績效改進(jìn)計(jì)劃又稱個人發(fā)展計(jì)劃(Individual Development Plan，IDP)，是指根據(jù)員工有待發(fā)展提高的方面所制定的一定時期內(nèi)完成有關(guān)工作績效和工作能力改進(jìn)與提高的系統(tǒng)計(jì)劃。很多人認(rèn)為，績效評估是績效管理最為重要的環(huán)節(jié)，但實(shí)際上績效改進(jìn)計(jì)劃要重要得多。究其原因，主要在于績效評估僅僅是從反光鏡中往后看，而績效改進(jìn)計(jì)劃是往前看，以便在不久的將來能獲得更好的績效，而不是關(guān)注那些過去的、無法改變的績效。由于績效評估的最終目的是為了改進(jìn)和提高員工的績效，因此制定與實(shí)施績效改進(jìn)計(jì)劃是績效評估結(jié)果最重要的用途，也是成功實(shí)施績效管理的關(guān)鍵。
一、制定績效改進(jìn)計(jì)劃的基本原則
在制定績效改進(jìn)計(jì)劃之前，主管和員工應(yīng)該對一些問題達(dá)成共識，把握住五個基本原則：
1.平等性原則：主管和員工在制定績效改進(jìn)計(jì)劃時是一種相對平等的關(guān)系，他們共同為了員工業(yè)績的提升和業(yè)務(wù)單元的成功而制定計(jì)劃。
2.主動性原則：我們有理由相信員工是真正最了解自己所從事工作的人，因此在制定績效改進(jìn)計(jì)劃時應(yīng)該更多地發(fā)揮員工的主動性，更多地聽取員工的意見。
3.指導(dǎo)性原則：主管影響員工的領(lǐng)域主要是從根據(jù)組織和業(yè)務(wù)單元的目標(biāo)出發(fā)并結(jié)合員工個人實(shí)際，給員工績效的改進(jìn)提出中肯的建議，實(shí)施輔導(dǎo)，并提供必要的資源和支持。
4.“SMART”原則：績效改進(jìn)計(jì)劃是指導(dǎo)績效改進(jìn)實(shí)施的標(biāo)準(zhǔn)，因此一定要有可操作性，其制定的原則也要符合“SMART”原則，即做到具體的、可衡量的、可達(dá)到的、現(xiàn)實(shí)的和有時限的。
5.發(fā)展性原則：績效改進(jìn)計(jì)劃的目標(biāo)著眼于未來，所以在制定與實(shí)施計(jì)劃時要有長遠(yuǎn)的、戰(zhàn)略性的眼光，把員工個人的發(fā)展與企業(yè)的發(fā)展緊密結(jié)合起來。
二、制定績效改進(jìn)計(jì)劃的準(zhǔn)備工作
1.選擇合適的時間
選擇什么樣的時間制定績效改進(jìn)計(jì)劃是非常關(guān)鍵的，不合適的時間會影響制定計(jì)劃的效果。要選擇主管和員工雙方都有空閑，能夠全身心地投入到制定計(jì)劃中去的時間，這段時間不要被其他事情打斷。例如，主管馬上要去參加總經(jīng)理召集的會議，或者員工馬上要趕去見客戶。在這樣的情況下，制定績效改進(jìn)計(jì)劃往往會心不在焉，草率收場，無法展開細(xì)致的討論。同時要注意不要安排得過于緊湊。有些主管總是在人力資源部門催交績效改進(jìn)計(jì)劃表的時候，才抽出半天時間，與部門中十幾名員工走馬觀花般地進(jìn)行這項(xiàng)工作，這樣就無法保證績效改進(jìn)計(jì)劃的效果。
2.選擇適宜的場地
通常，主管的辦公室是最常用的制定績效改進(jìn)計(jì)劃的場地。辦公室給人以一種嚴(yán)肅、正式的感覺，這固然很好。然而，選用辦公室作為制定績效改進(jìn)計(jì)劃的場地也有一些局限性。首先，辦公室經(jīng)常會遇到各種各樣的打擾，例如電話、來訪的客人等等;其次，辦公室的情境會給人明顯的上下級的感覺，容易給員工造成層級的壓力。因此可以考慮到類似于咖啡廳這些地方與員工進(jìn)行這項(xiàng)工作，因?yàn)樵谶@樣的環(huán)境中員工會感覺比較放松，遠(yuǎn)離電腦、電話和成堆的文件，主管和員工坐在一起，喝上一杯茶或咖啡，更容易充分表達(dá)真實(shí)的感受。
3.準(zhǔn)備相關(guān)的資料
在制定績效改進(jìn)計(jì)劃之前，主管和員工都應(yīng)準(zhǔn)備好制定績效改進(jìn)計(jì)劃所需的各種資料。主管需要準(zhǔn)備的資料包括：職位說明書、績效計(jì)劃、績效評估表格、員工日常工作表現(xiàn)記錄等。在與員工一起制定績效改進(jìn)計(jì)劃之前，主管必須對有關(guān)的各種資料諳熟于胸，當(dāng)需要的時候可以隨時找到相關(guān)的內(nèi)容。員工需要準(zhǔn)備好個人的發(fā)展計(jì)劃。主管除了想聽到員工對個人過去績效的陳述和總結(jié)，更希望了解到員工針對績效考評中不足的方面如何進(jìn)一步改善和提高的計(jì)劃。能夠自己提出發(fā)展的目標(biāo)和計(jì)劃，而不是等待主管為自己制定發(fā)展計(jì)劃，這樣的做法本身就能夠得到主管的贊賞，是應(yīng)該鼓勵員工具備的行為。
4.主管的心理準(zhǔn)備
在制定績效改進(jìn)計(jì)劃之前，主管除了要準(zhǔn)備時間、場地和資料外，還要對制定計(jì)劃的員工有所準(zhǔn)備。這種準(zhǔn)備是一種心理上的準(zhǔn)備，也就是要充分估計(jì)到員工在制定計(jì)劃時可能表現(xiàn)出來的情緒和行為。主管和員工一同制定計(jì)劃的前提是雙方對績效評估的結(jié)果已經(jīng)達(dá)成一致意見。要做好這一點(diǎn)，就必須充分考慮到員工的個性特征，本次評估結(jié)果對其的影響，以及員工對本次績效評估可能表現(xiàn)出來的態(tài)度等等。在實(shí)際中經(jīng)常會出現(xiàn)員工與主管對評估結(jié)果意見不一致的情況，對于這種情況，主管應(yīng)事先考慮好將要如何解釋和對待。
三、制定績效改進(jìn)計(jì)劃的流程
1.回顧績效考評的結(jié)果
每個人都有被他人認(rèn)可的需要，當(dāng)一個人做出成就時，他希望得到其他人的承認(rèn)。所以，首先應(yīng)對員工在績效期間工作表現(xiàn)的成績和優(yōu)點(diǎn)加以肯定，從而對員工起到積極的激勵作用。然而，員工想要聽到的不只是肯定和表揚(yáng)的話，他們也需要有人中肯地指出其有待改進(jìn)的地方，因此，接下來可以指出員工的績效中存在的一些不足之處，或者員工目前績效表現(xiàn)尚可但仍有需要改進(jìn)的方面。主管和員工可以就績效評估表格中的內(nèi)容逐項(xiàng)進(jìn)行溝通，在雙方對績效評估中的各項(xiàng)內(nèi)容基本達(dá)成一致意見后再開始著手制定績效改進(jìn)計(jì)劃。
2.找出有待發(fā)展的項(xiàng)目
有待發(fā)展的項(xiàng)目通常是指在工作的能力、方法、習(xí)慣等方面有待提高的地方，可能是現(xiàn)在水平不足的項(xiàng)目，也可能是現(xiàn)在水平尚可但工作需要更高水平的項(xiàng)目，這些項(xiàng)目應(yīng)該是通過努力可以改善和提高的。一般來說，在一次績效改進(jìn)計(jì)劃中應(yīng)選擇最為迫切需要提高的項(xiàng)目，因?yàn)橐粋�人需要提高的項(xiàng)目可能有很多，但不可能在短短半年或一年時間全部得到改善，所以應(yīng)該有所選擇。而且，人的精力有限，也只能對有限的內(nèi)容進(jìn)行改善和提高。
3.確定發(fā)展的具體措施
將某種待發(fā)展的項(xiàng)目從目前水平提升到期望水平可以采取多種形式。許多人一想到績效改進(jìn)的方法就會想到送員工參加培訓(xùn)，其實(shí)，除了培訓(xùn)之外，我們還可以通過許多方法提升員工的績效，而且其中大部分方法并不需要公司進(jìn)行額外的經(jīng)費(fèi)方面的投入，這些方法包括：征求他人的反饋意見、工作輪換、參加特別任務(wù)小組、參加某些協(xié)會組織等等。
4.列出發(fā)展所需的資源
“工欲善其事，必先利其器”，要落實(shí)績效改進(jìn)計(jì)劃，必須要有必要的資源支持。這些資源包括工作任務(wù)的分擔(dān)、學(xué)習(xí)時間的保證、培訓(xùn)機(jī)會的提供、硬件設(shè)備的配備等等。在這方面，主管人員一定要統(tǒng)籌安排，提供幫助，盡量為員工績效的改進(jìn)創(chuàng)造良好的內(nèi)外環(huán)境。
5.明確項(xiàng)目的評估期限
工作的能力、方法、習(xí)慣等方面的提高是一項(xiàng)長期的任務(wù)，須在一個較長時間段中才能得到準(zhǔn)確評估。員工需要一個寬松、穩(wěn)定的環(huán)境，不應(yīng)增加太多的管制。因此，如果評估周期過短，有可能造成員工的逆反心理，這樣不但分散了員工的精力，影響工作進(jìn)度，還有可能使員工疲于應(yīng)付評估，使得評估效果適得其反。所以建議將評估周期設(shè)定為半年到一年，這樣安排也可以與企業(yè)半年或年終總結(jié)相銜結(jié)。
6.簽訂正式的改進(jìn)計(jì)劃
當(dāng)人們親身參與了某項(xiàng)決策的制定過程并做出了公開的表態(tài)，他們一般會傾向于堅(jiān)持立場，并且在外部的力量作用下也不會輕易改變。因此，在制定績效改進(jìn)計(jì)劃的過程中，讓員工參與計(jì)劃的制定，并且簽訂非常正規(guī)的績效改進(jìn)契約，也就是讓員工感到自己對績效改進(jìn)計(jì)劃中的內(nèi)容是做出了很強(qiáng)的公開承諾的，這樣他們就會傾向于堅(jiān)持這些承諾，履行自己的績效改進(jìn)計(jì)劃。如果員工的計(jì)劃只是口頭確定，沒有進(jìn)行正式簽字，那么就很難保證他們堅(jiān)持這些承諾的計(jì)劃。
四、制定績效改進(jìn)計(jì)劃的案例