計算機技術(shù)的發(fā)展對各個行業(yè)與領(lǐng)域都產(chǎn)生了重大的影響，尤其在制造與設(shè)計領(lǐng)域，讓許多不可能的事情變成了可能，從全自動的流水線到智能領(lǐng)域，從動畫設(shè)計到3D電影，無不體現(xiàn)著計算機技術(shù)的威力。然而在人力資源管理領(lǐng)域，信息技術(shù)的運用遠沒有到達它本可以達到的高度。這一方面與每個企業(yè)的管理方式有關(guān)，另一方面就是人力資源的信息系統(tǒng)從范圍到內(nèi)容被過多地限定在人力資源部門本身。事實上，從數(shù)據(jù)到信息再到知識，這個全過程的管理范疇只有通過信息系統(tǒng)才能完成，而人力資源管理信息系統(tǒng)在這三個層面都是可以大有作為的。
一、數(shù)據(jù)層面，人力資源信息系統(tǒng)可以提供一個共享的數(shù)據(jù)庫，從而可以很好地消除一個個獨立的數(shù)據(jù)源的問題。
在數(shù)據(jù)庫里，同一數(shù)據(jù)源可以保證數(shù)據(jù)的統(tǒng)一與一致，不至于一個大一點的公司連人頭都點不清楚。各個數(shù)據(jù)之間可以有效地銜接，數(shù)據(jù)的更改有據(jù)可查，數(shù)據(jù)的有效性與完整性可以得到有效的管理，將單個的數(shù)據(jù)放入數(shù)據(jù)庫可以避免個別人為管理的失誤，從而更好地管理其安全性。
二、信息層面，最大的好處是可以消除信息孤島。
數(shù)據(jù)進一步被開發(fā)利用就會變成信息，信息即是有序的數(shù)據(jù)疊加在一起，能夠反映某些趨勢或有意義的結(jié)果的內(nèi)容，信息可以提供給管理者作為管理決策的參考意見，數(shù)據(jù)分析的原因即在此。業(yè)務(wù)部門之所以重要，很多時候是因為他們善于利用數(shù)據(jù)為他們說話，數(shù)據(jù)本身就能說明很多問題。而當(dāng)人力資源管理者可以提供一些基于數(shù)據(jù)分析而得出的信息，業(yè)務(wù)部門會對此另眼相看的。
三、知識層面，信息系統(tǒng)本身可以作為知識管理的一部分而存在。
人力資源有很多的知識，一般來說掌握在熟練的員工手中。如果善于利用信息系統(tǒng)，可以起到將這些隱性知識保留并傳承下去的效果。對于經(jīng)常被員工問起的問題，可以通過系統(tǒng)來保存，讓員工通過自助服務(wù)的方式而得到解答。大家都知道人是最寶貴的資產(chǎn)，可是如何讓更多的知識留在公司，卻不是每家公司都有正確答案的。
排除四大誤區(qū)的干擾一般來說，很多公司都能意識到信息系統(tǒng)的好處，但是，在如何實施一個人力資源管理信息化的問題上，由于本身并不具備相關(guān)知識，因而常常過多地依賴信息系統(tǒng)供應(yīng)商的意見，甚至在實施的具體步驟上也經(jīng)常會有一些不當(dāng)之處。
一、希望“借助系統(tǒng)來提升管理水平”
事實上，系統(tǒng)只能做到幫助實現(xiàn)好的管理理念，而系統(tǒng)本身無法帶來良好的管理理念。系統(tǒng)本質(zhì)上是將流程做到無紙化，但流程本身如何卻是要依靠企業(yè)自身的理念和所有員工以及經(jīng)理人的工作習(xí)慣來決定的。但凡一個系統(tǒng)不成功，技術(shù)上的因素最多只能占到30%，另外有70%是由管理上的因素來決定的。本身管理流程不合理而寄希望于系統(tǒng)來改變是一種本末倒置的行為。
二、希望“一開始就上一個大而全的系統(tǒng)”
如同任何一個成功都是要從一個個跬步開始一樣，一開始就定位大而全將會把系統(tǒng)帶入一個極為復(fù)雜的環(huán)境，這樣失敗的概率更高。從另外一個方面來看，讓使用者徹底改變行為遠比逐漸改變行為要難得多，而且從一個相對容易的地方著手可以更好地幫助實施改變。讓使用者獲得信心是實施改變必要的前提。
三、認(rèn)為“所有的人都會支持先進的東西”
事實上，不習(xí)慣的可能首先就是最高管理層，他們是否愿意將本來手簽的方式改為網(wǎng)上審批?他們是否會愿意自己到系統(tǒng)中去看報表，而不是等別人打印出來放到他的桌子上?這里有一個必要的前提就是一定要將這個系統(tǒng)打造成“一號工程”，并且不能是口頭上的，必須是實質(zhì)性的，如何讓最高管理者擁抱這個工程?讓他切切實實地認(rèn)識和意識到它的價值是不二法門，哪怕從小的地方做起。筆者當(dāng)年在一家外企就是從電腦自動發(fā)送生日祝賀給員工而開始信息系統(tǒng)建設(shè)的。
四、以為“越貴的系統(tǒng)功能越強大”
甚至迷信國外的如PeopleSoft或SAP等大型的系統(tǒng)。不能否認(rèn)越貴的系統(tǒng)功能越強大，可是對于任何系統(tǒng)來說，其實沒有最好的，只有最適合自己的，為了一些不必要的功能而付費是眾多信息系統(tǒng)集成的一大誤區(qū)。