總經(jīng)理要求秘書安排次日上午九點開一個會議。在這件事下，什么是任務(wù)?什么是結(jié)果?通知到的所有參會的人員。然后秘書自己也參加會議來做服務(wù)，這是“任務(wù)”。但我們想要的結(jié)果是什么呢?下面是一至九段秘書的不同做法。
一段秘書的做法：發(fā)通知--用電子郵件或在黑板上發(fā)個會議通知，然后準(zhǔn)備相關(guān)會議用品。并參加會議。
二段秘書的做法：抓落實--發(fā)通知后，再打一遍電話與參會的人確認(rèn)，確保每個人被及時通知到。
三段秘書的做法：重檢查--發(fā)通知，落實到人后，第二天在會前30分鐘提醒與參會者參會，確定有沒有變動，對臨時有急事不能參加會議的人，立即匯報給總經(jīng)理，保證總經(jīng)理在會前知悉缺席情況，也給總經(jīng)理確定缺席的人是否必須參加會議留下時間。
四段秘書的做法：勤準(zhǔn)備--發(fā)通知，落實到人，會前通知后，去測試可能用到的投影，電腦等工具是否工作正常。并在會議室門上貼上小條：此會議室明天幾點到幾點有會議。
五段秘書的做法：細準(zhǔn)備--發(fā)通知。落實到人，會前通知，也測試了設(shè)備，還先了解這個會議的性質(zhì)是什么?總裁的議題是什么?然后給與會者發(fā)過去與這個議題相關(guān)的資料，供他們參考(領(lǐng)導(dǎo)通常都是很健忘的，否則就不會經(jīng)常對過去一些決定了的事�；蛘哂洸磺宓氖聽幊�)。
六段秘書的做法：做記錄--發(fā)通知，落實到人，會前通知，測試了設(shè)備，也提供了相關(guān)會議資料，還在會議過程中詳細做好會議記錄(在得到允許的情況下，做個錄音備份)。
七段秘書：發(fā)記錄--會后整理好會議記錄(錄音)給總經(jīng)理。然后請示總經(jīng)理是否發(fā)給參加會議的人員，或者其他人員。
八段秘書的做法：定責(zé)任--將會議上確定的各項任務(wù)，一對一地落實到相關(guān)責(zé)任人，然后經(jīng)當(dāng)事人確認(rèn)后，形成書面?zhèn)渫�。交給總經(jīng)理與當(dāng)事人一人一份。并定期跟蹤各項任務(wù)的完成情況，并及時匯報總經(jīng)理
九段秘書的做法：做流程--把上述過程做成標(biāo)準(zhǔn)的"會議"流程，讓任何一個秘書都可以根據(jù)這個流程，把會議服務(wù)的結(jié)果做到九段，形成不依賴與任何人的會議服務(wù)體系!
從以上九個不同段位的秘書的工作方法我們可以看出。由于對結(jié)果的追求程度不同，秘書的工作內(nèi)容也發(fā)生了很大的變化。