建立公司的績效管理系統(tǒng)是一項非常重要的工作。但是如何能保證從一開始就清楚了解這一點呢？在這個問題上，人力資源方面的管理者十幾年來一直都在研究和實踐，并且很多專業(yè)的學(xué)術(shù)文獻(xiàn)上也發(fā)表過太多這方面的觀點和方法，幾乎無法計算具體有多少。然而從這些不斷增多的選擇以及相關(guān)的各種變量中做出最佳的推薦和進(jìn)行選擇仍然是一件非常困難的事情，因為沒有任何一種解決方案能適合所有的組織機(jī)構(gòu)。每個組織具有唯一性，必須找到適合其自身的解決方案。
我們確信的是，在工作環(huán)境中，人力資源穩(wěn)定性隨著時間的推進(jìn)而發(fā)生變化。現(xiàn)在工作比以前需要更多的知識和技能，任何組織非常依賴人力這種無形資產(chǎn)，結(jié)果是組織有興趣優(yōu)化管理這種資產(chǎn)的方式。建立一種有效的績效管理系統(tǒng)就是一個組織進(jìn)行優(yōu)化工作的方法。
畢竟，很多關(guān)于員工激勵和員工發(fā)展的理論都認(rèn)為一種有效的績效管理系統(tǒng)應(yīng)該是每個組織人力管理系統(tǒng)的重要一環(huán)。為了將績效和獎勵結(jié)合起來（關(guān)鍵是激發(fā)績效），組織需要擁有評估個體績效的正確方法。為了獲得發(fā)展，個體需要反饋他們長處和短處。同時組織需要績效信息來對那些個體實施培訓(xùn)和提供發(fā)展資源，以使個體獲得最大的幫助。最后組織需要績效信息來修正績效問題，并評估他們改進(jìn)努力的有效性。
毫無疑問，可以使用很多種方法在組織內(nèi)部進(jìn)行設(shè)計、發(fā)展和實施一種正規(guī)的績效管理系統(tǒng)。雖然沒有一種解決方案適合于所有的組織，但是大多人會同意如下觀點：無論組織在收益或人力上是大還是小，總需遵循一定的基本標(biāo)準(zhǔn)。這個標(biāo)準(zhǔn)的建立必須可以參考幾個特定的“關(guān)鍵成功因素”，這些因素可以作為每個有興趣在開始時就希望真正了解績效管理的組織在規(guī)范績效管理系統(tǒng)時都會考慮到的重要因素。
以下是“關(guān)鍵成功因素”：
1）映射組織的企業(yè)文化和價值觀
確保組織中重要的核心價值觀和信仰被完整地“吸收”到績效管理系統(tǒng)中去。
2) 設(shè)計發(fā)展和規(guī)劃階段
從一開始就要得到CEO和高級管理層的支持，為將來全心投入做準(zhǔn)備。這將有助于整個過程的執(zhí)行和提高公司內(nèi)部的接受度，在設(shè)計階段時確保管理層和雇員從一開始就理解整個流程并是積極的貢獻(xiàn)者。
3) 關(guān)注正確的績效測量
作為一個團(tuán)隊組織要認(rèn)可那些重要而少數(shù)的績效測定方法，這些方法將賦予組織一種清晰的視點，以及很高的自信，當(dāng)然這種自信取決于主要的目標(biāo)是否順利達(dá)到。這些方法應(yīng)該被分享以及與其他報告流程同時進(jìn)行，以保障整個組織獲知有關(guān)的其他支持性目標(biāo)的進(jìn)展情況。
4) 關(guān)聯(lián)職位描述到績效管理系統(tǒng)
確保員工可以看到他們工作所需的能力、工作職位描述以及他們績效計劃中規(guī)定的工作目標(biāo)之間的直接關(guān)系。如這種關(guān)聯(lián)度不夠清晰，這個績效計劃應(yīng)該進(jìn)行調(diào)整，并至少每年在績效評價時重溫一遍。
5) 公平客觀評估績效
評估績效的能力很關(guān)鍵，績效評價需要評估者承認(rèn)員工的績效有好壞等級之分。例如，員工中大多數(shù)人能按照基于他們自身經(jīng)驗水平和服務(wù)時間所期望的那樣開展他們的工作，然而，有些員工可能遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出期望，有些則可能遠(yuǎn)低于預(yù)期。在根據(jù)明確的績效標(biāo)準(zhǔn)以及相對的貢獻(xiàn)（與其他人的貢獻(xiàn)相比來說）大小來公正客觀地評估員工能力的時候，公司常常會獲得他們所需的結(jié)果。
6) 在績效管理中培訓(xùn)管理者
提前在培訓(xùn)上投入精力，以確保管理層具備相關(guān)技能參與到績效管理系統(tǒng)的規(guī)劃流程中，這個培訓(xùn)應(yīng)該包括所有各級管理人員，以確保每個管理者起點一致，說“同樣的語言”，使用相同的工具和技巧。
7) 把獎勵機(jī)制引入績效管理系統(tǒng)
獎勵系統(tǒng)的實施和績效評估的有效性之間的關(guān)系對于所有績效管理環(huán)節(jié)來說是很重要的。很明顯，將績效評估的結(jié)果和金錢獎勵結(jié)合在一起能使績效評估系統(tǒng)變得更有效，有研究發(fā)現(xiàn)，當(dāng)獎勵與評估結(jié)果結(jié)合時有效性變得很高的，這與過去經(jīng)常提到的當(dāng)評估不與金錢獎勵結(jié)合時評估十分有效的觀點是矛盾的。
8) 區(qū)分與整個獎勵系統(tǒng)的關(guān)系
如果績效管理系統(tǒng)中有一個次要的第三方獎勵系統(tǒng)，那么極為重要的一點是，從一開始就必須與員工溝通得非常清楚。例如，2002年Hay小組的研究發(fā)現(xiàn)：90%的組織都有一種書面的補(bǔ)償政策，但很多員工無法理解它；73%的組織對他們的員工不公開相關(guān)的薪酬系統(tǒng)；只有50%左右的管理人員和專業(yè)人員以及低于25%的其他員工知道他們自己的工資水平；結(jié)果，61%的組織發(fā)現(xiàn)，通過提高薪酬激勵員工的做法是無效的或幾乎沒什么效果。因此，為了取得一定的效果，獎勵系統(tǒng)必須根據(jù)績效來調(diào)整，必須和員工進(jìn)行溝通，以及必須能被員工理解是有效的激勵。
9) 使管理層對溝通過程負(fù)責(zé)
雖然溝通是每個人的工作，但最后必須有些人要負(fù)責(zé)，這就要求管理者在井然有序下經(jīng)常積極探索，提供以及得到績效反饋。各級管理層要在員工的溝通過程中起帶頭作用，親自示范使績效系統(tǒng)有效運(yùn)作的行為，同時也能起到培養(yǎng)和監(jiān)管員工的作用。
10) 明確對員工發(fā)展的期望
員工的發(fā)展對于績效管理系統(tǒng)的成功是非常關(guān)鍵的。對于扁平化組織和控制范圍相對較窄的組織而言，最基本的一點是要尋找各種發(fā)展員工才智的方法，例如通過技能的掌握，特定的項目，團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)會和正規(guī)的教育以及培訓(xùn)獲得。這樣，組織可以建立一個針對每個員工每年最少時間的員工發(fā)展計劃來推動這個流程。
11) 跟蹤績效管理系統(tǒng)的有效性
為決定績效管理系統(tǒng)的有效性，需要做一個評估系統(tǒng)。這個系統(tǒng)的構(gòu)建應(yīng)該確保公司和員工績效目標(biāo)調(diào)整能在績效管理周期中任一時間點被確認(rèn)，而且達(dá)到設(shè)定的績效目標(biāo)的概率可被計算。這個過程中，要允許成本管理和投資回報率目標(biāo)得到確認(rèn)，并且相關(guān)目標(biāo)應(yīng)在匯報周期中預(yù)先設(shè)定。
12) 根據(jù)需要調(diào)整績效管理系統(tǒng)
基于公司績效管理系統(tǒng)的定期分析結(jié)果，系統(tǒng)方法應(yīng)為每個必備上報階段做調(diào)整。信息必須依次及時傳達(dá)到各級管理，這個步驟在有效交流和實施中是重要一環(huán)，并通過持續(xù)加強(qiáng)達(dá)成目標(biāo)和組織優(yōu)先目標(biāo)所需的員工行為來使績效管理流程形成一個完整周期循環(huán)。