yīng)商，花費(fèi)重金建立先進(jìn)的績效管理信息系統(tǒng)。然而在進(jìn)行大規(guī)模投資之前，他們并沒有認(rèn)真思考，哪些數(shù)據(jù)才是真正有價(jià)值的，需要怎樣的機(jī)制和管理方式才能夠?qū)?shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為有效的決策依據(jù)。
對(duì)此，專家提供了一種更好的方法。公司可以在不進(jìn)行大規(guī)模投資、建立新IT系統(tǒng)的前提下，有效地改善績效管理系統(tǒng)。要做到這一點(diǎn)，公司首先要跳出來，從整體和戰(zhàn)略的角度來考慮問題。以首席財(cái)務(wù)官為首的高管團(tuán)隊(duì)首先要找到哪些數(shù)據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)真正具有價(jià)值，能夠?qū)?shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為可以落地的業(yè)務(wù)見解，并且支持有效的決策。
1、協(xié)調(diào)一致且高度相關(guān)的KPI指標(biāo)
優(yōu)秀的績效管理系統(tǒng)不會(huì)對(duì)所有的數(shù)據(jù)進(jìn)行衡量，它應(yīng)該專注于與公司戰(zhàn)略目標(biāo)相關(guān)的關(guān)鍵數(shù)據(jù)和KPI。找到這些KPI指標(biāo)，如客戶滿意度、產(chǎn)品使用流暢度、產(chǎn)品合格率，是建立績效管理系統(tǒng)的第一步。
這可以保證績效系統(tǒng)不是為了數(shù)據(jù)而生產(chǎn)數(shù)據(jù)。我們可以想象成，利用這個(gè)系統(tǒng)建立起一種“通用語言”，管理層可以利用它們來引領(lǐng)業(yè)務(wù)。保證公司上下對(duì)這種統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成共識(shí)，可以幫助整個(gè)組織專注于真正重要的事務(wù)上。
在一些公司當(dāng)中，不同品牌、不同地區(qū)、不同關(guān)鍵行業(yè)客戶所采用的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)均不一致，盡管公司建立了中央數(shù)據(jù)中心，但是公司內(nèi)部使用的數(shù)據(jù)當(dāng)中只有20%來源于該中心。因此，在不同部門之間建立協(xié)調(diào)一致的KPI標(biāo)準(zhǔn)可以有效地解決這一問題。
將所有的績效因素進(jìn)行羅列，邀請(qǐng)專家組與(分)公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行打分，得出我們所需的關(guān)鍵績效指標(biāo)。
2、通用的數(shù)據(jù)分類系統(tǒng)
找到關(guān)鍵的KPI之后，我們需要用統(tǒng)一的信息架構(gòu)和標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)定義對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行分類。這一步是為了建立“單一的真相來源”，這些數(shù)據(jù)全面、及時(shí)而且準(zhǔn)確，不管這些數(shù)據(jù)來自于哪里或由誰提供。
一旦公司建立起定義和收集數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)，就可以利用excel和word自動(dòng)匹配這些數(shù)據(jù)到常規(guī)的匯報(bào)系統(tǒng)當(dāng)中，從而解放了財(cái)務(wù)部門的員工，讓他們專注于更加有價(jià)值的事務(wù)。這一部分的最終目標(biāo)是要建立一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存庫，所有的相關(guān)數(shù)據(jù)都在此進(jìn)行分類和存儲(chǔ)。
3、整合管理匯報(bào)系統(tǒng)
接下來，我們要建立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的信息架構(gòu)，將財(cái)務(wù)、運(yùn)營和人力資源等職能納入到統(tǒng)一的管理匯報(bào)系統(tǒng)當(dāng)中。這種匯報(bào)系統(tǒng)不僅包含過去業(yè)績的數(shù)據(jù)記錄，也包含對(duì)未來業(yè)績的預(yù)測(cè);它既包含內(nèi)部產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，也包含市場(chǎng)、客戶和經(jīng)濟(jì)趨勢(shì)的相關(guān)外部數(shù)據(jù)。它既能向上延伸，也能向下挖掘，為組織架構(gòu)的每一級(jí)別提供對(duì)應(yīng)的報(bào)告;它能夠?yàn)楣芾韺犹峁┮粋�(gè)360度的視野，包含財(cái)務(wù)、人力、運(yùn)營和銷售等不同的信息源。
4、簡單易懂的數(shù)據(jù)顯示界面
在這些管理匯報(bào)之上，需要有一套簡單易懂的數(shù)據(jù)顯示界面，它能夠協(xié)助高管對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行總結(jié)。某種意義上，這些界面比報(bào)告更加重要，因?yàn)樗鼈兡軌驇椭吖芗械街匾男畔⑸希椭麄冋业疥P(guān)鍵的業(yè)務(wù)。
設(shè)計(jì)精良的數(shù)據(jù)界面可以用一種可視化的形式將數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出來。它展示的數(shù)據(jù)豐富程度大大超越了傳統(tǒng)的電子表格和報(bào)告。它還可以幫助高管在不同的KPI和趨勢(shì)之間建立可視化的聯(lián)系。
5、實(shí)時(shí)業(yè)務(wù)分析能力
在標(biāo)準(zhǔn)化的管理匯報(bào)之外，優(yōu)秀的績效管理系統(tǒng)不可缺少深入業(yè)務(wù)內(nèi)部進(jìn)行實(shí)時(shí)分析，并且對(duì)不同業(yè)務(wù)管理者的問題進(jìn)行反饋的能力。這樣系統(tǒng)既可以增強(qiáng)財(cái)務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門的能力，前者可以更快速地對(duì)后者的請(qǐng)求進(jìn)行反應(yīng)，而后者可以利用系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行分析。市面上有很多軟件可以根據(jù)類似的特殊請(qǐng)求生成報(bào)告。
隨著時(shí)間的推移，組織會(huì)發(fā)現(xiàn)很多類似的實(shí)時(shí)分析可以進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理。如，一家公司在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)很多所謂的特殊請(qǐng)求實(shí)際上是對(duì)同一類數(shù)據(jù)的反復(fù)請(qǐng)求。通過對(duì)這些“FAQ(常用問答)”進(jìn)行分類和預(yù)先準(zhǔn)備，財(cái)務(wù)部門可以建立一種固定的流程，快速低成本地響應(yīng)這種需求。