1、績效反饋面談在績效管理中的作用
績效反饋是組織在績效考評結(jié)束后選擇適當(dāng)時機(jī)將考評的結(jié)果告知被考評者，充分吸取被考評者的意見和建議的過程�？冃Х答伒男问胶头椒ㄓ泻芏�，比如設(shè)立意見箱、設(shè)置專門溝通渠道、主動征求建議、績效面談等。其中績效面談是指由員工的主管或上級與員工進(jìn)行面對面地征求建議、制定改進(jìn)業(yè)績的活動。
它是比較常用也是效果最好的方法之一，因?yàn)槊嬲勈且环N面對面的溝通，可以將考評結(jié)果更好的反饋給被評估者，使考評激勵、獎懲和培訓(xùn)的特有功能得到更充分的發(fā)揮�？偟膩碚f績效反饋面談具有以下作用：
(1)有效的反饋可以使員工真正認(rèn)識到自己的潛能，從而知道如何發(fā)展自我。
(2)反饋可以使員工相信績效考核是公平、公正和客觀的，否則員工就有可能懷疑績效考核的真實(shí)性。
(3)通過反饋面談，雙方就工作中出現(xiàn)的某些問題和員工的發(fā)展需求探討改進(jìn)措施，并共同制訂工作績效提升計(jì)劃。
(4)績效反饋另一個很重要的原因是可以促使績效考評者認(rèn)真對待考核工作，而不是僅憑個人好惡來進(jìn)行考核，否則他就將面臨著個人職業(yè)生涯中斷的風(fēng)險(xiǎn)。
2、績效反饋面談的困境
與每一位員工面對面地探討其一段時期內(nèi)的績效考核結(jié)果，并分析原因，找到提升業(yè)績的解決方案，不是件易事，績效面談面臨困境的主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
(1)考核沒有針對性。有些企業(yè)用一份考核表考核所有的員工，沒有根據(jù)工作的具體特點(diǎn)進(jìn)行有針對性的考核，評判標(biāo)準(zhǔn)的彈性較大，往往導(dǎo)致上下級對考核標(biāo)準(zhǔn)和結(jié)果在認(rèn)知上存在偏差，雙方易形成對峙和僵局。
(2)員工抵制面談。認(rèn)為績效考核只是走形式，是為了制造人員之間的差距，變相扣工資，并懼怕因吐露實(shí)情而遭到上級的報(bào)復(fù)和懲罰。因此，面談過程中經(jīng)常出現(xiàn)的情況是。要么員工對績效考核發(fā)牢騷，夸大自己的優(yōu)勢，弱化自己的不足，要么保持沉默，主管說什么就是什么。這樣雖經(jīng)過面談，主管對下屬的問題和想法還是不了解。
(3)主管沒有科學(xué)地認(rèn)識到其在績效面談中的角色定位。①主管扮演審判官的角色，傾向于批判下屬的不足，包辦談話，下屬只是扮演聽眾的角色，員工懾于主管的權(quán)力，口服心不服。②主管的老好人傾向嚴(yán)重，怕得罪人，于是給下屬的打分寬松，每個人的分?jǐn)?shù)都很高，績效面談成了大家都好的走過場，讓下屬感覺面談沒有實(shí)際作用。③主管心胸狹窄，處事不公，以個人好惡作為評判標(biāo)準(zhǔn)，致使員工愈發(fā)抵觸，雙方矛盾重重。④面談時籠統(tǒng)地就事論事，沒有提出針對性的改進(jìn)意見，讓員工感到工作照舊，自己仍不清楚今后努力的方向，感覺面談無用，甚至是浪費(fèi)時間。
(4)主管沒有認(rèn)識到反饋面談需要溝通多次才能完成。一方面，管理者對反饋面談的重要性和難度認(rèn)識不足，以為通過一兩次的溝通把問題解決。管理者自己沒有意識到“權(quán)威感”讓他們?nèi)狈T工的換位思考，以領(lǐng)導(dǎo)者的姿態(tài)“想當(dāng)然”的來處理問題。另一方面，管理者和員工站在不同的角度看問題，而且不同的人對同樣的行為和結(jié)果有不同的看法。管理者認(rèn)為絕對不能接受的行為，員工卻認(rèn)為是很正常并且是不可避免的。因此，對同一行為或結(jié)果最終達(dá)成一致的看法不是一個容易的過程，常常需要多次溝通才能達(dá)到雙方信服的效果。
3、績效反饋面談的方法
3.1面談前管理者應(yīng)做好充分準(zhǔn)備
做任何一項(xiàng)工作事前都需要做好充分的準(zhǔn)備，否則，你將難以駕馭整個局面，績效反饋尤其如此。主管要事前應(yīng)做好演練，針對每個員工的績效考評結(jié)果，結(jié)合員工的特點(diǎn)，事前要預(yù)料到員工可能會對哪些內(nèi)容有疑問，哪些內(nèi)容需要向員工作特別的澄清說明。只有每項(xiàng)內(nèi)容都準(zhǔn)備充分了，才能更好地駕馭整個面談的局面，而不是陷入尷尬的僵局或面紅耳赤的爭吵。僵局和爭吵都會損壞你和員工的關(guān)系，不利于以后的工作安排。因此，主管事前要收集以下資料;
(1)績效考評表。
告訴員工本次績效考評的結(jié)果是績效面談工作的目的之一，所以準(zhǔn)備好員工的績效考評表是必需的。同時還要把它拿出來讓員工簽字認(rèn)可。
(2)目標(biāo)管理卡。
當(dāng)初與員工一起制訂的績效管理目標(biāo)，可能是目標(biāo)管理卡，也可能是績效計(jì)劃，這是當(dāng)初你和員工共同的承諾，是你們共識的結(jié)果，也是績效管理整個過程的重要依托，直到績效反饋，它依然是重要的信息來源。所以一定要再一次把績效管理目標(biāo)拿出來，作為你們談話的重要內(nèi)容，以備隨時參閱。
(3)職位說明書。
職位說明書作為人力資源管理最基礎(chǔ)和最重要的文件當(dāng)然是績效面談的內(nèi)容之一。管理活動是個動態(tài)的過程，員工的工作有可能在過程當(dāng)中發(fā)生改變，可能增加一些當(dāng)初制訂績效目標(biāo)時所未能預(yù)料的內(nèi)容，也有可能一些目標(biāo)因?yàn)橐恍┰驔]能組織實(shí)施，那么，這個時候，職位說明書作為重要補(bǔ)充將發(fā)揮重要作用。所以，員工的職位說明書也一定要置于案頭以備查閱。
(4)員工的績效檔案。
所謂績效檔案，就是在平時的管理活動中跟蹤員工績效目標(biāo)的時候所發(fā)現(xiàn)和記錄的內(nèi)容，這些是作績效評價的重要輔助資料，是造成事實(shí)的證據(jù)，主管應(yīng)拿出來。這個工作可能是一些管理者的薄弱環(huán)節(jié)，平時只忙于事務(wù)，可能無暇收集這些資料，也有可能根本就忽視了這個環(huán)節(jié)。缺少績效檔案主管往往無法正確的向員工解釋考評結(jié)論，員工也不會認(rèn)可結(jié)論，那么績效面談肯定會陷入尷尬的僵局甚至是面紅耳赤的爭吵。
3.2安排面談計(jì)劃并讓員工做好準(zhǔn)備
通常一個經(jīng)理有若干個下屬，你不可能同時面對一群人來面談，你只能一個一個單對單地面談。所以你必須有一個統(tǒng)籌的安排，根據(jù)自己的工作安排，與員工進(jìn)行適當(dāng)?shù)臏贤ㄖ�，擬訂一個行之有效的面談計(jì)劃。同時應(yīng)將計(jì)劃告訴員工，讓員工有一個心理和行動上的準(zhǔn)備，因?yàn)閱T工對考核主管多少還是有些心理恐慌，最好的辦法是能提前幾天通知該員工，讓其恐慌心理得到緩解。另外，在知曉結(jié)果的情況下，也利于該員工預(yù)先檢討自己的工作績效，分析自己所遇到的問題，明確面談的目標(biāo)。
3.3 面談時。管理者應(yīng)靈活運(yùn)用正面和負(fù)面反饋正面的反饋是要讓員工知道他的表現(xiàn)達(dá)到或超過了經(jīng)理的期望，得到了經(jīng)理的認(rèn)可。要強(qiáng)化員工的正面表現(xiàn)，使之在以后的工作中不斷發(fā)揚(yáng)光大，繼續(xù)為公司做出更多的貢獻(xiàn)。在表揚(yáng)和激勵員工時，要讓員工真實(shí)地感受到你確實(shí)對他的表現(xiàn)很滿意。你的表揚(yáng)確實(shí)是真情流露，而不是套近乎，拉關(guān)系。只有這樣，員工才會把你的表揚(yáng)當(dāng)成激勵，在以后的工作中更加賣力。而且，表揚(yáng)一定要具體。要對員工所做的某件事有針對性地提出表揚(yáng)，而不是籠統(tǒng)地說“你表現(xiàn)很好”就完事。
當(dāng)下屬績效不佳時，首先主管應(yīng)該把自己工作經(jīng)驗(yàn)與下屬分享，對員工進(jìn)行啟發(fā)。不要倚仗職位和權(quán)利粗暴地否定對方的意見，讓別人屈從于自己的看法;也不應(yīng)動則擺出“訓(xùn)導(dǎo)的姿態(tài)，指手畫腳地指責(zé)和抱怨下屬的疏忽。要以聆聽的態(tài)度聽取員工本人的看法與員工共同商定未來工作中如何加以改進(jìn)，并形成書面材料。其次在做負(fù)反饋時，要具體描述員工存在的不足，對事不對人，描述而不作判斷。不能因?yàn)閱T工的某一點(diǎn)不足，就做出員工”如何不好“之類的感性判斷;要客觀、準(zhǔn)確、不指責(zé)地描述員工行為所帶來的后果，員工自然就會意識到問題的所在。
3.4針對不同的員工采取不同的面談對策。
在績效反饋面談時，管理者會遇到不同情況的員工，針對不同員工的不同特點(diǎn)與他們進(jìn)行交流和溝通。
3.5 以積極的方式結(jié)束
面談并制定相應(yīng)的績效改進(jìn)計(jì)劃面談結(jié)束時，面談雙方應(yīng)對績效的改進(jìn)達(dá)成基本共識，主管要讓下屬感覺到這是一次非常難得的溝通，使他從主管那里得到了很多指導(dǎo)性的建議。比如，可以充滿熱情地和員工握手并真誠地說。“如果在工作中遇到麻煩和問題我會盡力給予支持，相信你會取得更好的成績。”另外主管還可以幫助員工制定培訓(xùn)規(guī)劃。與員工一起做好全面的培訓(xùn)規(guī)劃與設(shè)計(jì)，幫助下屬員工進(jìn)行職業(yè)生涯規(guī)劃，把員工自身發(fā)展的需求變?yōu)椴粩嗵岣呖冃У膭恿Α?/p>
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