1、 找出制訂績(jī)效改進(jìn)計(jì)劃的主要指標(biāo)。
針對(duì)績(jī)效考核的所有員工，在績(jī)效反饋面談過(guò)程中，在被考核者、其直接上級(jí)、HR相關(guān)人員(或相關(guān)部門其他人員)共同參與下，找出扣分最多的前2個(gè)指標(biāo)，其他指標(biāo)雖然扣了分，暫由被考核者事后自行采取補(bǔ)救措施，公司或部門將不進(jìn)行專門跟蹤和共同制定改進(jìn)計(jì)劃。
2、 評(píng)估績(jī)效改進(jìn)指標(biāo)的目標(biāo)合理性。
在績(jī)效反饋面談過(guò)程中，參與面談?wù)邔?duì)需進(jìn)行績(jī)效改進(jìn)指標(biāo)的目標(biāo)進(jìn)行評(píng)估和討論，以歷史數(shù)據(jù)和事實(shí)為依據(jù)，以被考核者實(shí)際努力程度和工作技巧為參考，同時(shí)考慮公司和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提供資源和支持情況，通過(guò)反饋核實(shí)和驗(yàn)證，如果目標(biāo)設(shè)置過(guò)高將作適當(dāng)調(diào)整，如果目標(biāo)設(shè)置較低(實(shí)際未完成的情況下)也將適當(dāng)調(diào)高目標(biāo)，如果設(shè)置較為合理則可以不予調(diào)整。
3、 共同尋找績(jī)效改進(jìn)的方法和注意事項(xiàng)。
針對(duì)需改進(jìn)的2個(gè)指標(biāo)，面談參與者采用頭腦風(fēng)暴和魚骨圖法，從“人機(jī)料法環(huán)”五個(gè)方面分析績(jī)效改進(jìn)的方法，遵守SMAT原則，通過(guò)大家最后一致同意的形式，形成績(jī)效改進(jìn)計(jì)劃的初稿意見(jiàn)，以及在改進(jìn)計(jì)劃實(shí)施過(guò)程中應(yīng)注意哪些事項(xiàng)，以保證改進(jìn)計(jì)劃的較好落實(shí)和目標(biāo)達(dá)成。
同時(shí)，可以對(duì)其他需進(jìn)行績(jī)效改進(jìn)的指標(biāo)提出簡(jiǎn)單的建議，以供被考核者參考。
4、 績(jī)效改進(jìn)計(jì)劃形成并簽字確認(rèn)。
經(jīng)過(guò)績(jī)效反饋面談后，基本形成了績(jī)效改進(jìn)計(jì)劃的初稿意見(jiàn)，如需征求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)的則及時(shí)征求以達(dá)成最終意見(jiàn)，最后按照公司規(guī)定的統(tǒng)一績(jī)效改進(jìn)計(jì)劃表予以填寫，并讓被考核者、直接上級(jí)和HR相關(guān)人員(或各部門相關(guān)人員)共同簽字確認(rèn)，正式進(jìn)入績(jī)效改進(jìn)計(jì)劃的實(shí)施階段。
5、 改進(jìn)計(jì)劃制定中需注意事項(xiàng)。
(1)幫助員工更是幫助公司和部門。
我們今天的話題是“如何幫助員工制定績(jī)效改進(jìn)計(jì)劃”，這似乎是員工的事，我們只是來(lái)幫助他制定改進(jìn)計(jì)劃，以提高他的能力和水平，從而提高他的工作績(jī)效，為他帶來(lái)升職加薪的機(jī)會(huì)，如果只站在角度想問(wèn)題，就容易犯“反正不是我的事，湊合對(duì)付”、“是幫助他，就要聽我的”這些錯(cuò)誤。
我認(rèn)為，正確的想法應(yīng)當(dāng)是，幫助員工提高了績(jī)效，不但提高了員工的能力和自信心，更為重要的是，直接或間接的提高了本部門和整個(gè)公司的工作業(yè)績(jī)，從而穩(wěn)定員工隊(duì)伍，為公司帶來(lái)持續(xù)穩(wěn)定的業(yè)績(jī)提高，公司經(jīng)營(yíng)收入和利潤(rùn)才有保障，公司獲利、員工加薪、社會(huì)得益，公司從而步入穩(wěn)定而良性發(fā)展。
(2)充分傾聽員工的意見(jiàn)。
在反饋面談中，員工因?yàn)槭裁丛驔](méi)有取得較滿意的績(jī)效，員工本人是十分清楚的，是本人能力不足，還是公司支持不夠，還是其他部門配合度有問(wèn)題，或者是綜合性的其他原因等等，直接上級(jí)和HR人員不能憑主觀判斷，要充分傾聽被考核者的看法，引導(dǎo)他講出有依據(jù)的事實(shí)、數(shù)據(jù)和理由，當(dāng)好傾聽者、做好引路人，讓自然而然的自己發(fā)現(xiàn)需要彌補(bǔ)哪些技能、知識(shí)、同事關(guān)系等，同時(shí)，也比較容易發(fā)現(xiàn)公司或部門在工作中是否給予的支持足夠充分。
(3)抓主要改進(jìn)指標(biāo)。
在員工績(jī)效考核表中，可能出現(xiàn)不少指標(biāo)都被扣分或不達(dá)標(biāo)的情況，需要改進(jìn)績(jī)效的指標(biāo)比較多，這時(shí)，就需要抓那些權(quán)重較大、扣分較多的指標(biāo)，進(jìn)行深入的分析，共同找出解決辦法，制定改進(jìn)計(jì)劃。而沒(méi)有必要對(duì)所有不達(dá)標(biāo)或所有扣分指標(biāo)制定績(jī)效改進(jìn)計(jì)劃，這樣主次不分，反而會(huì)影響員工整體績(jī)效的提高，更容易抓不住主要工作的改善。
(4)監(jiān)督檢查。
我們都知道“PDCA”是任何事情達(dá)成的最簡(jiǎn)單流程，關(guān)注計(jì)劃的制定是開了一個(gè)好頭，應(yīng)當(dāng)同時(shí)明確被考核者在實(shí)施改進(jìn)計(jì)劃時(shí)的督促人、檢查人，以幫助他按時(shí)保質(zhì)完成各項(xiàng)績(jī)效改進(jìn)計(jì)劃。