集中注意力在你選擇做的事情上，慎重選擇讓你分心的事情。以下是小編為大家推薦的“隨時待機(jī)”的職場文化相關(guān)文章，希望能幫到大家，更多精彩內(nèi)容可瀏覽(yjbys.com/hr)。
此前報道過如何運用史蒂夫·柯維的時間管理矩陣來妥善安排工作日程，并指出優(yōu)先考慮緊急事務(wù)而非重要事務(wù)的習(xí)慣讓我們總是疲于奔命，感到時間不夠用。
那么現(xiàn)在，我們就來繼續(xù)談?wù)勀羌加梦覀兇罅繒r間并讓我們分心的“緊急又重要”的事——電子郵件，以及如何更好地應(yīng)對它吧。
首先你要知道，并不是只有你一個人感到電子郵件(當(dāng)然也包括短信、微信等其他電子即時通訊手段)是個吞噬時間與精力的無底黑洞。不停地查收郵件、不斷地點擊手機(jī)上各類應(yīng)用右上角的小紅點，這種行為被稱為“紅點強迫癥”。
百度百科上對此的解釋是：“紅點強迫癥，是現(xiàn)代人的社交網(wǎng)絡(luò)依賴癥之一，表現(xiàn)為微信用戶只要看到朋友圈的角標(biāo)小紅點亮起，就忍不住要去點，即使這次點開沒有什么需要看的消息下次也要繼續(xù)去點，據(jù)統(tǒng)計，這種動作平均每5分鐘就要發(fā)生一次，與強迫癥這種心理疾病表現(xiàn)類似。”
不僅是微信右上角的小紅點，各類帶有推送功能的應(yīng)用，都有可能引發(fā)你去點擊，其中最令你感到由于與工作有關(guān)而必須點開的，應(yīng)該就是電子郵件了。
英國未來工作中心(Future Work Centre)在調(diào)查了2000余名各個行業(yè)的英國員工使用電子郵件的習(xí)慣后發(fā)現(xiàn)，當(dāng)代即時通訊的迅速發(fā)展讓人們能夠時時查收郵件，并因此發(fā)展出了一種“隨時待機(jī)”的職場文化。
這一“不成文的企業(yè)禮節(jié)”在職場中變得如此根深蒂固，并對員工的心理健康產(chǎn)生負(fù)面作用。報告稱，在2014年，全球總共發(fā)送了約1963億封電子郵件，成人每天平均花1個小時的時間收發(fā)郵件。
研究人員稱，電子郵件是一把雙刃劍，它一方面是非常有價值的交流工具，但另一方面也是壓力和困擾的來源。研究報告主要撰寫人Richard MacKinnon博士說：“報告顯示那些最認(rèn)可電子郵件有用的人也是郵件壓力最大的人。我們培養(yǎng)出來的習(xí)慣、面對新信息時的情緒反應(yīng)以及圍繞著電子郵件的不成文企業(yè)禮節(jié)交織在一起，成為一大有毒的壓力源，對我們的效率和健康產(chǎn)生負(fù)面影響。”
研究發(fā)現(xiàn)，IT、營銷、公關(guān)、互聯(lián)網(wǎng)和媒體等行業(yè)的員工最受郵件壓力困擾。他們中超過30%的人每天需要處理超過40封郵件，65%的人開啟郵件推送服務(wù)，實時接收郵件。
研究人員指出，讓人壓力倍增的兩大惡習(xí)為：整日開啟郵件推送服務(wù)及每天在清晨和深夜查收郵件。為此，研究人員建議人們在不希望被郵件打擾時關(guān)閉郵件應(yīng)用，“只在你想的時候使用電子郵件”。
讀到這里你可能在想，這又是一件“說說容易做做難”的事，但實際上，你需要做的可能沒那么復(fù)雜，只需要你多思考一步。
這是《多一秒鐘：用深思熟慮提升工作業(yè)績》(One Second Ahead: Enhance Your Performance at Work with Mindfulness)的作者Rasmus Hougaard、Jacqueline Carter和Gillian Coutts的觀點。幾位作者認(rèn)為，解決分心的最好方法是多花一秒鐘的時間來思考，做出好的選擇讓自己保持專注和冷靜。
在書中，Hougaard提出了5個高效使用電子郵件的指導(dǎo)意見。
第一，避免對郵件上癮。你是每小時看一次郵件還是手機(jī)震動聲一響，就無法克制自己拿起手機(jī)的沖動?Hougaard建議，在你向查收信息的沖動投降之前，暫停一秒鐘，思考一下。“在這一秒鐘內(nèi)，你會發(fā)現(xiàn)你對外界刺激的反映并不需要是自動的，你有選擇的權(quán)利。”
第二，關(guān)閉信息推送。為了讓自己不對查收郵件或信息上癮，你首先要做的就是關(guān)閉郵件推送功能、通知彈出窗口、警報和鈴聲。在接下來的幾天時間里，仔細(xì)觀察當(dāng)自己為郵件通知分心時如何影響專注度、工作效率和心情，嘗試在完全沒有信息推送的情況下工作幾天，找到最適合自己的處理郵件訊息的方式。
第三，慎重對待注意力轉(zhuǎn)移的時間。很多時候我們喜歡一有郵件(信息)就查看回復(fù)是因為我們希望自己看起來總是機(jī)敏有效率，但事實是，這可能會損害你的工作效率。
如果你的注意力一直被源源不斷的信息推送轉(zhuǎn)移，你就是在浪費時間。你的大腦需要花幾秒鐘的時間來集中注意力到新郵件上，也需要同樣長、甚至更長的時間來轉(zhuǎn)移回你之前手頭正在做的工作。除了浪費時間，注意力不集中也會浪費你的精力，讓你效率下降。
為了有效地將注意力轉(zhuǎn)移的時間降到最低，你應(yīng)該記住2條原則：集中注意力在你選擇做的事情上，慎重選擇讓你分心的事情。
第四，永遠(yuǎn)不要在清晨收發(fā)郵件。未來工作中心的研究人員認(rèn)為清晨收發(fā)郵件是一大惡習(xí)，Hougaard給出了解釋：在清晨人的大腦是最警醒、注意力最集中、最有創(chuàng)造力的。使用這段時間來查郵件立刻把你的注意力拉入一堆短期需要解決的問題中，這是在浪費你本可以做更有價值的事的大好時間。
Hougaard的建議是，在你到達(dá)辦公室半小時至1小時之后再查郵件。
第五，制定固定的查收郵件時間。這樣你就可以在其余的時間里專心工作了，有了固定的郵件查收時間后，記得把你其他的工作任務(wù)安排在其他時間。
研究報告中還有一個有趣的發(fā)現(xiàn)：年輕人面臨的郵件壓力最大，壓力值隨著年齡增長而降低。
或許這是因為，職場老人們明白大多數(shù)的辦公室交流都是無意義的廢話吧——如果是真正緊急的事務(wù)需要你立即處理，上司會用更直接的方式聯(lián)系你的。