信息化時代的到來，使信息資源管理系統(tǒng)已成為眾多企業(yè)管理的重要手段。人力資源管理系統(tǒng)的特點(diǎn)是從人力資源管理的角度出發(fā)，用集中的數(shù)據(jù)庫將幾乎所有與人力資源相關(guān)的數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理起來，形成了集成的信息源，友好的用戶界面，強(qiáng)有力的報(bào)表生成工具、分析工具和信息的共享，使得人力資源管理人員得以擺脫繁重的日常工作，集中精力從戰(zhàn)略的角度來考慮企業(yè)人力資源規(guī)劃和政策。
一、人力資源管理系統(tǒng)的功能
(一)人力資源管理模塊
人力資源管理系統(tǒng)從科學(xué)的人力資源管理角度出發(fā)，從企業(yè)的人力資源規(guī)劃開始，記錄招聘、崗位描述、培訓(xùn)、技能、績效評估、個人信息、薪資和福利、各種假期、到離職等與員工個人相關(guān)的信息，并以易訪問和可檢取的方式儲存到集中的數(shù)據(jù)庫中，將企業(yè)內(nèi)員工的信息統(tǒng)一地管理起來。該模塊可管理較全面的人力資源和薪資數(shù)據(jù)，具有靈活的報(bào)表生成功能和分析功能，使得人力資源管理人員可以從繁瑣的日常工作中解脫出來。
(二)整合的、集中的信息源
人力資源管理系統(tǒng)，可以用集中的數(shù)據(jù)庫將與人力資源管理相關(guān)的信息全面、有機(jī)地聯(lián)系起來，有效地減少了信息更新和查找中的重復(fù)勞動，保證了信息的相容性，從而大大地提高了工作效率，還能使原來不可能提供的分析報(bào)告成了可能。
(三)易訪問、易查詢的信息庫
在沒有采用和實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)之前，當(dāng)企業(yè)管理人員要統(tǒng)計(jì)數(shù)字時，往往依賴于某個人或某些人來獲取。這種依賴于人的過程往往會因?yàn)榛ㄙM(fèi)的時間較長或某個人不在辦公室而不能及時完成。在采用和實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)之后，就會將依賴于人的過程改為依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的過程。企業(yè)管理人員只要獲取了相應(yīng)的權(quán)限，就可以隨時進(jìn)入系統(tǒng)，直接查閱相關(guān)信息。
二、人力資源管理系統(tǒng)的實(shí)施
企業(yè)在實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)之前，首先要對自身作一個客觀而充分的評估，然后確定將要實(shí)施的人力資源管理系統(tǒng)的范圍與邊界，從自身實(shí)際情況出發(fā)，盡可能做到量體裁衣。項(xiàng)目的實(shí)施過程將分為三個階段：
(一)實(shí)施前與供應(yīng)商配合進(jìn)行需求分析與流程設(shè)計(jì)階段
這個階段往往會占據(jù)整個項(xiàng)目實(shí)施周期一半以上的時間，對HR管理者來講，是一個難得的整理與完善HR管理運(yùn)作體系的過程，有利于將以往離散的工作規(guī)范化、系統(tǒng)化。對供應(yīng)商來講，事先將客戶的需求理順，對整個項(xiàng)目的順利實(shí)施也起著決定性作用。因此，用戶與供應(yīng)商都應(yīng)認(rèn)真對待這一階段的工作，而不應(yīng)急于馬上就要看到系統(tǒng)運(yùn)行的效果。
(二)系統(tǒng)實(shí)施與客戶化改造階段
需求分析與設(shè)計(jì)階段完成后，供應(yīng)商將會根據(jù)用戶的特殊需求對系統(tǒng)進(jìn)行定制化改造，這期間，用戶應(yīng)與供應(yīng)商之間保持頻繁的溝通，避免用戶需求在定制化過程中走樣。供應(yīng)商在完成所有功能的開發(fā)后，提交給用戶的，還只是一個系統(tǒng)框架，并不能馬上運(yùn)行，用戶還需要在供應(yīng)商的幫助下進(jìn)行系統(tǒng)初始化與數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作，使企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)與員工基礎(chǔ)數(shù)據(jù)在盡可能短的時間內(nèi)遷移到系統(tǒng)中來。
(三)系統(tǒng)應(yīng)用培訓(xùn)階段
實(shí)施過程中，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自己業(yè)務(wù)的具體特點(diǎn)，向軟件供應(yīng)商提出改進(jìn)及增設(shè)相應(yīng)模塊的要求，軟件供應(yīng)商應(yīng)積極進(jìn)行跟進(jìn)作二次開發(fā)的工作，確保能滿足企業(yè)不斷變化的管理要求。
三、人力資源管理系統(tǒng)在企業(yè)中的具體應(yīng)用
山西移動通信公司于1999年8月成立，在2002年度通過改制順利上市，現(xiàn)為外商獨(dú)資企業(yè)，有員工2000多人，公司使用移動集團(tuán)公司統(tǒng)一發(fā)放的人力資源管理系統(tǒng)，但由于是單機(jī)版，只是一個數(shù)據(jù)庫，只能記錄及保存數(shù)據(jù)，不能定義業(yè)務(wù)流程及進(jìn)行數(shù)據(jù)處理等工作，因此公司將建立新的人力資源管理系統(tǒng)。
(一)需求分析
在需求分析階段重點(diǎn)關(guān)注核心業(yè)務(wù)流程。所謂核心業(yè)務(wù)流程，在人力資源管理系統(tǒng)中指對企業(yè)戰(zhàn)略實(shí)施影響較大的專業(yè)流程，這些流程產(chǎn)生的業(yè)務(wù)管理數(shù)據(jù)使用頻率較高，是企業(yè)人力資源決策的重要依據(jù)。核心業(yè)務(wù)流程包括：組織機(jī)構(gòu)和職位變動流程、薪酬發(fā)放流程、績效考核流程、招聘流程和培訓(xùn)業(yè)務(wù)流程。對每個核心業(yè)務(wù)流程從基本流程、備選流程、特殊處理、前置條件、后置條件和關(guān)鍵業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)六個方面進(jìn)行定性及定量的分析，在清晰描述現(xiàn)有全部關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程后，對其進(jìn)行全面系統(tǒng)的分析，準(zhǔn)確定義各流程結(jié)合點(diǎn)，從公司戰(zhàn)略出發(fā)對流程進(jìn)行優(yōu)化。
(二)系統(tǒng)建設(shè)、定義數(shù)據(jù)字典
建立概念清晰明確，具有合理結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)字典是系統(tǒng)設(shè)計(jì)的出發(fā)點(diǎn);對規(guī)劃系統(tǒng)建設(shè)周期和各階段中心任務(wù)，制作詳細(xì)、完整的項(xiàng)目規(guī)劃書;確定系統(tǒng)平臺和運(yùn)行環(huán)境;成立項(xiàng)目團(tuán)隊(duì);確定實(shí)施項(xiàng)目。
(三)人力資源管理系統(tǒng)實(shí)例
1、系統(tǒng)架構(gòu)，B/S架構(gòu)。WEB服務(wù)器：Windows2000Server+IIS5.0+ASP.net;開發(fā)工具：VisualStudio.NET;后臺數(shù)據(jù)庫：SQLSERVER2000;客戶端：IE5.5，Office2000(XP);客戶接入方式：通過企業(yè)網(wǎng)訪問Web服務(wù)器。2、主要功能模塊。A、登錄與注冊;B、角色與授權(quán)，具有不同權(quán)限的角色可訪問的資源不同，事務(wù)處理能力也不同;C、員工信息維護(hù)模塊。主要用于：完成員工基本信息及相關(guān)子信息集的錄入、修改、檢索，完成重要信息變更記錄查詢;D、職位及組織機(jī)構(gòu)管理模塊。主要功能是對組織機(jī)構(gòu)的管理、保存、更新崗位協(xié)議相關(guān)信息等;E、薪酬福利模塊。主要用于：保存全部員工工資、福利信息記錄并提供員工在線查詢;F、績效管理模塊。功能描述：完成員工績效計(jì)劃書的建立、查閱、變更操作，完成關(guān)鍵績效指標(biāo)的在線收集和匯總，完成年度績效計(jì)劃的在線評估操作;G、培訓(xùn)管理模塊。完成培訓(xùn)計(jì)劃的發(fā)布，審批員工在線培訓(xùn)申請，記錄員工培訓(xùn)檔案，編制培訓(xùn)預(yù)算計(jì)算培訓(xùn)費(fèi)用;H、統(tǒng)計(jì)報(bào)表�？臁Ｍ瓿扇肆Y源信息月報(bào)、年報(bào)的編制上報(bào)和匯總，適時分布人力資源統(tǒng)計(jì)信息和績效管理信息;I、員工自助和經(jīng)理自助模塊。員工自助：完成員工個人信息的查閱和修改，在線培訓(xùn)申請，內(nèi)部招聘申請，休假申請。經(jīng)理自助：查閱所屬員工個人歷史績效信息、技能信息、工作經(jīng)歷、學(xué)歷信息、培訓(xùn)信息等，進(jìn)行所屬員工績效評定，進(jìn)行薪酬審批，審批員工其他申請;處理內(nèi)部招聘事宜。